manejo de los gastos de representación y la forma de calcular la retención en la fuente para funcionarios administrativos de universidades oficiales

Oficio 026804

Conforme a lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y la Resolución No. 1618 de 2006, este despacho es competente para absolver en sentido general y abstracto las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias cuyos impuestos administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Consulta sobre el manejo de los gastos de representación y la forma de calcular la retención en la fuente para funcionarios administrativos de universidades oficiales, de tiempo completo que devengan asignación básica y gastos de representación, pero que por efecto de haberse ganado un concurso de cátedra como docente universitario percibe salario por dicho concepto y unos gastos de representación.

Según el numeral 7° del artículo 206 del Estatuto Tributario, se consideran rentas de trabajo exentas los gastos de representación que perciban los rectores y profesores de las universidades oficiales, los cuales no podrán exceder del cincuenta por ciento (50%) de su salario.

En este caso, la exención que concede el legislador, corresponde máximo al cincuenta por ciento (50%) de los gastos de representación que perciba como docente sin ser extensivo a los gastos de representación percibidos por otros conceptos. Sobre el tema este despacho se pronunció mediante Concepto No. 100437 de 1998, cuya copia se anexa.

Debe considerarse que en materia de retención en la fuente, el numeral 2° del artículo 369 del Estatuto Tributario, consagra que no están sujetos a retención en la fuente: “los pagos o abonos en cuenta que por disposiciones especiales sean exentos en cabeza del beneficiario”, y respecto a los ingresos laborales como conceptos sometidos a retención en la fuente, el artículo 383 del mismo Estatuto, prescribe que la retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos los porcentajes establecidos en la respectiva tabla.

Fiscalmente están sometidos a retención en la fuente la totalidad de los ingresos provenientes de una relación laboral o legal y reglamentaria, salvo los expresamente exceptuados, por lo tanto, al cálculo mensual de la retención en la fuente deben incorporarse los ingresos percibidos como docente, la parte de los gastos de representación relacionados directamente a esta labor que no hayan sido considerados como exentos en la proporción permitida por la ley y la totalidad de los ingresos brutos como funcionario administrativo.

Respecto a la aplicación del Oficio 073035 de 2005 (Octubre 7), este responde al supuesto cuando además de la relación laboral, existe otro contrato, por prestación de servicios independientes gravados con IVA, situación que no corresponde a la consultada.

Finalmente, le manifiesto que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general, el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de INTERNET, www.dian.gov.co , la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual puede ingresar por el icono de “Normatividad” – “ técnica”-, dando clic en el link “Doctrina Oficina Jurídica”.

Atentamente