Oficio 220—030209 Del 13 de Mayo de 2010
ASUNTO. Reuniones del Máximo órgano social- Obligatoriedad de elegir el secretario de la reunión.
Me refiero a su comunicación radicada con el número 2010-01-089635, mediante la cual informa que el 31 de marzo se dio inicio a la asamblea ordinaria de accionistas. Verificado el quórum e instalada la asamblea, se nombró como presidente al doctor Pedro Sánchez Castillo con una votación a favor del 100% de los accionistas; pero cuando se pretendió nombrar secretario se presentó un empate en la votación de tal suerte que no se pudo designar. Por tal motivo, se suspendió la reunión mientras
Al respecto, es necesario precisar que a la luz del artículo 189 del Código de Comercio, “las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas designadas para el efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
Copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”
De la referida norma se infiere primero la necesidad de que las decisiones del máximo órgano social, se documenten en actas firmadas además del presidente por un secretario, cuya función es la de recoger fielmente los acontecimientos de las reuniones, a fin de hacerlos constar en las respectivas actas; y segundo, que el secretario puede ser designado por la asamblea o junta de socios, opción que no es la única, pues eventualmente y de antemano estatutariamente podría haberse deferido la función en una misma persona, a la que le correspondería acudir a las reuniones del máximo órgano social para cumplir con esta tarea.
Comoquiera que en el caso planteado, la asamblea procedió a designar el secretario de la reunión y en la votación resultó un empate, la solución a este obstáculo habría podido definirse por la suerte, acordándolo así previamente el órgano como materia de solución de conflicto, pues no es viable obviar su nombramiento; en cuanto a la designación de un secretario ad-hoc, por parte del Presidente, podría ser una alternativa viable, en la medida en que así lo prevean los estatutos.
Finalmente, cabe observar que a la reunión que se realice para culminar el temario previsto en aquella suspendida el 31 de marzo pasado, deberá concurrir de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 430 del Código de Comercio, la totalidad de las acciones suscritas; en su defecto, la asamblea no podrá continuar y para decidir sobre el mismo temario, deberá convocarse a una nueva reunión en el lugar del domicilio social, en la forma prevista en los estatutos, con quince días hábiles de antelación, so pena de ineficacia, de acuerdo con lo dispuesto por los artículos 186, 424 y 190 del Código de Comercio.
En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
