Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pregunta “qué medio sería válido para probar que se efectuó una reunión de tipo no presencial, es suficiente que el acta lo consagre, por ejemplo si se hizo telefónica o por skype, que el acta sea el medio de prueba para certificar que la reunión se efectuó?, en caso de no ser suficiente el acta contentiva de la reunión, que medio podría ser usado?”.
Sobre el particular, en primer lugar, es preciso aclararle a la consultante que esta Entidad en desarrollo de la facultad para absolver consultas profiere una opinión de manera general y en abstracto sobre los temas que le sean preguntados, aportando a la persona interesada elementos de juicio necesarios para que pueda adoptar las medidas, decisiones y/o acciones que considere más convenientes para la resolución de la situación particular y concreta.
Establecida la competencia de la Entidad y en consideración a que el tema se encuentra resuelto, me permito transcribir apartes del Oficio 220- 67777 de 28 de agosto de 2012 (Rad. 2012- 01- 228403) que frente a la pregunta “Es posible realizar una reunión virtual de Junta Directiva? Es decir, es posible realizar dicha reunión vía telefónica? En caso dado, cuáles son los requisitos o evidencias que deben soportar dicha reunión?”, la Entidad respondió lo siguiente:
“(….)
En el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, actualmente modificado por el artículo 148 del Dec- Ley 019 de 2012 en el sentido de que derogó la obligación que en la normatividad anterior se preveía respecto a la presencia de un delegado de esta Entidad en la reunión siempre que se tratara de sociedades vigiladas por la misma, se lee “Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado".
Por su parte, el Parágrafo del artículo 22 ss. dispone la ineficacia de las decisiones adoptadas “…. cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva…..” (Los destacados son nuestros).
De la preceptiva mencionada se observa que el legislador no determina el medio técnico idóneo para probar la reunión no presencial, se limita a destacar la viabilidad de éste tipo de reunión en la medida en que la sociedad pueda probar la participación de todos los miembros que conforman la junta directiva, o de todos los socios o accionistas tratándose de reuniones del máximo órgano social, esto quiere decir, en otros términos, la reunión llamada “no presencial” es viable siempre que el medio técnico o tecnológico utilizado permita probar que los miembros que conforman la junta directiva participaron en las deliberaciones o decisiones objeto de la reunión, formalidad sin la cual son ineficaces las decisiones adoptadas.
Con relación al medio tecnológico que puede utilizarse, ya esta Entidad ha expresado, a través del Oficio 220- 085459 de 18 de septiembre de 2010, lo siguiente:
“(….)
Sobre particular me permito manifestarle que las llamadas ‘reuniones no presenciales’, son aquéllas en virtud de las cuales, las mayorías pertinentes podrán deliberar o decidir por comunicación simultánea o sucesiva, utilizando para tal efecto los avances tecnológicos en materia de telecomunicaciones tales como fax, teléfono, teleconferencia, video conferencia, internet, conferencia virtual o vía "chat" y todos aquellos medios que se encuentren al alcance de los asociados.
(….)”. (Negrillas nuestras).
En resumen de lo expuesto, cualquier medio técnico o tecnológico es viable siempre que permita probar la participación en las deliberaciones y decisiones de todos los asociados, si se trata de reuniones del máximo órgano social, o de todos los miembros que conforman la junta directiva.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
