Oficio 220-127379
03 de Noviembre de 2011
Superintendencia de Sociedades
Representación de acciones que pertenecen a una sucesión ilíquida - Derecho de inspección – Administradores – Plazo para la elaboración de las actas.
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2011-01-282350, por medio de la cual hace relación a una sociedad de responsabilidad limitada y a una comunicad de herederos en una sucesión intestada e ilíquida y plantea las siguientes inquietudes:
“1.¿Qué debe hacerse cuando un socio fallece, pero previamente había resuelto vender parte o la totalidad de sus cuotas a uno o más socios o a tercero?
2. ¿Cómo se debe proceder cuando un socio fallece, pero previamente había aceptado adquirir cuotas a uno o más socios? Tanto la enajenación de las cuotas de interés social como la reforma de los estatutos sociales constan en acta debidamente aprobada, pero no se pudo otorgar la escritura pública correspondiente antes de fallecer el cesionario.
R/ En relación con las inquietudes 1 y 2, la respuesta será impartida desde el punto de vista del derecho societario, es claro que las determinaciones que había tomado el socio fallecido de vender y de adquirir, parte o la totalidad de las cuotas, no se concretaron, toda vez que en las dos circunstancias anotadas el cedente y no el cesionario, como lo anota en su inquietud 2, no alcanzó a otorgar la escritura pública junto con el cesionario y el representante legal de la compañía.
En este orden, debe entonces establecerse si existe albacea o si los sucesores reconocidos por mayoría de votos eligieron la persona que los representara, para una vez logrado ello, se proceda a otorgar la escritura pública correspondiente.
Resulta pertinente señalar que hasta tanto no se efectúe el registro en cámara de comercio, todos los pasos agotados no dejan de ser preparatorios de la transferencia, por cuanto se requiere el registro de la cesión en
Así mismo, en terrenos distintos a los societarios puede explorar, con la ayuda de un profesional, el tema e la constitución de título ejecutivo del cual pueda derivarse una obligación de hacer a cargo de la sociedad y los herederos el causante. Este tema por ser ajeno al marco de nuestra competencia, sin embargo, no puede ser desarrollado en este concepto.
3.¿Durante el tiempo que dure el proceso de la sucesión intestada (notarial o ante juzgado), quién representa en la junta de socios las cuotas del causante?
R/ Al respecto, es preciso tener en cuenta que el régimen de representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida de un accionista fallecido esta debidamente consagrado en le artículo 378 del Estatuto Mercantil, inciso 3 que a la letra dice:
"(...) El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiere sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en el juicio."
En relación con la norma mencionada,
Teniendo en cuenta esta previsión legal de carácter especial, será preciso establecer si existe albacea con tenencia de bienes en la sucesión o si las personas que pretenden representar las acciones de la sucesión ilíquida tienen el carácter de herederos reconocidos. Para determinar si los sucesores han sido reconocidos y por tanto tienen capacidad de representar las acciones de la sucesión ilíquida, es necesario remitirse a lo dispuesto por el Código de Procedimiento Civil que regula la materia relativa al reconocimiento de los sucesores del causante (Artículo 590, modificado por el artículo 1, numeral 318 del Decreto 2282 de 1989).
Es así como en la junta de socios las cuotas del socio fallecido serán representadas por quien lleve la vocería de las mismas.
4¿Qué formalidades se deben cumplir y cómo se legaliza la designación del representante de una sucesión ilíquida y ante qué autoridad para efectos de que sus actuaciones ante terceros y ante la sociedad sean válidas?
R/ La respuestas en torno al tema que nos ocupa, se dan en el contexto de una sociedad y por lo tanto, no es competencia de esta entidad emitir un pronunciamiento que sea necesario realizar frente a terceros en general.
5.¿En una sucesión ilíquida los herederos pueden ejercer algún derecho a titulo individual sobre las cuotas que el causante poseía en la sociedad antes de que éstas eventualmente les sean adjudicadas?
6.¿Los herederos de una sucesión ilíquida pueden solicitar los estados financieros de la sociedad y ejercer el derecho de inspección?
R/ Conforme lo anotado en la respuesta dada a la inquietud 3 del presente escrito, es claro que para que algún heredero de una sucesión ilíquida, pueda ejercer los derechos sobre las cuotas del causante, es necesario que previamente haya sido reconocido legalmente como representante de la misma.
7¿Si los estados financieros del año 2010 y anteriores han sido debidamente aprobados en juntas de socios, habría lugar al derecho de inspección sobre los mismos? ¿Existe alguna limitación en cuanto a la cantidad y al tipo de documentos que se pueden solicitar en las inspecciones por parte de los socios?
R/ El derecho de inspección es una de las manifestaciones más claras que contempla el Código de Comercio respecto a los derechos políticos que tienen los socios de una sociedad, pues además de permitirles fiscalizar los libros y documentos de la sociedad, conocen las actuaciones y gestiones realizadas por los administradores para lograr los fines propuestos por la empresa.
Vemos como el artículo 369 del estatuto mercantil de manera consagra que, “Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía”. (El llamado es nuestro). Desde luego, si ya los estados financieros anteriores fueron aprobados, los mismos no serán objeto de nuevo debate, salvo en lo que afecte directamente los registros del estado financiero que ahora se pone en consideración.
Tenemos entonces que el derecho de inspección puede ser ejercido por el socio o su representante en cualquier tiempo, valga decir, cuando el asociado lo considere necesario para sus intereses e igualmente dicho derecho bien lo puede desarrollar sobre los libros y documentos de la sociedad. En este último caso, es preciso tener en cuenta que el derecho de inspección no tiene el carácter de absoluto e ilimitado, toda vez que en ningún caso este derecho se puede extender a documentos que versen sobre secretos industriales o a datos que de ser divulgados, pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad (inciso primero del artículo 48 de
8.¿En una sociedad de responsabilidad limitada que no tiene junta directiva, para efectos de la aprobación de los estados financieros por parte de la junta de socios, cuáles socios se considerarían como administradores para efectos de la aplicación del artículo 185 del Código de Comercio?.
R/ Esta inquietud tiene una respuesta que no requiere mayor profundidad. En efecto, son administradores en una compañía conforme lo consagrado en el artículo 22 de
Tenemos entonces que no teniendo junta directiva una sociedad y haciendo los descartes por fuerza de las circunstancias, es claro que a la luz de lo estipulado en el artículo 185 del estatuto mercantil, le aplica la prohibición en el caso objeto de su inquietud, a la persona que ostente el cargo de representante legal de la compañía y a los empleados de la compañía.
9 ¿Qué plazo (después de realizada una junta de socios) tienen los responsables del acta para elaborarla y sentarla en el libro respectivo?
R/ Dentro de la normatividad legal que regula lo atinente con la elaboración de las actas, relacionadas con las reuniones celebradas por el máximo órgano social de una compañía, no existe plazo para que las personas que actuaron como presidente y secretario de las misma, procedan a su elaboración y asentamiento en el libro de actas respectivo.
Cosa diferente es que con el fin de propender por un normal funcionamiento del ente societario, es esencial que dicha elaboración se lleve a cabo dentro del menor tiempo posible.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que lo s efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
