Oficio 220-050776
17 de Agosto de 2010
Superintendencia de Sociedades
Ref.: Radicación 2010- 01- 151014
Se transcriben oficios (Actas- Elaboración, plazo, responsables y sanciones).
Aviso recibo del escrito en referencia, radicado el 7 de julio de 2010, mediante el cual, previa información de que la compañía llevó a cabo su sesión ordinaria, consulta temas relacionados con la elaboración del acta:
“1. Cuál es el plazo establecido por la ley para la suscripción del acta de reunión de Asamblea Ordinaria de una sociedad.
2. Quienes son los responsables de la elaboración y suscripción de la misma. 3. Que sanciones son procedentes por este incumplimiento.
4. Cuál es el órgano competente para imponer la sanción”.
Previo hacer referencia al tema en consulta, en esta oportunidad se reiteran los distintos pronunciamientos remitidos a la sociedad que usted representa, relacionada con la competencia que frente a las entidades prestadoras de servicios públicos ejerce
Efectuada la anterior precisión, a continuación se transcriben algunos pronunciamientos relacionados con el tema de las “actas”, que resuelven los interrogantes planteados, a saber:
- Oficio 220- 51298 7 de octubre 7 de 2002.
“(….)
1. Se conculca las normas imperativas cuando en el acta de asamblea general de accionistas o junta de socios “no quedan consignados los votos emitidos a favor, en contra o en blanco” y en respuesta a los artículos 189 num. 1º y 431 num. 2º del Código de Comercio?
La elaboración de actas debe responder a los requisitos establecidos en los artículos mencionados y obviamente el administrador debe observar lo allí prescrito, sin embargo, la misma ley ha señalado el mecanismo para subsanar la omisión de tales requisitos, y es el previsto en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, según el cual “Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones (…)”.
Así las cosas, siempre que los socios o los administradores se percaten de tal situación podrán acudir a este procedimiento para solucionar la inobservancia de las normas, que eventualmente, podría hacer incurrir a los administradores en responsabilidad, cuando quiera que con ellas se cause un perjuicio a la sociedad o
a los socios (artículo
(….)
4. Qué tiempo en días o en meses, tiene la administración de la sociedad para elaborar el acta (respectiva) de asamblea general de accionistas o junta de socios
y si para el caso, es aplicable lo normado en el artículo 21 de
No existe un término perentorio establecido en la ley para elaborar actas diferentes a las previstas en el artículo 19 de
5. Cuando la asamblea general de accionistas o junta de socios delega la aprobación del acta a tres (3) personas asociadas; es obligatorio que cada una de ellas “exprese su consentimiento a favor sobre la veracidad del acta” o por el contrario, “con el consentimiento de dos (2) personas, es suficiente para dar por aprobada el acta”; o es necesario e indispensable, que “todos den su aprobación”
Esta Entidad ya expresó su criterio en Oficio 220- 80762 de agosto 30 de 1999, que puede consultar en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 2000, en la página 57, en el que señaló, la necesidad de la aprobación por todos los comisionados para efectos de darle validez probatoria a las decisiones adoptadas:
(…)
1. La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones allí consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.”
6. Puede la asamblea general de accionistas o junta de socios, señalar (mediante norma estatutaria) el tiempo que tiene la administración para elaborar el acta de la reunión, el tiempo que debe tener la comisión para expedir la aprobación del acta y el tiempo que tiene la administración para inscribir la decisión (correspondiente) ante la autoridad (respectiva) y además, qué normas imperativas existe para hacer cumplir éstos casos?
Los estatutos pueden contemplar el término para la elaboración de actas, el término de inscripción y demás pactos compatibles con el índole del tipo social (numeral 14 del artículo
7. Qué irregularidades ante la ley cometen los administradores y aún los revisores fiscales; cuando no exigen o no dejan que se elabore el acta o junta de socios; o cuando impiden que la comisión asignada cumpla la obligación de aprobarla; o cuando se abstiene de realizar el registro de carácter obligatorio y además, quién (es) tiene (n) la facultad para proceder a sancionar (los)?
El régimen de responsabilidad de los administradores está previsto en el artículo 200 de
del Código de Comercio, en concordancia con
Las sanciones por el incumplimiento de las funciones puede adoptarla el máximo órgano social ordenando su remoción e incluso adelantando la acción social de responsabilidad a los administradores, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad civil contractual que puede adelantar ante la justicia ordinaria para que se remedien pecuniariamente los daños infligidos a la sociedad o a los socios.
8. Esa Entidad (de Inspección, Vigilancia y de Control), puede intervenir para que los administradores y aún los revisores fiscales, procedan a elaborar el acta; o para que los miembros de comisión nombrada expida su aprobación; o para que éstos efectúen los registros (pertinentes) ante la autoridad (respectiva). Asimismo, si es obligatorio acreditar ante esa Superintendencia ciertos requisitos, de ser así
;
cuáles y qué personas de las sociedad están facultadas para interponerlos?.
Respecto del cumplimiento de las funciones por parte de los administradores o los revisores fiscales, es factible que esta Entidad adelante una investigación administrativa conducente a verificar el incumplimiento, y derivado de su constatación, puede imponer dar las órdenes e imponer las sanciones que sean del caso.
Para el inicio de este procedimiento, habrá de estarse a lo previsto en el artículo 87 de
En cuanto a la comisión nombrada para aprobar el acta, es pertinente remitirla al oficio sobre el particular, citado en esta comunicación en el que se indica que no es obligación para la comisión impartir la aprobación al acta, pues en caso de desacuerdo, habrá de ser llevada el acta al órgano competente para su aprobación”.
- Oficio 220- 31711, 12 de julio de 2004
Con relación a las consecuencias jurídicas y la responsabilidad que acarrea el no llevar actas de las reuniones del máximo órgano social y las sanciones por no cumplir con dicha obligación legal, esta Entidad ha expresado:
“(.…)
Sobre el particular me permito manifestarle, de manera preliminar, que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 19, numeral 2º del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; y concordante con ello, el artículo 28, numeral 7º señala que deben inscribirse, entre otros libros, los de actas de juntas de socios, así como los de juntas directivas.
Igualmente, de acuerdo con lo establecido por el artículo 189 del citado código, las decisiones de la junta de socios deberán hacerse constar en actas aprobadas por ella, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y por el secretario de la misma, en las cuales, además, se indicarán los aspectos exigidos por la norma en comento
.
Así las cosas, en el evento que los socios, constituidos en junta de socios, hubieren delegado la representación y la administración de la sociedad en un gerente, tal como lo permite el artículo 358 del Estatuto Mercantil, compete a él, en su calidad de tal, el cumplimiento de las obligaciones anotadas, y por ende sobre él recaerá la responsabilidad por la omisión anotada. En cambio, si dicha representación no hubiere sido delegada, serán los socios los responsables del incumplimiento de las obligaciones propias de todo comerciante, pues en tal caso, de acuerdo con lo establecido por el mencionado artículo, en principio, la representación de la sociedad y la administración de los negocios sociales corresponde a todos y cada uno de los socios, a menos que ellos la hubieren delegado en un gerente.
En cuanto a las consecuencias jurídicas que conlleva para la sociedad el desconocimiento de las susodichas obligaciones, ellas son, principalmente, las descritas en el artículo 67 del Código de Comercio, esto es, en cuanto al valor probatorio de los libros y papeles del comerciante, pues si él no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión; y, en el mejor de los casos, la compañía carecerá del documento idóneo con base en el cual pueda inscribir en
Ahora bien, si, contrario a la pérdida o destrucción de las actas, lo que sucede es que estas nunca se han elaborado, pues el procedimiento para extenderlas es el que se emplea para el efecto desde el momento de ocurrencia de la reunión, esto es, el secretario que lo fue de la misma procederá a redactar el acta y a suscribirla conjuntamente con quien se desempeñó como presidente, dejando constancia de su aprobación por parte de la comisión nombrada para ello o por los socios que participaron en la reunión.
Ello es factible en efecto, sí en su momento los socios participantes de la reunión aprobaron el contenido de dicho documento y, si por el contrario, hubieren deferido su aprobación a una comisión, se dejará constancia de ello, y en el evento de no haberse aprobado aún, pues se someterá a su consideración. En todo caso, para la elaboración de las actas deberán seguirse las instrucciones contenidas en
En materia de sanciones,
En los anteriores términos quedan resultas las inquietudes planteadas, no sin antes manifestarle que para mayor información sobre temas propios del ordenamiento mercantil, se sugiere consultar la página de Internet de
