Oficio 115-085226 del 26 de agosto de 2008
Ref.: Registro digital libros de contabilidad
Se recibió su escrito radicado con el número 2008-01-158772 el 21 de julio de 2008, mediante el cual indica que tiene interés en conocer la normatividad que regula el registro de los libros de contabilidad digital y consulta: donde se registran estos libros; quien es la autoridad que certifica el registro de los libros; y el procedimiento que se lleva en cuanto a sus asientos y la validez de los mismos.
Previo a atender su solicitud, es necesario aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
En primer lugar, es de precisar que es obligación de los comerciantes llevar libros de contabilidad y registrarlos ante las cámaras de comercio en los términos del Código de Comercio y la Ley 527 de 1999- principio de equivalentes funcionales y sus manifestaciones-, por cuanto se aplican las mismas equivalencias y efectos jurídicos, para cualquier norma que constituye una obligación y prevén consecuencias en el caso de su incumplimiento.
En este sentido la Corte Constitucional señaló que la ley 527 de 1999 dió aplicación al principio de los "equivalentes funcionales" que se fundamenta en un análisis de los propósitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cómo podrían cumplirse esos propósitos y funciones con técnicas electrónicas." Agrega que la citada ley adoptó el criterio flexible de "equivalente funcional", que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel."
Y concluyó la Corporación que "los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley."
En cuanto a las personas y actos sujetos a registro, el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, señala que se deberán registrar en el registro mercantil: "Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles" y en concordancia con lo anterior, el artículo 39 establece que el registro de los libros de comercio se llevará de la siguiente forma: "1. En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario, y 2. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior".
Respecto a la forma de llevar los libros por parte de los comerciantes, el artículo 48 ibídem establece: "Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios".
Señala el artículo 50 ídem: "La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno".
De otra parte, el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 en relación con la forma de llevar los libros, indica: "Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables…".
En armonía con lo antes expuesto el artículo 1 del Decreto 2620 del 23 de diciembre de 1993 dispone: "Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros".
Así mismo el artículo 6 de la Ley 527 de 1999, -Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones-, dispone que cuando una norma exija que la información conste por escrito, este requisito queda satisfecho con un menaje de datos, si la información contenida en éste es susceptible de consulta posterior. En similitud con esto, el artículo 12 de la referida ley expresamente establece "…Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".
Debe tenerse en cuenta que la obligación de los comerciantes de registrar los libros en forma física, entre ellos, los de contabilidad continua vigente, siendo las entidades encargadas de llevar el registro mercantil de los comerciantes, las Cámaras de Comercio.
En este sentido, se trae a colación algunos aspectos expuestos por la Superintendencia de Sociedades mediante Oficio 220-022017 del 21de febrero de 2008:
"(…)
Sobre el particular la Superintendencia de Industria y Comercio expresó: "Ahora bien, teniendo en cuenta que los comerciantes deben inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio, la forma de hacer tal registro está por ahora referida a documentos físicos, en papel, de tal suerte que, aunque es posible conservar los libros en medio técnico, magnético o electrónico –en tanto que se garantice su reproducción exacta- su registro presupone la existencia del soporte físico y hasta tanto el registro previo de los libros en un medio diferente al papel no sea posible, deben seguirse llevando en papel aquellos libros cuyo registro sea obligatorio". (Concepto 06076353 del 29 de agosto de 2006).
(…)
En este orden de ideas, y para dar respuesta a su consulta, se ha de concluir que si bien existen disposiciones que como el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 permiten llevar la contabilidad en medios electrónicos, tal hecho no implica el poder prescindir del diligenciamiento de los libros de contabilidad en papel, por las razones que se sintetizan a continuación:
1. Porque el artículo 50 del Código de Comercio, norma de carácter imperativo, exige que la contabilidad se lleve en libros registrados, valga decir, en libros impresos, lo cual impide que la contabilidad se adelante únicamente a través de medios electrónicos, por no existir mecanismo alguno para el registro ante la Cámara de Comercio de estos últimos, tal como la manifestó la Superintendencia de Industria y Comercio en el concepto citado en el presente oficio.
2. Porque admitir que la contabilidad se lleve solamente en medios electrónicos, traería como resultado el desconocimiento del artículo 50 del Estatuto Mercantil, con las consecuencias que de ello se derivan.
3. Porque reconocer que la contabilidad se lleve exclusivamente en soportes electrónicos, sería de antemano desconocer el valor probatorio de la misma, como quiera que el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993exige como requisito para tal efecto que la contabilidad se diligencie en libros registrados, condición esta que no puede satisfacerse a través de mecanismos electrónicos.
4. Porque si bien la Ley 527 de 1999, reglamentó el acceso y el uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, la misma no opera tratándose de la obligación de los comerciantes de llevar contabilidad, en razón a que de conformidad con el artículo 48 del Estatuto Mercantil, la forma de conformar la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, se hará de acuerdo a las disposiciones de dicho ordenamiento y a las demás normas sobre la materia, lo que excluye la aplicación de dicha ley por ser de carácter general y por no regular de forma alguna asuntos de naturaleza contable.
5. Porque el hecho de que el Consejo de Estado para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día, acepte que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, no significa que este último se exonere de la obligación autónoma e independiente de imprimir la contabilidad en los libros registrados, lo cual descarta la posibilidad de que se asienten las operaciones del ente económico únicamente en soportes electrónicos.
