Me refiero a su escrito radicado con el número 2015- 01- 176933, mediante el cual consulta sobre algunos aspectos relacionados con el comité de acreedores en un proceso de reorganización de que trata la Ley 1116 de 2006, en los siguientes términos:
1. ¿Quién convoca a las reuniones del comité de acreedores si el acuerdo de reorganización no establece nada al respecto?.
2. ¿Es obligatoria la participación en todas las reuniones o en cada reunión del comité de todos los miembros del comité de acreedores?.
3. ¿Si a la primera reunión no van todos los miembros del comité o van algunos pero no hay quórum, que se debe hacer?, ¿Se debe dejar un acta con la constancia de asistencia?.
4. Si los acreedores fiscales y laborales pertenecen al comité de acreedores y sus obligaciones son pagadas, ¿Deben seguir participando estos acreedores como miembros del comité de acreedores a pesar de que sus obligaciones ya queden canceladas?.
5. Si los acreedores internos son extranjeros y residen en el extranjero, ¿Pueden otorgar poder para que los representen en las reuniones? ¿El poder requiere de algunas formalidades, notarizar, autenticar, apostillar?.
Al respecto, me permito advertir que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y 11 numeral 2 del Decreto 1023 de 2012, esta superintendencia absuelve las consultas sobre los temas de derecho estrictamente societario de su competencia y, en esa medida emite un concepto de carácter general que no se dirige a resolver asuntos de índole contractual, procedimental o de intervención estatal, ni su función dicho sea de paso, es asesorar frente a situaciones particulares como resulta ser el caso planteado.
No obstante lo anterior, a título meramente informativo es pertinente efectuar las siguientes precisiones de orden legal:
a) El inciso tercero del artículo 34 de la Ley 1116 de 2006, preceptúa que "El acuerdo deberá incluir, entre otras, cláusulas las que regulen la conformación y funciones de un comité de acreedores con participación de acreedores internos y externos, que no tendrán funciones de administración ni coadministración de la empresa.
Así mismo deberá pactarse la celebración de, por lo menos, una reunión anual de acreedores, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento del mismo, dando aviso oportuno de su convocatoria al Juez del concurso".
Así, del simple tenor literal de la norma se desprende que en el acuerdo de reorganización que celebre la sociedad deudora con sus acreedores, se deberá incluir, entre otras cláusulas, la relacionada con la conformación y atribuciones del comité de acreedores, con la participación de los acreedores allí determinados, cuyas funciones no serán de administración.
Igualmente por expresa disposición de la norma el acuerdo deberá pactar la celebración de, por lo menos, una reunión anual de acreedores, para los efectos previstos en la misma norma, de cuya convocatoria se debe dar aviso al juez del concurso.
b) Ahora bien, si nada se dice en el acuerdo sobre la persona facultada para convocar a las reuniones del referido, éste se deberá modificar para precisar con exactitud tal circunstancia. Sin embargo, ante el silencio del acuerdo, es dable considerar a juicio de este Despacho, que le corresponde convocar al representante legal de la compañía o a la persona que actúe como promotor, hasta tanto se introduzca la respectiva reforma.
c) En torno a conformación del comité de acreedores, se tiene que en el mismo deben estar representados los acreedores internos y externos de la empresa, siempre y cuando su crédito se encuentre insoluto, pues si ya la totalidad de las obligaciones de una determinada categoría de acreedores fue cancelado, ésta obviamente no seguirá formando parte del comité, por sustracción de materia.
Así las cosas, cuando las obligaciones a determinada categoría de acreedores ya fueron cancelada en su totalidad, no es viable remplazarla por inexistencia de la misma.
d) En las reuniones del comité de acreedores, es necesaria la participación de todos sus miembros, pues como antes se dijo, su conformación responde a la representación de todos los acreedores internos y externos, siempre que se reitera, exista la respectiva categoría, el cual deliberará y decidirá con el quórum previsto en el correspondiente reglamento.
No obstante, es de anotar que si se convoca al mencionado órgano de vigilancia y este no puede deliberar por falta de quórum, de lo cual se deberá dejar constancia en el acta respectiva, se deberá en tal circunstancia, seguir el procedimiento que al efecto estipule el reglamento que regula su funcionamiento.
e) Finalmente, se precisa que si alguno de los acreedores internos o externos reside en el exterior, podrá otorgar poder para ser representado en la o las correspondientes reuniones del comité de acreedores, en cuyo el documento deberá otorgarse con las formalidades legales exigidas para el efecto.
Sin embargo, es necesario tener en cuenta que para que un documento emitido por un país extranjero que hace parte de la Convención de la Haya tenga validez en el territorio colombiano, debe estar apostillado por la entidad competente en el país en el que fue expedido. Una vez se haya realizado el trámite de apostilla ante la autoridad competente del respectivo país, se podrá presentar el documento ante la entidad o comité que lo requiera en Colombia.
Si el documento a Apostillar o Legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano, deberá ser traducido por un traductor oficial, cuyo listado de traductores oficiales se encuentra en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para lo cual se deberá consultar el directorio de traductores oficiales y una vez traducido el documento deberá Apostillarse o Legalizarse la firma del traductor oficial.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con alcances como fue advertido que establece el artículos 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
