Oficio 115-037542 del 2 de febrero de 2009
Reconocimiento contable de un contrato de arrendamiento que implica una operación con pacto de reajuste.
“Las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y los inventarios existentes a la Fecha de Entrega y de propiedad del ARRENDADOR, asociados al establecimiento de comercio, hacen parte de éste, para ser cobrado, pagado y/o enajenado por el ARRENDATARIO, como parte del desarrollo normal del negocio de Tienda por Departamentos, sin que esto configure la transferencia de propiedad de dichos bienes, en razón a que el ARRENDATARIO a la terminación del arrendamiento deberá restituir el establecimiento con sus equivalentes traídos a valor presente indexado por IPC al momento de la restitución. EL ARRENDATARIO es autónomo en la disposición que le dé al inventario que le entregue EL ARRENDADOR.
Con relación al numeral antes citado, las sociedades propietarias de los establecimientos de Comercio en la cuenta de inventarios y durante los diez años de duración del contrato tendrán contabilizado el inventario determinado a la fecha de entrega del establecimiento y efectuarán una valoración correspondiente al IPC anual.”
Sobre el particular solicita que se le informe si el registro contable planteado anteriormente es el correcto y si se requiere de una aprobación expresa por la Superintendencia de Sociedades para efecto de valorizar el inventario.
Antes de proceder a la atención sobre su consulta es necesario precisar que la función de esta Superintendencia en lo que corresponde a la atención de consultas se circunscribe a la interpretación de las normas de manera general, razón por la cual en el presente escrito trataremos el tema por usted planteado ciñéndonos al citado precepto.
Señalado lo anterior, para el caso en comento debemos tener presente la siguiente normatividad, así:
1. El Decreto 2649 de 1993 Contentivo de las normas o principios de Contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en los artículos pertinentes señala:
a. Artículo. 3o. Objetivos básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organizac ión y dirección de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y
9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.
b. Artículo. 4o. Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.
c. Artículo. 11. Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no únicamente en su forma legal.
Cuando en virtud de una norma superior, los hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados del ejercicio
d. Artículo. 15. Revelación plena. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.
La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.
También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoria generalmente aceptadas
e. Artículo. 35. Activo. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
f. Artículo. 38. Ingresos. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.
g. Artículo. 63. Inventarios. Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.
h. Artículo. 53. Clasificación. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
i. Artículo. 69. Ajuste del valor de los activos representados en moneda extranjera, en UPAC o con pacto de reajuste. La diferencia entre el valor en libros de los activos expresados en moneda extranjera y su valor reexpresado el último día del año, representa el ajuste que se debe registrar como un mayor o menor valor del activo y como ingreso o gasto financiero, según corresponda.
Cuando los activos se encuentren expresados en UPAC o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, el ajuste se debe registrar como un mayor valor del activo y como contrapartida un ingreso financiero.
2. Concordante con lo anterior, el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios, contentivo del Plan Único de Cuentas para comerciantes, expresa lo siguiente:
a. El artículo 1º., referente a los objetivo señala que El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.
b. El artículo 2o. indica que el plan único de cuentas esta compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
c. El artículo 3o. relacionado con el catálogo de cuentas manifiesta que, éste contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y Cuentas de Orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.
d. El Grupo 14 relativo a los Inventarios, señala en su descripción que tal grupo comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.
e. En dicho grupo el rubro para el reconocimiento de los productos destinados para la venta que no son fabricados por el ente económico se identifica con el código 1435- describiéndolos como aquellos bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su enajenación.
f. El Grupo 18 relativo a los Otros activos indica en su descripción que tal grupo comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el citado Plan, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte.
g. En dicho grupo el rubro identificado con el código 1895- Diversos, se utiliza para registrar el costo de los activos no determinados en las cuentas anteriores, del señalado plan.
3. El Código de Comercio en su artículo 864 define los contratos en general en los términos siguientes: “El contrato es un acuerdo de dos o más partes para constituir, regular o extinguir entre ellas una relación jurídica patrimonial, y, salvo estipulación en contrario, se entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste reciba la aceptación de la propuesta…”
Expuesto lo anterior, para el caso que nos ocupa, si bien los productos adquiridos por el ente económico, en su momento cumplían con las características y condiciones para ser catalogados como inventarios, esto es, son bienes corporales destinados para la venta en el curso normal de los negocios, atendiendo lo señalado en el contrato celebrado; en el que se manifiesta que los inventarios existentes fueron entregados al arrendatario sin que ésta configure la transferencia de propiedad de dichos bienes, por un tiempo de diez años y al cabo de transcurrido dicho período, debe ser restituido con su equivalente al momento de su restitución; se está ante un hecho que modifica la naturaleza de tales activos, lo que conlleva a una reclasificación y presentación dentro de la información financiera del ente económico, que atendiendo lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes deberá registrarse en el grupo de Otros activos, Cuenta Diversos, hecho que de igual manera deberá ser ampliamente revelado en las notas a los estados financieros para que los usuarios de la información financiera cuenten con la suficiente explicación y por ende les permita conocer de manera adecuada los eventos que han afectado y/o pueden afectar a la sociedad.
De igual manera, atendiendo la norma básica contable de realización, mensualmente deberá reconocerse el ingreso por concepto del pacto de reajuste señalado por las partes en el contrato, para lo cual se afectará el rubro de Otros Activos – Diversos, con abono a los Ingresos No Operacionales – Financieros-Otros- Pacto de reajuste.
Ahora bien, en cuanto a su interrogante si tal registro y valorización del inventario requiere aprobación de la Superintendencia, es preciso señalarle que, dentro de las funciones asignadas por la ley a la Entidad se encuentra establecida entre otras la de verificar que las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control en la ley y los estatutos se ajusten a las normas legales; razón por la cual no le es dable pronunciarse para la aprobación de los contratos celebrados por las partes.
