Oficio 115-120791 del 26 de noviembre de 2008
REF: Reconocimiento contable de la diferencia en cambio en anticipos sobre futuras exportaciones
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-220806 el 20 de octubre de 2008, a través del cual en relación con el tema de la referencia consulta:
2.1 ¿Debería entenderse que los pesos colombianos resultantes de la monetización de las divisas, constituyen un pasivo y posteriormente el precio de venta de la transacción?
2.1 O por el contrario, ¿es correcto desde el punto de vista contable, que la obligación se actualice en forma mensual tomando como referencia la TRM, y en consecuencia, la referencia para establecer el ingreso (precio de venta) lo constituya el pasivo una vez haya sido ajustado?
Sea lo primero aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.
Señalado lo anterior y con el fin de atender el tema consultado, es necesario tener en cuenta algunos de los artículos del Decreto 2649 de 1993 que establecen la forma o más bien de que manera debe ser llevada la contabilidad, para que presente razonablemente la situación financiera de la sociedad y permita a los administradores tomar decisiones en cualquier momento acordes con la realidad de la compañía, así:
El artículo 12 menciona que solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
En relación con los pasivos el artículo 36° lo define como la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
El artículo 82° en relación con el ajuste del valor de los pasivos determina que: el valor de los pasivos poseídos el último día del período o del mes, se deben ajustar con base en la tasa de cambio vigente al cierre del período o del mes para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotización de la UPAC a la misma fecha o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, registrando como contrapartida un gasto o un ingreso financiero, según corresponda, salvo cuando tales conceptos deban activarse.
De otra parte, el Diccionario de Términos Contables de la Editorial Universidad de Antioquia, define la factura como el documento que el vendedor entrega al comprador, detallando las mercancías vendidas o los servicios prestados, e indicando la naturaleza de cada una de ellas, calidad, cantidad, precio, condiciones, etc.
Con fundamento en lo expuesto, el registro de los ingresos únicamente procede en el momento en que se realice la venta de bienes o servicios, el cual debe soportarse con la factura respectiva, de tal manera que su contabilización afecte el período correspondiente. Un vez registrado el ingreso por la venta de bienes o servicios al exterior, se cancelarán los anticipos recibidos del cliente que previamente debieron haber sido ajustados por diferencia en cambio, como mínimo al cierre de cada mes.
Finalmente, es del caso precisar que de conformidad con el artículo 136 del Decreto 2649 de 1993, en el reconocimiento y revelación de los hechos económicos priman los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, es decir, para el caso materia de estudio, las normas cambiarias únicamente tiene efectos para estos fines.
