Oficio 220-165988
28 de Noviembre e 2011
Superintendencia de Sociedades
Procedimiento para firma de actas de reuniones del máximo órgano social cuando se obvió el nombramiento de presidente y secretario de éstas.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-326912, mediante el cual consulta quién debe suscribir el acta resultante de una reunión del máximo órgano social de una compañía cuando hubo que levantarse la sesión sin que se hubieran nombrado presidente y secretario de la misma y el revisor fiscal se abstienen de firmar argumentando que no asistió a la misma.
R/. Teniendo en cuenta que ya esta oficina se ha ocupado antes del tema de su consulta, resulta oportuno traer a continuación las consideraciones jurídicas que recogen en general su criterio a partir de las disposiciones legales pertinentes.
En primer lugar es sabido que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para consignar en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve a cabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículos 189 y del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431 ídem, normas que conjuntamente contemplan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.
Así se tiene que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 431 del código citado, las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto por el Revisor Fiscal, lo que claramente indica que cuando sea del caso, es posible sustituir la firma de uno u otro funcionario, e incluso de ambos, con la del Revisor Fiscal, independientemente de que en el cuerpo del documento figuren los nombres de las personas que desempeñaron los cargos respectivos.
Ahora, de no ser dable la solución anterior, como sucede en el caso planteado en su consulta, y considerando que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de las personas en que éste delegue tal atribución, es la de dotar el documento del suficiente valor probatorio, es viable optar por incluir las decisiones de las que da cuenta el acta respectiva en una posterior y por ende, correspondiente a una nueva reunión, en la que el propio órgano social consienta en incluir el temario de la anterior citación. De esta manera, la propia asamblea subsanaría la omisión, reafirmando las decisiones que fueran adoptadas antes y, aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la constancia en el acta que se levante de esa nueva reunión.
Por último no sobra observar que aún cuando las actas que cumplan con las formalidades del caso, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones que en consten en ellas, según los términos del artículo 189 ibídem, hay tener presente que en todo caso no son el único medio probatorio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen la aplicación de otros medios de prueba para suplir su ausencia, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas conforme indica la disposición legal mencionada, pero esa restricción, por su carácter de tal, sólo tiene vigencia en el supuesto expresamente señalado, por lo que no aplicaría tratándose de hechos que pretendan hacer valer los asociados o eventualmente, terceros.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso administrativo.
