Reuniones de los órganos sociales; elaboración y reconstrucción del libro de actas y otros temas.

Oficio 220-006721

25 de Enero de 2012

Superintendencia de Sociedades

Aviso recibo del escrito en referencia a través del cual plantea una serie de preguntas relacionadas, entre otros temas, con la convocatoria y desarrollo de la asamblea general de accionistas o junta de socios; derecho de voz y voto de los socios industriales; reuniones universales; representación de los asociados a través de poder especial; elaboración de las actas de los órganos sociales; libros de actas y su reconstrucción, temas que en su mayoría se encuentran analizados por la Entidad de tiempo atrás, razón por la que para una mejor organización del presente oficio se transcribirán los interrogantes, luego se procederá a hacer una breve referencia a la preceptiva y/o a la posición doctrinal vigente para resolver la pregunta formulada, a saber:

- “1. ¿Cómo se puede subsanar la ausencia del informe del Representante Legal de una sociedad en el acta ordinaria, si el mismo ya se ha retirado de la sociedad sin entregar informe de gestión?” .

En los términos del artículo 46 de la Ley 222 de 1995, terminado el ejercicio contable el representante legal está en la obligación de presentar a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación, entre otros documentos, el informe de gestión en los términos que señala el artículo 4º de la Ley 603 de 2000, que modifica el artículo 47 de la Cit. Ley, por lo que su omisión al ser violatorio de la ley hace acreedor al ex administrador a las sanciones previstas en el numeral 3º, Art. 86 de la Cit. Ley y al juicio de responsabilidad previsto en el Art. 24 Ibídem, que modifica el Art. 200 del Código de Comercio.

Así las cosas, frente al retiro del representante legal de la compañía obligado a presentar el referido, corresponderá al nuevo administrador elaborar la información para ponerla en conocimiento del órgano social competente, quien de acuerdo al inciso 2º del Cit. Art. 24 no esta sujeto a responsabilidad alguna.

Adicional a lo expuesto es preciso anotar que conforme con el artículo 45 de la Ley 222/95, dentro del mes siguiente a la fecha del retiro, el representante legal saliente está en la obligación de rendir cuentas comprobadas de su gestión siempre que le sean solicitadas por el órgano social competente.

Ahora bien, para mayor información se precisan algunos apartes del Oficio 220- 82868 de 9 de septiembre de 2010, oportunidad en que la Entidad si bien analizó la situación de falta de presentación del balance, su argumentación es aplicable al caso que se consulta.

“(….)

El incumplimiento de uno o varios deberes estipulados en la ley, pueden tener como consecuencia una formulación de responsabilidad en contra del administrador. La norma que regula esta situación de manera general está consagrada en el artículo 200 del código de comercio que fue modificado por el artículo 24 de la ley 222 de 1995, el cual en su inciso tercero dice que en los casos de incumplimiento o extralimitación de funciones, violación de la ley o los estatutos, se presumirá la culpa del administrador; es decir que bastara con probar que existe culpabilidad, daño y un nexo causal entre la culpa y el daño ocasionado (que en este caso puede generarse por la no presentación de estados financieros) para imponer la responsabilidad al administrador. De manera especial la norma que ofrece respuesta al caso en concreto se encuentra en el inciso 2 del artículo 42 de la ley 222 de 1995, en el que se impone la responsabilidad por perjuicios que los administradores o el revisor fiscal causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de estados financieros.

(….)

Pero no está demás advertir y para referirse a la última pregunta de la consulta (¿Qué responsabilidad existe del nuevo gerente?) que pueden existir unas causales de exoneración de responsabilidad, las cuales se sustraen del inciso 2 del artículo 24 de la ley 222 de 1995, en el que se encuentra que no estarán sujetos a responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten; y tiene gran importancia la última hipótesis ya que es el nuevo administrador no incurre en responsabilidad alguna siempre que no ejecute las decisiones o actuaciones de su antecesor, pero sin librarse de los deberes que como administrador en ejercicio normal de funciones le corresponde.

En consecuencia, a partir del ejercicio legal de su cargo, deberá adelantar las gestiones tendientes a preparar los estados financieros que no han sido elaborados y a ponerlos a disposición del órgano social correspondiente”.

- “2. ¿Qué sucede cuando se pasa a libros un acta mencionando la aprobación de los informes de gestión (Representante Legal, Junta directiva) por el 100% de los accionistas), al igual qué de los estados financieros de la sociedad sin anexar o incluir los mismos en el acta?”.

En lo que tiene que ver las actas que correspondan a reuniones del máximo órgano social, el legislador expresó que para que las mismas sirvan como prueba de los hechos que en ella contiene, su contenido debe ajustarse a los requisitos que, como mínimo, prevén en los artículos 189 y 431 de Código de Comercio.

Con relación a los anexos e informes que se presentan a consideración de los asociados en reuniones del órgano social competente para su aprobación o no o simplemente para conocimiento de los asambleístas, es opinión de la Entidad que como no existe precepto legal alguno que regule el tema o lo prohíba, es viable que en lugar de proceder a la trascripción del documento o informe, en el acta se deje expresa constancia de que el mismo hace parte integral del documento y de la forma como el mismo fue aprobado, si tal formalidad se requiere.

Entonces, si los anexos hacen parte integral del acta o lo que es lo mismo forman un solo documento, la ausencia de los mismos por perdida, olvido, descuido hace que el acta no ajuste a los parámetros que para su elaboración exige la ley, por lo que si no se integra nuevamente toda la información tal como fue conocida y aprobada por el órgano social competente, el acta no gozará de la presunción establecida en el artículo 189 Cit.

Con relación al tema de los anexos, mediante el Oficio 220- 11738 de 21 de marzo de 2002, la Superintendencia expresó:

“(….)

Ahora bien, si con la finalidad de hacer un recuento detallado de lo acaecido en el órgano de administración se precisa reproducir el texto de un documento revisado o incluso anexarlo y tenerlo como parte integrante del acta, tal procedimiento estaría plenamente ajustado en la ley, siempre que se exprese en forma clara las decisiones adoptadas en relación con tales escritos.

(….)

…. como no existe una consagración legal que avale o no tales conductas, esta entidad sobre la elaboración de actas, únicamente puede señalar que en la medida en que se cumplan los requisitos mínimos previstos en los artículos ya precisados, las actas gozarán de la presunción establecida en el artículo 189 del Código de Comercio, es decir serán consideradas prueba suficiente de los hechos que consten en ella, hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas”.

- “3. Se puede realizar la distribución de utilidades de una sociedad en una reunión Universal de carácter ordinario de las reguladas en los artículos 181 y 182 del Código de Comercio, para casos de transformación, escisión, etc?”.

Resuelve la inquietud planteada el análisis de las normas que regulan el tema y su conclusión, contenidas en el Oficio 220- 43760 de 30 de julio de 1998. En esa oportunidad frente a la pregunta “Si está representada la totalidad de las acciones suscritas, se puede reunir la Asamblea Ordinaria en un sitio diferente al domicilio social? y aprobar o desaprobar los balances de fin de ejercicio y demás temas propios de este tipo de reunión?”, la Entidad conceptuó:

“(….)

Al respecto resulta procedente hacer unas consideraciones previas acerca de las denominadas reuniones ordinarias, a la luz de las disposiciones legales pertinentes.

Según lo dispuesto por el artículo 181 del Código de Comercio, que clasifica en dos las reuniones del máximo órgano social, ordinarias unas y extraordinarias las otras, los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos, teniendo en cuenta la regla general del artículo 186 ibídem, de acuerdo con la cual las reuniones cualquiera que sea su carácter, deben realizarse en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto a convocación y quórum, so pena de resultar ineficaces las decisiones adoptadas en contravención a tales exigencias.

A propósito de esos requisitos el artículo 182 ibídem advierte, que la junta de socios o la asamblea podrá reunirse válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados.

A su turno el artículo 422 del Código citado, aplicable a las sociedades anónimas establece que las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, con el objeto de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Para ese efecto agrega la norma, los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión, precepto que se compagina con el contenido en el inciso segundo del artículo 424 el cual determina que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación y que ha de interpretarse en concordancia con el artículo 447 del código citado y ahora con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 que regulan específicamente el derecho de inspección, sus alcances y cobertura.

Por su parte el parágrafo del artículo 187 del mismo Código que hace una enunciación general de las funciones que le corresponde cumplir al máximo órgano social, enunciación que naturalmente comprende las relacionadas en la norma antes citada, expresa que todas ellas, así como las demás funciones que se señalen en los estatutos o las leyes, podrán cumplirse lo mismo en las reuniones ordinarias que en las extraordinarias, si en el contrato social o en las leyes no se previene otra cosa.

De las disposiciones citadas se infieren varias conclusiones, entre ellas, que el legislador reconoce expresamente dos tipos regulares de reuniones (independientemente de la forma "no presencial" que contempla el artículo 19 de la ley 222 de 1995) siendo por exclusión extraordinarias, todas las que no tienen el carácter de ordinarias, carácter este que obedece tanto a la época de su celebración como al temario que en ellas se ha de tratar, siendo el punto primordial del mismo, la consideración de las cuentas y el balance del ultimo ejercicio y la correspondiente distribución de utilidades, e igualmente que el cumplimiento de esta función lleva ineludiblemente consigo el ejercicio del derecho de inspección, con sujeción a las reglas para ese efecto establecidas, lo que de suyo impone a los administradores el deber de permitirlo en los términos que prevén los estatutos y la ley, además de que para la debida conformación y funcionamiento de la asamblea en este tipo de reuniones ha de estarse a lo prescrito en la ley o en los estatutos en cuanto lugar, convocatoria y quórum (artículo 186).

Por otra parte es claro que conforme a lo dispuesto en el artículo 182 ibídem, el requisito de la convocatoria puede obviarse en cualquier caso cuando quiera que se halle representada la totalidad de los asociados, evento en el cual la reunión que por razón de esa circunstancia ha denominado la doctrina "universal" puede llevarse a cabo en todo tiempo y lugar, sea dentro o fuera del domicilio y aun en un país extranjero y en ella pueden tomarse a discreción de los asociados todas sin excepción, las decisiones que sean de competencia del máximo órgano social, sin perder de vista desde luego la mayoría decisoria que para cada cual corresponda así como las demás condiciones que en particular imponga la ley.

En este orden de ideas me permito exponer la opinión de este Despacho frente a los interrogantes planteados:

1. Es indudable que si la totalidad de los asociados en un momento dado resuelven constituirse en asamblea general, bien pueden haciendo uso de las prerrogativas que reconoce la ley en virtud de la universalidad, realizar la reunión en el sitio que a bien tengan con el fin de tratar los temas que estimen necesarios y en ese orden, adoptar algunas o todas las decisiones que serían objeto del temario propio de la reunión ordinaria, incluida la aprobación del balance de fin de ejercicio, puesto que según los preceptos antes consultados ley no hizo al respecto ninguna distinción.

Sin embargo en lo que tiene que ver con la aprobación del balance es preciso tener en cuenta como antes se anotó, que esa función supone el ejercicio previo por parte de los accionistas del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad en los términos a que aluden los artículos 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222, para lo cual éstos deben ser puestos a su disposición durante los quince días hábiles que preceden a la reunión en que el mismo haya de ser aprobado, so pena de una parte de resultar viciada la decisión tomada sin observancia de ese requisito y de otra, de las sanciones que por ese hecho proceden contra los administradores y el revisor fiscal.

En consecuencia si bien es cierto que nada obsta para que pueda en esas circunstancias aprobarse el balance, no lo es menos que para prescindir del derecho de inspección, el cual radica individualmente en cabeza de todos y cada uno de los accionistas, se requiere la renuncia explícita por parte de la totalidad de los mismos, lo cual implica que en ese caso el balance solo se entenderá aprobado cuando la decisión sea adoptada unánimemente, pues es obvio que en ese evento todos han hecho dejación de ese derecho, o lo que es equivalente, que consideran suficiente el examen de los libros y papeles que hayan realizado en el curso de la misma reunión.

Por ende si se presenta siquiera uno de los accionistas, cualquiera sea el número de acciones de que sea titular, que se oponga a la aprobación porque estime pertinente para ese fin hacer exigible el derecho de inspección que le asiste en los términos de la ley, no podrá darse curso a dicha decisión, sin perjuicio de las demás que se adopten con el voto favorable de la mayoría que para cada cual corresponda, en cuyo caso los administradores deberán proceder de conformidad, dando cumplimiento a los requisitos propios de la reunión que haya de convocarse para someter a consideración del máximo órgano social el balance.

(….)”.

Solo queda por agregar que la argumentación ampliamente expuesta respecto a la aprobación del balance de fin de ejercicio en reuniones universales, son igualmente predicables respecto de cualquiera de los temas y asuntos que son propios de las reuniones de carácter ordinario, como es la distribución de utilidades ajustada obviamente a lo previsto en la ley para el efecto (Artículos 151 en concordancia con los artículos 371 y 451 del Código de Comercio).

- “4. ¿Existe algún orden predeterminado a seguir para el desarrollo de una reunión de Junta o de asamblea? Es decir, es relevante si la aprobación del orden del día va antes o después de la elección de presidente y secretario de la reunión?”.

Tal como antes se indicó, el legislador expresó que para que las actas sirvan como prueba de los hechos que en ella contiene, su contenido debe ajustarse a los requisitos mínimos que prevén los artículos 189 y 431 de Código de Comercio.

Dentro de las formalidades previstas para su legalidad no se observa la forma como deben desarrollarse las reuniones, sin embargo son sus requisitos mínimos los que explican como deben llevarse a cabo; lo primero es determinar si la reunión puede o no declararse legalmente instalada, para lo cual llegado el día y hora señaladas en la convocatoria, corresponderá a la sociedad informar la presencia de asociados que representen el quórum en la ley o en los estatutos para el efecto; verificado el quórum que resulta del examen de los asociados presentes o debidamente representados, la primera actuación de los asistentes es la designación del presidente y secretario de la sesión, luego de lo cual el presidente designado, previa manifestación del numero de cuotas o acciones debidamente representadas, procederá a declarar instalada la reunión y procederá a desarrollar el orden del día previsto para la sesión hasta declararla cerrada formalmente.

En resumen, la designación del presidente y secretario de la asamblea antecede a la aprobación del orden del día, el cual sólo podrá ser modificado luego de que el presidente lo ponga a consideración de los asambleístas.

- “5. ¿Qué pasa si al imprimir las actas en los libros de los árganos de administración de la sociedad, involuntariamente se dejan espacios en blanco al reverso de las hojas? Y como se puede subsanar este hecho?”.

En primer lugar, es preciso anotar que la situación descrita está prohibida expresamente en la legislación colombiana en los artículos 57, Núm. 3 del Código de Comercio concordante con el 128 del Decreto 2649 de 1993, donde claramente se lee que en los libros se prohíbe “Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos”.

Si bien el Ordenamiento Mercantil se refirió a las situaciones irregulares en los libros, no se ocupó de desarrollar el procedimiento para subsanarlas como sí lo hizo el Decreto 2649 Cit., por lo que fue el Consejo Técnico de la Contaduría, autoridad en materia contable en Colombia, quien en su ORIENTACIÓN PROFESIONAL No. 5º expresó “4.1.3.8 CORRECCIÓN DE ERRORES Y DE REGISTROS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere”. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo”.

Así las cosas, si bien el legislador permite que se utilice cualquier medio, los espacios en blanco al reverso de las hojas podrían subsanarse bien a través de la anulación de la hoja en blanco o anotaciones a pie de página, de manera que se evidencia la corrección de la irregularidad.

- “6. ¿En una S.A.S. los socios industriales pueden tener derecho a voz y voto en la Asamblea y Junta directiva si ellos son miembros de la misma?”.

Responde parcialmente la consulta formulada el pronunciamiento que esta Entidad expresó a través del Oficio 220- 023136 de 9 de abril de 2010 frente a la pregunta “si es procedente realizar aportes de industria, tratándose de las sociedades por acciones simplificadas reguladas en el la Ley 1258 de 2008”

En esa oportunidad se expresó:

“(….)

Por su parte es suficiente la ilustración que a esta altura existe sobre la configuración que ostentan las sociedades por acciones simplificadas como nueva alternativa para acometer empresa y sobre las características que las individualizan respecto de los tipos tradicionales regulados por el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995, las que en esencia dejan un amplísimo espacio a la libre iniciativa de las partes como se evidencia en el artículo 10 de la Ley 1258 de 2008, el cual dispone:

“Podrán crearse diversas clases y series de acciones, incluidas las siguientes, según los términos y condiciones previstos en las normas legales respectivas: (i) acciones privilegiadas; (ii) acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto; (iii) acciones con dividendo fijo anual y (iv) acciones de pago.

Al dorso de los títulos de acciones, constarán los derechos inherentes a ellas.

PAR.-En el caso en que las de pago sean utilizadas frente a las obligaciones laborales, se deberán cumplir los estrictos y precisos limites previstos en el Código Sustantivo de Trabajo para el pago en especie.”

A ese propósito este Despacho ha manifestado que antes que una descripción de las características y el fundamento legal de las acciones enunciadas, se observa como uno de los aspectos donde particularmente se aprecia la posibilidad de ejercer una verdadera autonomía contractual, está en las reglas sobre capital y acciones contenidas en el Capítulo III de la Ley 1258 de 2008, particularmente en el artículo 10 antes transcrito, que en desarrollo de ese principio permite de manera expresa la creación de tantas clases y series de acciones como los asociados estimen conveniente, según las necesidades y los fines que en cada caso oriente la creación de la sociedad, teniendo en cuenta que cualquiera de esas clases de acciones por remisión (artículo 45 ibídem) se deberá sujetar a lo que establezcan sobre el particular las disposiciones contenidas en el Código de Comercio, como en la Ley 222 de 1995 respecto de las últimas.

Frente a las denominadas “acciones de pago” el parágrafo del citado artículo 10, claramente advierte que estas pueden ser utilizadas para proveer el pago de obligaciones de carácter laboral, en cuyo caso se deberán observar los límites de la legislación laboral, como sería el de las reglas atinentes al monto máximo que está permitido pagar en especie el salario o remuneración del trabajador, con lo cual se está significando claramente que esta modalidad podría servir de instrumento para posibilitar entre otros la participación de los ejecutivos y empleados de la sociedad.

Así las cosas es dable concluir que el legislador permitió la posibilidad de crear varias clases y series de acciones, como se aprecia en la disposición invocada, donde se contemplan además de las acciones reguladas para las sociedades anónimas convencionales, el aporte de servicios o trabajo, al que le corresponderían las mencionadas acciones de pago, concebidas como instrumentos idóneos para retribuir el trabajo de los ejecutivos y empleados de la empresa en las condiciones señaladas, lo que desde luego no obsta para adoptar la modalidad del aporte de industria que la legislación mercantil consagra para los tipos societarios convencionales, en cuyo caso se repite, se deberán seguir las reglas que al efecto establecen los artículos 137 y siguientes del Código de Comercio”.

De la argumentación expuesta es claro que dada la libertad contractual de la cual gozan los accionistas en las sociedades anónimas simplificada, en sus estatutos pueden crearse, entre otros tipos, acciones de pago como medio para reconocer el trabajo del aportante de industria, caso en el cual el socios tendrá los derechos en la forma y términos señalados en sus estatutos. Ahora bien, como también es viable optar por alguna de las modalidades previstas en el Ordenamiento Mercantil en el artículo 137 y ss, en los estatutos se establecerá si el trabajo del socio industrial dará derecho o no a liberar acciones, si se liberan acciones el socio industrial está llamado a ejercer los derechos que la ley y los estatutos consagran para los accionistas, por el contrario si los conocimientos que aporta a la compañía no tiene la contraprestación de acciones a su nombre el socio industrial tendrá voz y participará en las utilidades del ejercicio.

En resumen, el socio industrial gozará de los mismos derechos que los demás asociados, entre ellos, participar con voz y voto en las deliberaciones del máximo órgano social siempre sea titular de acciones de la compañía, pero si la regla escogida se limita a participar en las utilidades sociales, tendrá voz en las reuniones de órgano social competente.

Diferente sucede cuando el socio industrial o un accionista perteneciente a cualquiera de los tipos societarios previstos en la legislación colombiana, inclusive un tercero, es designado miembro de la junta directiva de la sociedad, caso en el cual tendrá voz y voto en las reuniones del cuerpo colegiado que integra, se trata de un órgano social que funciona de manera autónoma e independiente de la asamblea general o junta de socios, con funciones, obligaciones y las responsabilidades propias de los administradores de la compañía.

- “7. ¿Cómo probar que una reunión extraordinaria o (Sic) ordinaria de Junta o asamblea tuvo convocatoria, si de acuerdo a la norma estas no quedan en libros de la sociedad?”.

Sumado a que es responsabilidad de los administradores y de la revisoría fiscal, si existiere, velar por el estricto cumplimiento de la ley y de los estatutos, en el caso planteado lo que procede es observar lo expresado en el punto 5º del presente escrito o a través de alguno de los mecanismos previstos en los artículos 131, inciso 2º y 132 del Decreto 2649 Cit.

- “8. ¿Se pueden aprobar Estados Financieros en reuniones universales con carácter ordinario?”

La consulta encuentra respuesta en los argumentos expuestos en el interrogante No. 3 del presente escrito.

- “9. Si un Representante Legal Suplente estatutariamente tiene iguales facultades que el principal en faltas accidentales, incidentales y absolutas, puede éste convocar a Junta o Asamblea en iguales condiciones?”.

La respuesta a su interrogante es afirmativa, pues el suplente tiene la vocación de reemplazar al principal. Ha sido criterio reiterado de la Entidad que la única finalidad de la suplencia es “….reemplazar al titular en sus ausencias, es del caso tener en cuenta, que de acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, suplencia es "acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción", lo que permite aseverar que en ningún caso es factible que actúen de manera conjunta o concomitantemente el titular y el suplente, puesto que para que éste pueda desempeñar el cargo es requisito indispensable la ausencia de aquel.

Al aceptar una persona el nombramiento como representante legal, esta condición le persigue sin importar el lugar físico donde se encuentre y por consiguiente no es su ausencia material lo que faculta al suplente para asumir el cargo, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones correspondientes.

(….)

En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación de permanente disponibilidad, pero la capacidad para contratar en nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de Comercio, excepción hecha, claro está, que el titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador”. (Oficio SL- 7717 de 22 de marzo de 1991 - Publicado en el libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995, Pág. 375 y ss).

Como se colige de la anterior argumentación y salvo que estatutariamente se hayan consagrado limitaciones especiales al suplente del representante legal de la compañía, éste sólo podrá desempeñarse en el cargo del principal por ausencia temporal o accidental del principal cuando se encuentre imposibilitado para adelantar actos, contratos o gestiones propias del cargo que ostenta, dadas las anteriores circunstancias el suplente queda habilitado para en ejercicio del cargo de principal convocar al máximo órgano social a reuniones en cualquiera de las modalidades previstas en la ley.

- “10. Cuando un socio es representado por medio de poder especial en una Asamblea o Junta, el poder debe incluirse en el acta o anexarse a la misma, o sólo mencionar que actúo como apoderado especial de determinado socio?”.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 184 del Código de Comercio, el socio a accionista que por cualquier circunstancia no pueda asistir a la reunión del máximo órgano social convocada, puede hacerse representar a través de un poder otorgado conforme las formalidades que en los estatutos se exigen para el efecto.

La importancia del escrito del poder radica, en primer lugar, permite determinar la debida representación del asociado(s) que no pueden asistir por cualquier circunstancia; en segundo lugar, como consecuencia de lo expresado, permite integrar junto con los demás asistentes, el quórum requerido para declarar la asamblea legalmente instalada; y, de otra, permite al titular la participación en las deliberaciones y decisiones sobre los asuntos para los cuales fue convocado el máximo órgano social, a través de un tercero facultado para ello.

Por su parte, en el texto del artículo 431 de Código de Comercio se lee que en el acta se expresará, entre otros asuntos, “la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen”, de donde resulta que se trata de una relación de las personas que asisten a la reunión, o lo que es lo mismo, en el acta debe indicarse el nombre del asociado, especificando si la asistencia fue personal o a través de apoderado, y el número de acciones o cuotas de que es titular, lo que significa que no es un anexo que deba incorporarse al texto del acta pero que pueden reposar en los archivos de la sociedad como soporte de la asistencia y representación.

- “11. El libro de Asamblea de socios fue extraviado, al momento de reconstruirlo en un segundo libro que se compre, es posible imprimir las actas que reposan en sistemas sin que las mismas queden firmadas? Pues los representantes que las emitieron y firmaron en su momento ya no están presentes?”.

Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario recurrir al texto del artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, que consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes.

Del texto de la citada norma se advierte que es obligación del representante legal, adelantar todas las gestiones y actuaciones tendientes a reemplazar la información contenida en el libro de actas, tratando de obtener copia de las actas que por cualquier razón reposen en poder de terceros, a manera de ejemplo: bancos, notarias, entidades del Estado o terceros en general.

Para mayor ilustración, aplicable en lo pertinente al caso en consulta, me permito transcribir el oficio SL- 07757 de 6 de abril de 1.987, por el cual la Superintendencia se ha pronunciado en materia de reconstrucción de libros de actas.

“UN LIBRO DE ACTAS PUEDE RECONSTRUIRSE TOMANDO COMO BASE LA COPIA DE LAS ACTAS QUE OBRAN EN LOS ARCHIVOS DE LA COMPAÑÍA.

Cuando una persona natural o jurídica adquiere la calidad de comerciante, es sujeto de derechos y obligaciones respecto de los actos y documentos relativos a su profesión y que tienen acceso al conocimiento de terceros.

El artículo 19 numerales 1 y 2 del Código de Comercio, señala como obligaciones del comerciante matricularse en el registro Mercantil e inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.

Al igual que el artículo 19, los artículos 28 No. 7 y 29 No. 4 se refieren también a la obligación de todo comerciante de inscribir en el registro todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.

En cuanto a la pérdida del libro de actas allegando el denuncio respectivo, el cual es prueba suficiente de tal hecho, este Despacho considera que el libro puede reconstruirse, tomando como base la copia de las actas que obran en los archivos de la compañía, conforme a lo siguiente:

1. Si las copias son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.

2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonios de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan reconocido posteriormente; por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aún cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del juzgado (artículo 253 del Código citado).

Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código de Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.”

Con base en lo anterior, para establecer la autenticidad de las copias de las actas que sin firmas se encuentran en el sistema, la sociedad deberá observar lo expuesto en el punto 2º del concepto antes transcrito, de conformidad con las normas del Código de Procedimiento Civil allí mencionadas.

- “12. Qué pasa si se ha venido llevando un libro de una sociedad, así: la mitad del libro, es decir de la página 1 a la 100 para las actas de un órgano de administración (Asamblea) y la otra mitad del libro es decir de la página 101 a la 200 para otro órgano (Junta Directiva)? Y como subsanarlo en caso que no sea viable”.

El tema en consulta encuentra respuesta en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, cuando al regular el tema sobre los libros de actas dispone: “Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos (….)”. (Destacados fuera del texto).

Por último, teniendo en cuenta que en su mayoría las preguntas formuladas hacen relación a la asamblea general de accionista o junta de socios, se sugiere tener en cuenta las instrucciones impartidas por el Despacho a través del documento denominado “GUÍA PRÁCTICA PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS Y JUNTAS DE SOCIOS”, publicado el 19 de mayo de 2003 en la pagina de Internet de la Entidad (), donde además podrá consultar los asuntos aquí tratados y otros temas societarios, también se le informa que puede examinar, en la biblioteca ubicada en el 2do piso de esta sede, los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo