Representación de las cuotas u acciones de la sucesión. Oficio 220-135198 de 2018

Oficio 220-135198 Supersociedades 03 de Septiembre de 2018

Aviso recibo de su escrito radicado con el número de la referencia, mediante el cual formula una consulta relativa al tema indicado, que plantea de manera puntual los interrogantes siguientes:

“PRIMERO:¿De conformidad con el artículo 378 del Código de Comercio Colombiano, podrá llevar la representación de las acciones de una sociedad anónima la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el procedimiento notarial?.

“SEGUNDO:¿Esta designación de representación ante la empresa puede realizase bajo documento privado con la suscripción de los demás herederos?

“TERCERO: De ser taxativa la interpretación del artículo 378 del co.co ¿Cuál sería el procedimiento adecuado para el reconocimiento de herederos y la designación de un representante en el escenario de haber estos últimos utilizados como instrumento jurídico la sucesión notarial y no el juicio de sucesión?

“CUARTO: La NO convalidación del proceso notarial respecto del juicio de sucesión daría lugar a la perdida de los derechos económicos y políticos que le asisten a los herederos. Además cómo se pueden garantizar cuando no ha iniciado proceso de sucesión judicial o notarial?

“QUINTO:¿Puede haber reconocimiento de herederos en una sociedad cuándo NO ha iniciado juicio de sucesión o tramite notarial de sucesión. Es decir, basta con acreditar ante la administración de la sociedad el registro civil de nacimiento? pues es de recordar que en esta materia existe tarifa legal y no permite libertad probatoria.

“SEXTO:¿Iniciado el trámite vía judicial se puede probar ante el órgano máximo de la administración y/o representante legal de una sociedad la calidad de heredero con el auto que efectúa el reconocimiento como interesado o exclusivamente con la sentencia debidamente ejecutoriada?

“SÉPTIMO:¿En el caso de estar en curso la sucesión por vía notarial sin haberse protocolizado escritura pública, cuál sería el documento idóneo para acreditar mi calidad de heredero ante el órgano máximo de administración y/o representante legal de una compañía?

Antes que referirse a cada una de las preguntas, es preciso advertir que según los términos del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de esta oficina absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados así como por los usuarios y particulares, y en esa medida emite un concepto u opinión general sobre las materias a su cargo de la Entidad, que como tal no es vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad.

Bajo esa premisa, y teniendo por demás en cuenta que esta Superintendencia se ha pronunciado en extenso sobre el tema motivo de sus inquietudes, procede efectuar algunas consideraciones jurídicas de orden general:

  • i) En primer lugar se tiene que el artículo 378 del Código de Comercio, prescribe lo siguiente:

“Art. 378._ Indivisibilidad de las acciones. Las acciones serán indivisibles y, en consecuencia, cuando por cualquier causa legal o convencional una acción pertenezca a varias personas, éstas deberán designar un representante común y único que ejerza los derechos correspondientes a la calidad de accionista.

“A falta de acuerdo, el juez del domicilio social designará el representante de tales acciones, a petición de cualquier interesado.

“El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio.”

En lo que atañe concretamente a las reglas en materia de representación de las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida, esta Superintendencia ha fijado una serie directrices que recoge la Circular Básica Jurídica No 100-000005 del 22 noviembre de 2017, las que ilustran sobre la forma de proceder por parte de los sucesores para efectos de la designación de la persona que asumirá la representación en la sucesión ilíquida, las que tienen en cuenta entre otros el trámite de liquidación sucesoral ante notario, amén de las reglas contenidas en el Decreto 902 de 1988 modificado por el Decreto 1729 de 1989.

Es así como la mencionada Circular Básica Jurídica, es muy clara, en cuanto a la forma de la elección del representante de la sucesión ilíquida, al determinar que a falta de albacea, y la negativa en aceptar el cargo, “corresponderá la representación a la personas que por mayoría de votos designen los sucesoresreconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral (artículo 17 de la ley 95 de 1890)”.

Es importante este aspecto, pues se permite que la designación del representante de las cuotas o acciones en la sucesión ilíquida pueda realizarse en primer lugar de común acuerdo, no solo dentro del trámite de sucesión ante el juez, sino también mediante el trámite notarial correspondiente, así: “Si no hay albacea, o habiéndolo, el anterior no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral (artículo 17 de la Ley 95 de 1890)”, lo anterior, a la luz del procedimiento previsto para este aspecto previsto por el

CAPITULO III – REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Y DE LA JUNTA DIRECTIVA, Literal F, numeral v, de la mencionada Circular Básica Jurídica de 2017.1

1 “V. La representación de las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso: “1. Cuando hay un albacea (aquel a quien el testador da el cargo de hacer ejecutar sus disposiciones) con tenencia de bienes corresponde a él la representación.
“2. Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto.
“3. Si no hay albacea, o habiéndolo, el anterior no acepta el encargo, corresponderá la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral (artículo 17 de la Ley 95 de 1890).”
“4. De conformidad con lo establecido por el artículo 18 de la citada ley, cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorgará a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a junta general, quien determinará expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el aludido nombramiento, en cuyo caso podrá hacerse por cualquier número de sucesores que concurra y en el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponderá al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 20 del artículo 378 del Código de Comercio.”

  • ii) En cuanto a la forma de acreditar la representación frente a la empresa correspondiente, tendrá efecto frente a la sociedad el documento privado, en el que conste la designación de común acuerdo por parte de los sucesores de la personas que va a representar las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida, con la manifestación clara e inequívoca de esa circunstancia, soportadas con todas las firmas de los sucesores o sus representantes, y por supuesto que se acredite calidad de heredero.
  • iii) Por su parte sobre la no convalidación del proceso notarial de sucesión, se tiene que de conformidad con el numeral 7° del artículo 3° del Decreto 902 de 1988, “Si durante el trámite de la liquidación surgiere desacuerdo entre los interesados que hayan concurrido a solicitarla o intervenido posteriormente, el notario dará por terminado la actuación y les devolverá el expediente”, hecho frente al cual deberá los sucesores concurrir al juicio de sucesión frente al juez, para hacer valer sus derechos.
  • iv) El reconocimiento de herederos dentro de un juicio de sucesión, se hará ante el juez que conoce de respectivo procedimiento, en los términos del artículo 489, 491 del Código general del Proceso.
  • v) Por lo demás, la acreditación de la calidad de heredero en el trámite notarial se ha de estar a las reglas establecidas en los Decretos 902 de 1988 y 1729 del 1989.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que en la P.Web de la Entidad puede consultar la normatividad y los concepto jurídicos, entre otra información que le resultará de
interés.

“5. Los actos de administración y conservación o custodia realizados por los legitimarios no reconocidos como herederos, no les confiere la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, la persona que represente las
acciones de la sucesión. “
“6. En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (bienes de un difunto cuya herencia no ha sido aceptada), para lo cual será necesario promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.”( negrilla fuera de texto)

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