• Oficio N° 054543

17de Julio de 2007

Ref. Consulta radicada bajo el número 4874 el 25 de junio de 2007

Solicita se le informe quién debe suscribir las declaraciones del impuesto sobre las ventas y de retención en la fuente, en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada en la cual el representante legal y el suplente fallecieron, pero están vivos tres socios minoritarios que no tienen ningún cargo directivo.

Sobre el particular es necesario verificar las normas que regulan los deberes y obligaciones formales, específicamente los artículos 571 y literal c) del artículo 572 del Estatuto Tributario, que disponen:

Artículo 571. Obligados a cumplir los deberes formales. Los contribuyentes o responsables directos del pago del tributo deberán cumplir los deberes formales señalados en la ley o en el reglamento, personalmente o por medio de sus representantes, y a falta de éstos, por el administrador del respectivo patrimonio.

Artículo 572. Representantes que deben cumplir deberes formales. Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:

…

c) Modificado. L. 223/95, art. 172. Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de impuestos y aduanas correspondiente;

…

Artículo 556. Representación de las personas jurídicas. La representación legal de las personas jurídicas será ejercida por el presidente, el gerente o cualquiera' de sus suplentes, en su orden, de acuerdo con lo establecido en los artículos 372, 440, 441 y 442 del Código de Comercio, o por la persona señalada en los estatutos de la sociedad, si no se tiene la denominación de presidente o gerente. Para la actuación de un suplente no se requiere comprobar la ausencia temporal o definitiva del principal, sólo será necesaria la certificación de la cámara de comercio sobre su inscripción en el registro mercantil. La sociedad también podrá hacerse representar por medio de apoderado especial.

De conformidad con lo previsto en las normas transcritas le corresponde a los representantes legales cumplir con las obligaciones formales de sus representados que para el caso de las personas jurídicas radica en el presidente, el gerente o cualquiera de sus suplentes, en su orden, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, o por la persona señalada en los estatutos de la sociedad, si no se tiene la denominación de presidente o gerente, al igual que la sociedad puede hacerse representar por medio de apoderado especial.

En el oficio 220-20715 del 20 de abril de 2007, la Superintendencia de Sociedades se pronunció sobre la representación de las cuotas sociales de un socio fallecido, y en uno de sus apartes afirma:

"De lo anteriormente expuesto se colige que tal como lo dispone el Estatuto Mercantil, el Código de Comercio y el Código de Procedimiento Civil, en cuanto se refiere al ejercicio de la representación de las acciones que pertenecen a la sucesión ilíquida, las personas que pretenden ejercerla, deberán demostrar su calidad de albacea con tenencia de bienes, o su carácter de representante de los sucesores reconocidos en el respectivo trámite sucesoral, previa elección por mayoría de los votos" (Oficio 100-42480 de 31. de julio de 1997) (Resaltado del texto)

Solo queda agregar, frente a la no apertura del proceso de sucesión, y al no existir en el ordenamiento mercantil regulación al respecto, en aplicación al artículo 2º del mismo, es preciso acudir a las reglas generales sobre curaduría de bienes prevista en los artículos 569 y 1297 del Código Civil, a fin de que se designe el curador que represente la herencia yacente, mientras se reconocen a las personas interesadas dentro del proceso de sucesión

De lo expuesto, en representación de las cuotas sociales cuyo titular ha fallecido, solo podrá asistir la persona que demuestre alguna de las calidades antes mencionadas, en caso contrario, las mimas no podrán ser representadas en reuniones del máximo órgano social.

En todo caso, los representantes legales deben tomar las medidas pertinentes con el fin de que la sociedad pueda desarrollar su objeto social y atender los requerimientos de las autoridades administrativas, en especial las fiscales cuyos deberes formales se encuentran determinados por ley y cuyas fechas de cumplimiento están previamente establecidas por el Gobierno Nacional o la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en el evento de presentarse situaciones especiales respecto de la representación de la persona jurídica, le corresponde a los socios y a los representantes de los sucesores, tomar las decisiones pertinentes, conforme a los procedimientos legales.

Cordialmente

ISABEL CRISTINA GARCÉS SÁNCHEZ

Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria

Oficina Jurídica