Oficio 220-046897
03 de Abril de 2011
Superintendencia De Sociedades
Presupuestos que determinan las reuniones por derecho propio   Elección de la junta directiva

Aviso recibo de su comunicación radicada con el No. 2011-01-047211, mediante la cual formula una consulta que propone dos interrogantes que se resumen así

Tratándose de una sociedad de responsabilidad limitada, es posible realizar una reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, cuando “la asamblea ha sido convocada a sesión ordinaria” en dos oportunidades y no ha sido posible llevar a cabo las reuniones por falta de quórum ?

Cuando dos de los miembro de la junta directiva no aceptaron sus cargos, éstos pueden ser reemplazados por otros dos miembros elegidos por la junta directiva restante?

En el entendido que este Despacho emite los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no se pronuncia mediante esta instancia sobre situaciones particulares y concretas, es pertinente efectuar a continuación las siguientes consideraciones jurídicas fundadas en los preceptos legales que regulan los temas objeto de sus inquietudes, consideraciones con base en las cuales es dable concluir que es negativa la respuesta ante uno y otro; esto es que no es procedente en las circunstancias descritas efectuar una reunión por derecho propio, y que los miembros de la junta directiva no pueden ser nombrados por otros de su misma calidad.

Reuniones por derecho propio

Este tipo de reunión deriva del presupuesto de no haberse convocado al máximo órgano a la sesión ordinaria del Órgano Rector "en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio..." (artículo 422 del Código de Comercio).

El inciso segundo del artículo 422 citado, establece que cuando la asamblea no es convocada a reunión ordinaria en la oportunidad que establecen los estatutos o en su defecto la ley, la misma se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 A.M., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, en cuyo caso podrá deliberar y decidir válidamente con cualquier número plural de personas, sin importar la cantidad de acciones o cuotas que se encuentren representadas(artículo 429 ibídem,)

Tal norma tiene su razón de ser para la protección de los socios en su derecho de reunirse al menos una vez al año, precisamente cuando las personas que tienen la obligación de hacer la correspondiente convocatoria no la realizan en los términos de ley o estatutarias.

En esa medida no habrá lugar a la realización de una reunión por derecho propio si en su oportunidad se ha efectuado la convocatoria para reunión ordinaria y esta no se ha llevado a cabo por falta de quórum, evento en el cual deberá citar a una nueva reunión en los términos y condiciones que prevé el artículo 429 ibídem .

Elección de la junta directiva

A este respecto viene al caso precisar que si bien en las sociedades de responsabilidad limitada no está prevista la existencia de la Junta Directiva, es posible pactar su presencia dentro de los órganos de administración y, en ese evento, la forma de elección y la duración de sus miembros en el ejercicio del cargo deberá sujetarse a lo dispuesto en los artículos 197 y 198 del Código citado.

Así las cosas, será preciso acatar el precepto contenido en el primer inciso primero del artículo 197 ibídem, de acuerdo con el cual se tiene que siempre que en las sociedades se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema del cuociente electoral y, lo prescrito por el último inciso de la norma citada que establece que las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad.

A su turno, conforme al artículo 199 ibídem, los incisos segundo y tercero del artículo 198 ejúsdem, se aplicará respecto de los miembros de las juntas directivas, revisores fiscales y demás funcionarios elegidos por la asamblea o por la junta de socios, y a su vez, el segundo de ellos dispone que aunque las elecciones se hacen para los períodos determinados en los estatutos, los nombramientos pueden ser revocados libremente en cualquier tiempo.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Tomado De: https://www.supersociedades.gov.co/ss/drvisapi.dll?MIval=sec&dir=45&id=31290&m=td&a=td&d=depend