Oficio 220-066142
23 de Mayo de 2011
Superintendencia de Sociedades
Sociedades anónimas- poderes-Actas- pago de las acciones y solicitudes de copias a los accionistas.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2011-01-123190, mediante la cual solicita que se resuelven algunas inquietudes relacionadas con una sociedad anónima empresa de servicios públicos, los que concreta de la siguiente
A. Los poderes de representación firmados en original, requieren ser; autenticados, o poseer huella digital
B. Los poderes de representación enviados vía correo electrónico bajo qué condiciones son válidos?
C. Un mensaje de correo electrónico como debe ser presentado ante la asamblea general ordinaria y/o extraordinaria para tener validez.
D. Un poder enviado vía fax tiene validez.
En relación al artículo 429 del código del comercio, en el cual se hace convocatoria de segunda convocatoria o por derecho propio, pregunta:
E. Las decisiones se realizaran con un numero plural de socios, sin tener en cuenta el número de las acciones, es decir la toma de decisiones se realizará con base en: la mayorías de plural de los socios presentes en la reunión de asamblea de segunda instancia o por derecho propio, sin tener en cuenta el número de acciones que sí representan, es decir voto nominal de cada socio?
Si el representante legal de la sociedad, ha requerido a un socio para que presente soporte de su capital suscrito y pagado, por denuncia y requerimiento de otro socio; y con base al artículo 397 del código del comercio, se pregunta
F Puede el socio que no ha podido demostrar pago de su capital suscrito, gozar de sus derechos sociales.
G. Quien está facultado para comunicar las decisiones de continuidad o no del socio en mora
H. Puede el socio en mora asistir a reuniones de junta directiva y de asambleas de socios.
I En que sanciones se implican los administradores que permitan la toma de decisiones con la presencia, voz y voto del socio en mora.
> Si un socio de forma especifica y por escrito solicita copia del acta de asamblea general ordinaria y/o extraordinaria, y/o de junta directiva, con su respectiva grabación magnetofónica; se Pregunta:
1 Puede el administrador de la sociedad (representante legal), negarse a entrega copia del acta respectiva con su respectiva grabación magnetofónica y/o similar.
Sobre el particular, me permito manifestarle que el alcance de las inquietudes por usted propuestas, ha sido fijado mediante conceptos que reposan en los libros de doctrinas de esta Superintendencia y publicados en la página web, en la siguiente dirección: , la que le sugiero consultar para mayor información.
No obstante lo anterior, daremos respuesta a sus preguntas en términos generales de la siguiente manera:
El primer interrogante, relacionado con los poderes, fue resuelto por el artículo 184 modificado por la ley 222 de 1995, del que se infiere claramente que para que el poder sea válido basta que se otorgue por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos señalados en los estatutos.
En consecuencia, si los estatutos no señalan requerimientos adicionales, bastaría que el escrito reúna las exigencias previstas en el referido artículo, sin que se requiera huella ni autenticación.
Por su parte,
En cuanto al segundo interrogante, relacionado con la reunión de segunda convocatoria, basta remitirse al texto literal de la norma en la cual se exige de una parte que exista un número plural de socios y que entre ellos se reúna la mayoría exigida del total de participaciones, esto es, que los dos socios o accionistas cuenten con una mayoría porcentual frente a los presentes en la reunión. En consecuencia, la mayoría no dice relación al número de accionistas que estén presentes sino al porcentaje sobre el capital que representen.
En punto al tercer interrogante que se concreta en la imposibilidad para el socio de demostrar el pago de su aporte, debe precisarse que a la luz del artículo 48 del Código de Comercio, toda sociedad comercial debe llevar contabilidad regular de sus negocios sociales, de suerte que cualquier hecho económico como el que se concreta en el pago del capital, necesariamente debe haber sido objeto de un registro contable. Así las cosas, la sociedad debe tener absolutamente claro el pago del capital y la acreditación del mismo, si los socios están en desacuerdo con el registro contable, se discutirá en términos probatorios a quien le asiste la razón frente al pago del capital.
Partiendo del supuesto anterior, del hecho de no estar contabilizado el pago, haría suponer válidamente que este no existió y en tal virtud la sociedad a través de la junta directiva podrá utilizar cualquiera de los arbitrios de pago establecidos en el artículo 397 del Código de Comercio, norma que también establece que cuando el accionista esté en mora de pagar las cuotas de las acciones que haya suscrito, no podrá ejercer los derechos inherentes a ellos.
Las reglas de la validez de las decisiones, son las previstas en los artículos 186 y 190 del Código de Comercio y en esta medida, los administradores tienen el deber de advertir en las reuniones del máximo órgano social acerca de aquellos socios que por encontrarse en mora no pueden ejercer los derechos inherentes a ellas.
El administrador responsable debe constituir en mora al socio o accionista informándole la forma en que podrá votar en sucesivas reuniones hasta tanto realice el pago.
Las sanciones son las establecidas en la ley, particularmente el artículo 200 del Código de Comercio y las sanciones administrativas por incumplimiento de sus deberes.
El quinto interrogante en el que se pregunta por la posibilidad que tiene un socio de solicitar copia del acta de asamblea general ordinaria y/o extraordinaria de asamblea o de junta directiva, este Despacho encuentra que al ser las actas prueba suficiente de los hechos que en ellas constan, no puede la sociedad oponerse a la solicitud de entregar una copia tomada del libro de actas, al socio o accionista que la solicite, pues constituye el instrumento para demostrar derechos políticos o patrimoniales en escenarios administrativos o judiciales, siempre que se trate de estas circunstancias, pues de no existir esta justificación, la sociedad no tiene la obligación de entregar fotocopia a los accionistas.
Las grabaciones magnetofónicas, forman parte de los archivos de la sociedad y por tanto, pueden ser consultadas por los accionistas en ejercicio del derecho de inspección en los términos establecidos por el artículo 447 del Código de Comercio, sin perjuicio desde luego de que judicialmente se le solicite a la sociedad su reproducción para cotejar el documento contra el texto del acta.
En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo
