Oficio 220-82868
9 de Septiembre de 2010
Superintendencia de sociedades
Presentación de estados financieros - Responsabilidad de administradores
Me refiero a su consulta recibida a través de la página WEB de la entidad el pasado 25 de agosto de 2010 y radicada con el número 2010-01-196135, mediante la cual se presenta el siguiente caso:
“¿Que ocurre cuando en una sociedad anónima el gerente no presenta los estados financieros en los plazos fijados por la ley? ¿Qué ocurre cuando en el caso anterior, se nombra un nuevo gerente y el anterior no le entrega estados financieros aprobados? ¿Qué responsabilidad existe para el nuevo gerente?”.
Dentro del articulado del código de comercio se encuentra el 422, en el que se establece que la asamblea general de accionistas debe realizar reuniones ordinarias por lo menos una vez al año en las fechas fijadas en los estatutos y a falta de estipulación estatutaria debe sesionar durante el lapso comprendido entre los 3 primeros meses de cada año (1 de enero a 31 de marzo), es decir, después de efectuado el vencimiento del ejercicio social.
Conforme a lo anterior, una de las funciones generales de la asamblea general está estipulada en el numeral 2 del artículo 187 del código de comercio y consiste en la obligación de examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores; para comprender esta función es necesario relacionarla con los deberes en los que se encuentra inmerso el administrador, que de manera general están expresados en el inciso 1 del artículo 23 de la ley 222 de 1995 y que a su tenor estipula que los administradores deben obrar de buena fe, con la lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios; además sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de los asociados. Y como estipulación especial se encuentra el numeral 2 del mismo artículo, que impone el deber de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, y dentro de las cuales se encuentra la de presentar los estados financieros ante la asamblea general de accionistas para su posterior aprobación o improbación, bajo los requisitos y periodos de tiempo que exijan los estatutos y la ley (Articulo 46 de la ley 222 de 1995).
Para la consulta en particular, es importante aclarar que también es deber del administrador saliente, rendir cuentas conforme al artículo 45 de la ley 222 de 1995, es decir al mes siguiente en que se retire de su cargo; por lo que será necesario que se presenten los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión. Pero dado el hecho que no se cumpla con este deber, no exonera de cumplir con sus deberes a quien detente el cargo de nuevo administrador, quien deberá adelantar todos los procedimientos exigidos a la sociedad y que estén bajo su responsabilidad, tal como el de preparar los estados financieros, que el anterior administrador no preparó.
El incumplimiento de uno o varios deberes estipulados en la ley, pueden tener como consecuencia una formulación de responsabilidad en contra del administrador. La norma que regula esta situación de manera general está consagrada en el artículo 200 del código de comercio que fue modificado por el artículo 24 de la ley 222 de 1995, el cual en su inciso tercero dice que en los casos de incumplimiento o extralimitación de funciones, violación de la ley o los estatutos, se presumirá la culpa del administrador; es decir que bastara con probar que existe culpabilidad, daño y un nexo causal entre la culpa y el daño ocasionado (que en este caso puede generarse por la no presentación de estados financieros) para imponer la responsabilidad al administrador. De manera especial la norma que ofrece respuesta al caso en concreto se encuentra en el inciso 2 del artículo 42 de la ley 222 de 1995, en el que se impone la responsabilidad por perjuicios que los administradores o el revisor fiscal causen a la sociedad, a los socios o a terceros por la no preparación o difusión de estados financieros.
En cuanto a los socios, tienen legitimación en la causa para adelantar la acción social de responsabilidad contra los administradores estipulada en el artículo 25 de la ley 222 de 1995.
Pero no está demás advertir y para referirse a la última pregunta de la consulta (¿Qué responsabilidad existe del nuevo gerente?) que pueden existir unas causales de exoneración de responsabilidad, las cuales se sustraen del inciso 2 del artículo 24 de la ley 222 de 1995, en el que se encuentra que no estarán sujetos a responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten; y tiene gran importancia la última hipótesis ya que es el nuevo administrador no incurre en responsabilidad alguna siempre que no ejecute las decisiones o actuaciones de su antecesor, pero sin librarse de los deberes que como administrador en ejercicio normal de funciones le corresponde.
En consecuencia, a partir del ejercicio legal de su cargo, deberá adelantar las gestiones tendientes a preparar los estados financieros que no han sido elaborados y a ponerlos a disposición del órgano social correspondiente.
En los anteriores términos se espera haber dado respuesta satisfactoria a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del código Contencioso Administrativo, en desarrollo del cual esta superintendencia dentro de su competencia, ha emitido diversos pronunciamientos de gran interés, que estamos seguros le será útil consultar en nuestra página WEB.
