Oficio 115-021611 del 19 de febrero de 2008
REF. Registro de anticipos entregados por Entidades Oficiales
Se recibió su escrito enviado a través de la webmaster el día 03 de enero del presente año radicado en esta Entidad con el número 2008-01-000281, mediante el cual consulta sobre el registro de los anticipos entregados por entidades públicas a los contratistas.
Antes de atender el tema por usted consultado, es preciso advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C. C. A., profiere los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas.
Señalado lo anterior, para poder determinar la manera en que se deben realizar los registros, reflejando en debida forma el hecho económico en la contabilidad es necesario precisar;
1. El artículo 34 del Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, señala como elemento de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos y las cuentas de orden.
2. El artículo 35 ibídem, define un activo como la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
3. A su vez el articulo 36 de la norma en comento, define un pasivo como la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entres.
4. De otra parte el Decreto 2650 de 1993 contentivo del Plan Único de Cuentas para comerciantes y sus modificatorios, busca la conformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.
5. El artículo 3 ídem, estableció que el catalogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos de Producción o de Operación y Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.
Estableciendo las clases 8 y 9 para el registro de las Cuentas de Orden, describiéndolas así:
La clase 8 corresponde a las Cuentas de Orden Deudoras, que reflejan los hechos o circunstancias de las cuales se pueden generar derechos que afecten la estructura financiera del ente económico.
Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.
La clase 9 agrupa las Cuentas de Orden Acreedoras que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que, por tanto, pueden llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.
Por lo anterior, con el propósito de reconocer y clasificar en debida forma el anticipo recibido por parte del estado, es importante que el ente económico identifique claramente su correspondencia con uno de los elementos de los estados financieros, sin olvidar que los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal, tal y como lo señala el artículo 11 del Decreto 2649 antes mencionado.
En el caso de que el anticipo tenga origen en un contrato de administración delegada celebrado con el estado, deben utilizar el procedimiento descrito en el concepto 340-64175 del 4 de octubre de 2000.
