Oficio 340-058091 del 23 de octubre de 2006
RECTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DE ENTES ECONÓMICOS OBLIGADOS A REMITIR INFORMACIÓN
Nos permitimos transcribir la parte pertinente del oficio número 220-53972 del 30 de diciembre de 2001, mediante el cual la Entidad se pronunció sobre las normas legales que establecen la obligación de preparar y difundir estados financieros de propósito general, así:
(...)
Dispone el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 que: "A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere"
El artículo 36 ibidem, se ocupa de señalar en forma expresa el carácter de las notas a los estados financieros, con las cuales dice, "conforman un todo indivisible", sentando como principio el deber de prepararlas y presentarlas "conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados".
A continuación el artículo 37 ídem defiere en el representante legal y el contador "bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros" el deber de "certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros", y define la certificación como el acto de declarar "que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros."
En armonía con el anterior, el articulo 38 ejusdem, define los estados financieros certificados, de los cuales dice, que son aquellos que "se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas."
En este estado y luego de garantizar en debida forma la presentación de los estados financieros, el legislador consagra respecto de ellos presunción de autenticidad en el artículo 39 ibidem, en los siguientes términos: "Salvo prueba en contrario, los estados financieros certificados y los dictámenes correspondientes se presumen auténticos". Así mismo, en aras de preservar dicha presunción, establece en general y en abstracto en el artículo 40 de la ley mencionada, mecanismos de rectificación de los estados financieros y de las notas, atribución que corresponde a las entidades gubernamentales que ejercen inspección, vigilancia o control, que son las facultadas por el legislador para "ordenar rectificar los estados financieros o las notas que no se ajusten a las normas legales".
De igual manera, mediante el oficio número 220-53972 del 30 de diciembre de 2001, indico lo siguiente:
(...), debe tenerse en cuenta que el sentido y alcance del artículo 40 citado, no es otro que la atribución conferida a la Entidad que ejerce inspección, vigilancia o control para ordenar la rectificación de los estados financieros y/o sus notas, cuando de la revisión de los mismos observa que no se ajustan a las normas contables contenidas en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas concordantes.
Advierte la citada norma que cuando la revisión versa sobre los estados financieros del último ejercicio contable, dentro del mes (1) siguiente al recibo de los mismos la autoridad competente, de ser necesario, debe ordenar las modificaciones y correcciones para que sean reconocidas dentro del período que es objeto de revisión, para lo cual deberá mediar convocatoria al máximo órgano social con el fin de que apruebe los nuevos estados financieros, aunque de haber expirado el plazo citado, podrá observar las irregularidades y sus ordenes atenderse en el período en curso.
En cambio, si se trata de estados financieros de ejercicios anteriores, lo que la ley dispone es que las rectificaciones que ordene la entidad gubernamental competente deben reconocerse por el ente económico en el ejercicio contable en curso, tal como se colige del artículo 106 del Decreto 2649/93, que a la letra dice: "RECONOCIMIENTO DE ERRORES DE EJERCICIOS ANTERIORES. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se adviertan” (resaltado fuera de texto).
Ahora bien, cuando es la sociedad la que por conducto de sus administradores, revisor fiscal o por cualquier otro medio, advierta errores e inconsistencias contables en la preparación y elaboración de los estados financieros de último ejercicio o de períodos anteriores, de inmediato debe ordenar las correcciones a que haya lugar, puesto que un actuar omisivo de los administradores y/o del revisor fiscal, sería violatorio de la ley y los estatutos, si se tiene en cuenta que una de las funciones asignadas es precisamente velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, además porque los estados financieros certificados o dictaminados comporta que se ha verificado la información y que el balance presenta en forma real y fidedigna la situación financiera de la compañía (num 2º art. 23, 37 y 38 Ley 222 citada).
En ese orden de ideas, pese al hecho de haber enviado los estados financieros correspondientes a ejercicios contables anteriores, sin haber recibido orden de rectificación de los mismos por parte de la entidad gubernamental respectiva, con el fin de que la información cumpla con los objetivos y cualidades previstos en el ordenamiento contable, la sociedad podrá optar por reabrir los libros del año en que se hayan detectado los errores, efectuar las correcciones a que hubiere lugar y convocar al máximo órgano social para la aprobación de los nuevos estados financieros ó efectuar las correcciones en el período en que se adviertan, haciendo las revelaciones en las notas a los estados financieros.
