Referencia: Radicado 006762 del 11/03/2016

  

Mediante el radicado de la referencia la peticionaria formula las siguientes preguntas:

·      Cuántas facturas originales puede el operador logístico con la misma numeración cuando la factura es electrónica y cómo diferenciar las originales de las copias? (SIC)

·      Se pueden expedir facturas con el mismo número pero diferente fecha de expedición y misma fecha de prestación del servicio? (SIC)

·      Son válidas dos facturas con el mismo número pero una es de cobro general y otra se presenta el discriminado (SIC), las dos por el mismo valor y con fechas de expedición diferentes? (SIC)

·      Se pueden expedir dos facturas con un mismo número y diferente valor?

·      Cuando existan diferencias de valores entre factura y soportes entregados, sería suficiente ajustar la operación con notas contables? (SIC) o cuál sería el procedimiento a realizar?(SIC)

En cuanto a la primera de las inquietudes planteadas es preciso indicar que el artículo 615 del Estatuto Tributario establece que para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen.

En ese sentido, la factura electrónica es un documento equivalente a la factura de venta, tal como lo señala el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y que se encuentra definida en el artículo 2º del Decreto 2242 de 2015, “por el cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal”así:

Artículo 2°. Definiciones. Para efectos de la aplicación e interpretación del presente Decreto, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

También indica el artículo 1º de este Decreto, que a quienes aplique esta reglamentación deberán surtir el procedimiento de habilitación previsto en su artículo 10 y una vez agotado el mismo, deberán expedir factura electrónica en las condiciones señaladas, para lo cual este Despacho destaca lo contenido en su artículo 3º:

Artículo 3°. Condiciones de expedición de la factura electrónica. Para efectos de control fiscal, la expedición (generación y entrega) de la factura electrónica deberá cumplir las siguientes condiciones tecnológicas y de contenido fiscal:

1. Condiciones de generación:

(…)

b) Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que esta señale;

c) Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario, salvo lo referente al nombre o razón social y NIT del impresor y la preimpresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminar el impuesto al consumo, cuando sea del caso.

(Se resalta).

El mencionado Decreto fue reglamentado a través de la Resolución DIAN número 000019 del 24 de febrero de 2016, cuyo texto para su mayor comprensión y aplicación puede ser consultado en la página web de la DIAN.

Es preciso recordar que dentro de los requisitos que consagra esta norma está el de incluir, entre otros, un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

También el artículo en estudio consagra la obligación de entregar o poner a disposición del adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que el adquirente también expida factura electrónica (por tratarse de un obligado a facturar electrónicamente) o aun no estando obligado decide recibir factura en formato electrónico de generación, o una representación gráfica de la factura electrónica en formato impreso o en formato digital, en este último caso enviada al correo o dirección electrónica indicada por el adquirente o puesta a disposición del mismo en sitios electrónicos del obligado a facturar electrónicamente, cuando se trate de no obligados a facturar electrónicamente y que no optaron por recibirla en formato electrónico de generación.

Así las cosas, tratándose de facturación electrónica esta deberá cumplir con las condiciones de expedición y numeración consecutiva, en los términos anteriormente señalados, razón por la cual no se puede hablar de varias facturas originales (como lo pretende la consultante) ni de un mecanismo para diferenciarlas.

Similar conclusión aplica para la segunda inquietud planteada en la consulta, respecto a la posibilidad de expedir facturas con el mismo número pero diferente fecha de expedición y misma fecha de prestación del servicio. En este punto la consultante no precisa si la pregunta se hace en el marco de la factura electrónica, no obstante el mismo requisito de la numeración consecutiva contenido en el artículo 617 del Estatuto Tributario aplica en este caso.

En cuanto a las preguntas tres y cuatro que plantean si es válido emitir dos facturas con el mismo número, pero una de cobro general y donde se discriminen los valores, las dos por el mismo valor y con fechas de expedición diferentes y si es posible expedir dos facturas con un mismo número y diferente valor, este Despacho reitera lo establecido en elartículo 615 del Estatuto Tributario respecto de la obligación de expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, siendo inviable las dos alternativas puestas a consideración en la consulta.

Respecto a la última pregunta, se observa en su comunicación que esta fue atendida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, tal como consta en el Oficio CTCP-10-00036-2016.

Finalmente, es de precisar que el tema de factura electrónica del Decreto 2242 de 2015 y la Resolución DIAN 000019 de 2016, hasta ahora se encuentra en etapa de prueba piloto con las entidades seleccionadas en su momento por la DIAN. En los anteriores términos se resuelve su consulta.

Cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: https://www.dian.gov.co siguiendo los íconos: “Normatividad” – “Técnica” y seleccionando los vínculos “doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

El Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina,

Pedro Pablo Contreras Camargo.