Oficio 220-129261
10 de Noviembre de 2011
Superintendencia de Sociedades
Tratándose de Empresas Industriales y Comerciales, la elaboración de las actas de la junta directiva en reuniones no presenciales, deben ajustarse a lo previsto en la ley.
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pregunta si en la elaboración de las actas resultado de las sesiones no presenciales de la junta directiva de INDUMIL “se aplica la ley (Ley 222 de 1995) o si se aplica lo establecido en los estatutos”, documento que allega para los fines de la consulta.
Luego de la formulación de la consulta, trascribe los artículos 19, 20 y 21 de
Luego, también transcribe el artículo 10 de los estatutos sobre quórum deliberativo y decisorio en las reuniones de la junta directiva; el artículo 11 determina que las decisiones se denominarán “acuerdos” que llevarán la firma de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión, igual formalidad respecto de las actas que se elaboren de la reunión (Parágrafo 1º), finaliza expresando que los acuerdos y las actas deben enumerarse sucesivamente, indicando día, mes y año de su aprobación y por último, dispone que los acuerdos y actas estarán bajo la custodia del secretario de la junta (Parágrafo 2º).
En primer lugar, previo a referirnos al tema expuesto, se precisa manifestarle al consultante que los sujetos de las atribuciones de inspección, vigilancia y control (Arts. 83, 84 y 85 de
Efectuada la anterior precisión, para los fines indicados se precisa de lo siguiente normativa contemplada en
– El artículo 68 Ibídem, referido, entre otras, a las empresas industriales y comerciales del Estado, señala ”Las entidades descentralizadas se sujetan a las reglas señaladas en
– Por su parte, el artículo 85 ss. define las empresas industriales y comerciales del Estado como “organismos creados por la ley o autorizados por esta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del derecho privado, salvo las excepciones que consagra la ley, y que reúnan las siguientes características:
a) Personería jurídica;
b) Autonomía Administrativa y financiera;
c) Capital independiente constituido con bienes o fondos públicos comunes, los productos de ellos, o el rendimiento de tasas que perciban por las funciones o servicios, y contribución de destinación especial en los casos autorizados por la constitución.
El capital de las empresas industriales y comerciales del Estado podrá estar representado en cuotas o acciones de igual valor nominal.
(….)
PARAGRAFO. Las disposiciones legales que protegen el secreto industrial y la información comercial se aplicarán a aquellos secretos e informaciones de esa naturaleza que desarrollen y posean las empresas industriales y comerciales del Estado”.
– Por su parte el artículo 86 Ib. expresa “La autonomía administrativa y financiera de las empresas industriales y comerciales del Estado se ejercerá conforme a los actos que las rigen; en el cumplimiento de sus actividades, se ceñirán a la ley o norma que las creó o autorizó y a sus estatutos internos; no podrán destinar cualquier parte de sus bienes o recursos para fines diferentes de los contemplados en la ley o en sus estatutos internos; además de las actividades o actos allí previstos, podrán desarrollar y ejecutar todos aquellos que sean necesarios para el cumplimiento del objeto asignado.
– En cuanto a las funciones de la junta directiva, el artículo 90 de la misma expresa que a ella corresponde, entre otras, “(….)
b)….. adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca;
(….)
d) Controlar el funcionamiento general de la organización y verificar su conformidad con la política adoptada;
e) Las demás que les señalen la ley y los estatutos internos”.
Y, el artículo 93 sobre el régimen de los actos y contratos dispone: “Los actos que expidan las empresas industriales y comerciales para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se regirán por las disposiciones del Derecho Privado. Los contratos que celebren para el cumplimiento de su objeto se sujetarán a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de entidades públicas” .
Conforme a la preceptiva citada, puede observarse que pese a la naturaleza pública de las Empresas Industriales del Estado, se advierte claramente que en la normatividad que las regula, el legislador remite de manera reiterada a las normas y reglas del derecho privado que las mismas deben observar en el ejercicio y el desarrollo de la actividad o empresa para la cual fue constituida; a las mismas reglas remite el legislador tratándose de los actos que la empresa requiera en desarrollo de su gestión económica, pero además en su funcionamiento, sumado al sometimiento a los mandatos constitucionales y legales, de manera expresa dispone que en el ejercicio de su actividad y en el funcionamiento de la misma deben sujetarse a lo previsto en los estatutos sociales.
Es precisamente la remisión a las normas del derecho privado la vía para dar aplicación a las disposiciones contempladas en el ordenamiento mercantil, una de ellas, los mecanismos creados en
Es así que, no obstante que en opinión de esta Entidad son procedentes las reuniones no presenciales de la junta directiva, son los mismos estatutos de
Así lo observa este Despacho del cotejo de la norma estatutaria y la legal, de un parte se prevé que la junta directiva puede sesionar en forma no presencial, como lo dispone la norma; en segundo lugar, la viabilidad de la misma siempre que pueda probarse, tal como lo dispone la ley; y una tercera condición que también está prevista en el ordenamiento mercantil, hace relación a que el medio utilizado debe permitir a todos los miembros deliberar y decidir de manera simultanea o sucesiva.
Entonces, así como el legislador remite a las normas y reglas del derecho privado para los actos y el ejercicio de las actividades comerciales o industriales que desarrollen las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, por tanto a los mecanismos previstos en los artículos 19 y 20 citados, la elaboración de las actas resultado de las mismas obviamente debe estarse a lo dispuesto para el efecto en el artículo 21 de
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En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo
