Oficio 340-004645 del 1 de febrero de 2007

 

 

REGISTRO DE INGRESOS CUANDO EL ENTE ECONÓMICO ENDOSA EL CERTIFICADO DE DEPÓSITO DE MERCADERÍAS

 

 

En el caso consultado, se presentan dos situaciones: la primera cuando el dueño de las mercaderías las entrega en consignación al almacén general de Depósito y recibe el Certificado de Depósito y la segunda cuando se endosa el certificado expedido a una entidad financiera:

 

Con relación a la primera situación, el artículo 42 del Decreto 2649 de 1993, dispone que las cuentas de orden contingentes, como elemento de los estados financieros, reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

 

A su vez el artículo 110 ídem dispone, en sus numerales 1 y 2, que se deben registrar en Cuentas de Orden por Derechos o Responsabilidades Contingentes, los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos o que se relacionen con posibles obligaciones.

 

De igual manera, el artículo 121, indica que: “Las cuentas de orden se deben presentar a continuación del balance general, separadas según su naturaleza. Se deben revelar en notas los principales derechos y responsabilidades contingentes, tales como bienes de terceros, garantías otorgadas o contratadas, documentos en custodia, pedidos colocados y contratos pendientes de cumplimiento”.

 

Por su parte, el Decreto 2650 de 1993, contentivo del Plan Único de Cuentas para comerciantes, en la descripción del grupo 81 Derechos Contingentes, cuenta 8115 Bienes y valores en poder de terceros, indica que: “Registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico entregados a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación. Estas situaciones no implican que dichos bienes dejen de ser considerados como activos del ente económico”.

 

En consecuencia, una vez se entrega la mercancía en consignación al almacén general de depósito, debe procederse a efectuar los registros correspondientes de acuerdo con lo mencionado.

 

En relación con el endoso del certificado de depósito de mercaderías, el artículo 97 del decreto 2649 citado, dispone que un ingreso se entiende realizado y, por lo tanto, debe ser reconocido en las cuentas de resultado, cuando se ha devengado y convertido o sea razonablemente convertido en efectivo. “Devengar implica que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso”.

 

El artículo 98 ibidem sobre el reconocimiento de ingresos por la venta de bienes precisa de manera clara las condiciones y requisitos a tener en cuenta para el reconocimiento del ingreso, entre los cuales señala que:

 

a.      La venta constituya una operación de intercambio definitivo

 

b.      El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.

 

c.      No exista incertidumbre sobre el valor de la contraprestación originada en la venta y que se reconozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el vendedor

 

El artículo 123 ejusdem, expresa que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

 

Como complemento de la disposición citada en el punto anterior, conviene señalar que el artículo 1 del Decreto 1495 de 1978 modificatorio del artículo 10 del Decreto 2265 de 1976 prevé que: “Los documentos que justifican los comprobantes de contabilidad y respaldan las partidas asentadas en los libros son de orden interno y externo”.

 

“Son de orden interno los que sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribución de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, número de serie, descripción de la operación y cuantía de ella”.

 

“Son de orden externo los documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros, como las FACTURAS DE VENTAS, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener la fecha de expedición, número de serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente”.

 

Por su parte, según el Código del Comercio en el caso de los títulos a la orden señala que, el endoso en propiedad transmite la propiedad del título, esto es, no sólo transfiere el derecho principal incorporado sino también los derechos accesorios, y todas las facultades inherentes a dicha calidad.

 

Con fundamento en lo expuesto, el registro de los ingresos únicamente procede en el momento en que se lleve a cabo la enajenación del bien, el cual debe soportarse mediante la elaboración de la factura de venta, producto del traspaso de la mercancía, de tal manera que su contabilización afecte el período en el cual efectivamente se negoció la misma, que para el caso, surge en el momento en que el dueño de la mercadería endosa el título expedido por el Almacén General de Deposito, documento que soporta la transacción y que sirve de base, entre otros, para el registro de la enajenación de la misma.

 

Ahora bien, en cuanto a los registros a efectuar por quienes intervienen en la operación, el vendedor afectará el rubro de ingresos operacionales respectivos y se descarga del inventario las mercaderías que amparan el certificado de depósito de mercaderías, así mismo quien compra el título activará sus inventarios por el valor adquirido. Lo anterior, independiente de los registros que deben realizar cada uno, producto de los hechos inherentes a la operación, como son entre otros el registro del impuesto a las ventas e ICA, retención en la fuente, cuentas por cobrar y pagar.