Oficio 220-012263
07 de Febrero de 2011
Superintendencia de Sociedades
Reuniones extraordinarias y de segunda convocatoria / Desconvocatoria
Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual relaciona una serie de hechos que tienen que ver con tres avisos para llevar a cabo una reunión de segunda convocatoria por cuanto la reunión extraordinaria citada inicialmente no se pudo llevar a cabo por falta de quórum. No obstante el consultante advierte que se cumplió con la regla legal, no antes de 10 ni después de
“1. ¿Tiene validez la citación para asamblea de segunda convocatoria si quienes la citaron para la primera fue el gerente y el suplente del gerente y la citación para la reunión de segunda convocatoria la hace el suplente del gerente y el revisor fiscal? Lo anterior bajo el supuesto que la convocatoria se realizo de conformidad con los estatutos sociales y que los mismos facultan tanto a la gerencia de la sociedad como al revisor fiscal para hacer convocatorias?
2. Faltado un par de días a que se desarrolle la asamblea extraordinaria de segunda convocatoria se tiene noticia que el sitio en el cual se desarrollaría la reunión no puede ser utilizado. ¿Qué procedimiento debe seguir el gerente o el revisor fiscal para cancelar la citación a la asamblea y hacer una nueva convocatoria a reunión de segunda convocatoria? ¿Puede el revisor fiscal y/o el Gerente cancelar la convocatoria para la reunión de segunda convocatoria utilizando el mismo medio que realizaron para convocar a la reunión de segunda convocatoria? Es decir dejar sin efectos la convocatoria a la reunión de segunda convocatoria.
3. Si con posterioridad se logra conseguir el sitio para desarrollar la reunión de segunda convocatoria puede esta ser nuevamente citada cumpliendo los requisitos estatutarios y legales en cuanto a antelación y que la misma se desarrolle no antes de los 10 días ni después de los treinta de la reunión extraordinaria inicialmente citada?
4. ¿Existe alguna prohibición legal para que quien convocó a una reunión de segunda convocatoria cancele la convocatoria utilizando el mismo medio que establecen los estatutos para convocar a la asamblea y posteriormente haga una nueva convocatoria?
5. Existe alguna prohibición o legalmente queda inhabilitada la citación a una reunión de segunda convocatoria porque la primera la cito el revisor fiscal y la otra el gerente: teniendo en cuanta que los dos órganos tiene facultades estatutarias y legales para convocar?”.
En primer lugar, es pertinente informarle que en materia de consultas la función de esta Entidad se circunscribe a emitir una opinión de manera general y en abstracto, por lo que la respuesta no compromete la responsabilidad de
Efectuada la anterior precisión, resulta pertinente traer a colación la preceptiva:
- Los artículos 181 y 182 del C. de Co, al regular el tema de las reuniones extraordinarias dispone que el máximo órgano social se reunirá en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores y el revisor, caso en el cual, en la convocatoria se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá.
- Concordante con lo antes dispuesto, el artículo 423 Ib. señala que las reuniones extraordinarias se efectuarán por convocatoria de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal, a realizarse en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la misma, a menos que estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas, caso en el cual puede reunirse sin previa citación y en cualquier sitio y hora (Art. 26 ibídem).
- Sin embargo, instalada debidamente la reunión, “La asamblea deliberará con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente. Las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes, a menos que la ley o los estatutos requieran para determinados actos una mayoría especial” (Art. 427 Cód Cit.).
- Si bien la regla en materia de quórum deliberativo y decisorio es la anotada, “Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. (Artículo 429 Cod Co., subrogado por el artículo 69 de
De la preceptiva indicada resulta claro que tratándose de reuniones de carácter extraordinario, el legislador faculta al representante legal, a la junta directiva y/o al revisor fiscal para convocar al máximo órgano social, aviso que deberá ceñirse a lo prescrito en la ley o a los estatutos en cuanto al lugar, medio, antelación y quórum se refiere, requerimientos que de no ser observados en su integridad hará que las decisiones adoptadas sean ineficaces, según las voces del Art. 190 Ord. mencionado.
Como lo puede observar el consultante, son varios los facultados para convocar a reuniones de carácter extraordinario, es así que cualquiera de ellos se encuentra habilitado para suscribir el aviso de convocatoria.
Ahora bien, en el escenario de una segunda convocatoria por falta de quórum para deliberar en la primera la citada, el legislador se limita a regular nuevas condiciones para deliberar y adoptar decisiones en la misma, pero tratándose de reuniones de carácter extraordinario, además de observarse las formalidades exigidas en la ley o en los estatutos para el efecto, en cuanto a lugar, medio y antelación se refiere, otra condición es que la misma sea convocada por una de las personas que ocupen el cargo de representante legal, junta directiva o revisor fiscal, si lo hubiere.
Cómo la norma, si bien consagra las personas facultadas para convocar a reuniones extraordinarias, para este Despacho la convocatoria proviene del principal o del suplente en el ejercicio del cargo, si se tiene en cuenta que la suplencia tiene como finalidad reemplazar a quien ejerce la titularidad del cargo como administrador de la compañía o revisoría fiscal de la misma. Téngase en cuenta que el vocablo SUPLENCIA, según el Diccionario de
En ese escenario, puede aseverarse que la reunión de segunda convocatoria deviene de la falta de quórum para la primera citada y que la misma se realice no antes de 10 ni después de 30 días contados a partir de la fecha fijada para la primera reunión, sino que la misma sea debidamente convocada, entre otras de las formalidades, por cualquiera de quienes tratándose de reuniones de tipo extraordinario, están legalmente están facultados para ello, bien como titular del cargo o como suplente en ejercicio del mismo.
Otro tema que se consulta es la viabilidad para dejar sin efecto la convocatoria a la reunión de segunda convocatoria. Al respecto cómo es un tema resuelto por
“(….)
DESCONVOCATORIA DE LAS REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Una vez convocado el máximo órgano social con plena observancia de las formalidades legales y estatutarias del caso, no es viable un aplazamiento de la reunión citada, pues ello implicaría lo que la doctrina ha denominado una desconvocatoria, figura esta que si bien carece de consagración legal, es inaplicable si
se tiene en cuenta que la convocatoria equivale a un acto jurídico generador de efectos vinculantes frente a los destinatarios de la misma, como son los asociados quienes en virtud de ellos adquieren la vocación a constituirse, en la fecha, hora y lugar predeterminados en asamblea de accionistas para ejercer en la misma el derecho a deliberar y votar.
Por consiguiente, sólo en el evento de que existiera manifestación expresa de todos y cada uno de los socios que representen el 100% de las acciones en circulación, sería factible tal aplazamiento.
(….)
En el evento de que haya necesidad de una nueva reunión por no instalarse siquiera la inicialmente citada, la convocatoria que para ella se haga debe hacerse por el medio y con la antelación exigida para la misma en razón a los asuntos a tratar.
Por el contrario, si la nueva reunión tiene el carácter de reunión de segunda convocatoria en los términos del artículo 429 del Código de Comercio, cuya procedencia se sustente en el hecho de haberse imposibilitado su realización por la comprobación de la falta de quórum, para tal reunión no sería menester la antelación de los 15 días hábiles si en ella se va a considerar el balance de fin de ejercicio, según doctrina de esta Entidad”. (Destacado fuera de texto).
De la preceptiva, concepto y argumentaciones expuestas quedan resueltas las inquietudes planteadas bajo el entendido: i) que la citación a una reunión de segunda convocatoria obedece a que la primera no se pudo llevar a cabo por falta de quórum; ii) que la misma se realice no antes de los 10 días ni después de los 30 días contados a partir de la fecha fijada para la primera reunión, sumado a que tratándose de reuniones de carácter extraordinario, iii) deberá observarse que la convocatoria, sumado a que debe hacerse por el medio y con la antelación exigida para el efecto, iv) la efectué quien de acuerdo a la ley está facultada para ello, esto es, el gerente, la junta directiva o el revisor fiscal de la compañía, en el entendido que será el principal o el suplente en ejercicio del cargo.
Con relación al tema de la desconvocatoria de la reunión del máximo órgano social, bien tratándose de reuniones ordinarias, extraordinarias y/o de segunda convocatoria, sólo queda por reiterar que no es viable, salvo que así lo decida y manifieste el 100% de las cuotas o acciones que conforman el capital de la sociedad.
Por último, debe recordarse que en ejercicio de la función de resolución de consultas no le es permito a este Despacho pronunciarse sobre la validez o no de decisiones adoptadas, entre otros asuntos, pues tal actuación obedece al desarrollo de funciones administrativas o jurisdiccionales, según le sea solicitado.
Para mayor información sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
