Oficio 220-036672 Del 15 de Junio de 2010

Ref:   Requisitos para la elaboración de actas – imposibilidad de ser firmadas por presidente y/o secretario.


Me refiero a su comunicación radicado bajo el número 2010-01-110575, mediante el cual eleva una consulta tendiente a establecer qué medidas pueden adoptarse para subsanar la omisión de la firma del presidente en el acta correspondiente a una reunión de asamblea general de accionistas, como de junta directiva, cuando es imposible que la persona que actuó como tal las suscriba y, qué repercusiones de carácter legales conlleva el hecho de no contar con la firma del presidente en las actas que se encuentran ya asentadas en libros.

Teniendo en cuenta que ya el Despacho se ha ocupado antes de ese tema, resulta oportuno traer a continuación las consideraciones jurídicas que  recogen en general  su criterio a partir de las disposiciones legales pertinentes.

En primer lugar es sabido que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para consignar en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículos 189 y del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431 idem, normas que conjuntamente contemplan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.

Así se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempeñaron los cargos respectivos.

Dicha apreciación es igualmente predicable tratándose de las actas de junta directiva, pues si bien es cierto para ellas no aplican los requisitos de orden procedimental previstos en el artículo 189 ibidem , no lo es menos que la firma del revisor fiscal cuando haya lugar, está legitimada para suplir la del secretario y/o  el presidente como lo indica  expresamente el artículo 441 del Código citado, donde se lee: “En el Registro Mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal” (las subrayas no es del texto).

Ahora, de no ser dable la solución anterior y considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento del suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de una anterior citación. De esta manera, la propia asamblea o la junta subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la constancia en el acta  que se levante de esa nueva reunión.

Por último no sobra observar que aún cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem, hay tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros.

En estos términos se espera haber absuelto sus inquietudes, no sin antes advertir que el concepto expresado tiene los efectos del Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.