Oficio 340-027705 de 30 de mayo de 2007
REGISTRO DE CONTINGENCIAS ORIGINADAS EN LA FINANCIACIÓN DE CARTERA A CLIENTES AVALADA POR LA SOCIEDAD.
1. El artículo 48 del Código de Comercio preceptúa que la contabilidad, libros, registros contabIes, inventarios y estados financieros en general se conformarán a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia; señalando, igualmente, que será permitida la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico -contable con el fin de asentar las operaciones, siempre que faciliten el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado de los negocios, siendo, además, este último propósito, refrendado por el artículo 50 del Estatuto Mercantil.
2. El Decreto 2649 de 1993, contentivo de los Principios y Normas de General aceptación en Colombia, dentro del marco conceptual de la contabilidad, establece que los principios o normas de contabilidad son el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas, planteando una distinción entre normas técnicas generales y especificas. Las primeras, orientadoras del ciclo contable, o sea del proceso lógico que debe seguirse con el fin de que se reconozcan y se transmita correctamente en la información los hechos económicos al usuario de la misma.
a) El artículo 1 idem define tales principios, como el conjunto de conceptos básicos, y de reglas que deben ser observados al registrar e informar conta9lemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales.
b)El artículo 17, preceptúa que cuando quiera que existan dificultades para medit1de manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
c) EI artículo 35, consigna que un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
d) El artículo 36, establece que el pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servidos a otros entes.
e) Los artículos 47 y 53 indican que para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido en la contabilidad se requiere que corresponda a un elemento de los estados financieros, pudiendo ser medido representado de manera adecuada, lo que permite una correcta clasificación según su naturaleza, de manera que se registre en las cuentas apropiadas.
f) El artículo 42 dispone que las cuentas de orden contingentes; reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.
En ese orden de ideas, para el registro contable de los hechos económicos debe observarse lo señalado en las normas: y/o principios de contabilidad de general aceptación, es así que hasta tanto una transacción no incorpore en si misma beneficios económicos futuros ciertos, no es posible llevar a cabo su reconocimiento y reflejarlo como un activo dentro del cuerpo del balance.
Ahora bien, la norma básica de la prudencia del referido decreto debe aplicarse bajo él entendido de que en condiciones de incertidumbre no es factible anticipar ingresos o utilidades pero si deben reconocerse las posibles pérdidas.
En consecuencia, el compromiso que asume la sociedad en el momento en que los clientes utilizan el crédito bancario para cancelar las facturas y suscribir un nuevo pagaré por dicha obligación que es avalado por ésta, no debe ser reconocida en la contabilidad como un activo y un pasivo, más sí, como una Cuenta de Orden Contingente, por cuanto tal transacción conlleva a hechos o circunstancias: que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico, en la medida en que el cliente incumpla su obligación de pago a la entidad financiera y que por tal circunstancia obliga a la sociedad a cubrir, cancelando al banco la cuota o cuotas incumplidas por el cliente y con ello registrar el Deudor respectivo, bien sea en el rubro Deudores clientes, o como Deudas de Difícil Cobro, según los análisis efectuados por los encargados de evaluar la cartera y a su vez cancelar la parte correspondiente en las cuentas de orden, procedimiento que se ajusta a los registros que viene haciendo hasta ahora la sociedad.
