Los estados financieros deben aprobarse cada año. Sanciones por su inobservancia.

Oficio 220-174179

4 de Diciembre de 2009

Superintendencia de Sociedades

Los estados financieros deben aprobarse cada año. Sanciones por su inobservancia.

Ref: Los estados financieros deben aprobarse cada año. Sanciones por su inobservancia.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número citado en la referencia, mediante el cual formula la siguiente consulta: “Es obligatorio realizar Asamblea de Accionistas Extraordinaria para someter a consideración los estados financieros y notas de años 2005 y 2006 que en su oportunidad y a la fecha no se ha realizado? Aclaro: los del 2007 y 2008 si fueron aprobados por mayoría. Acaso éstos no arrastran la información pasada? Que pasa frente a este incumplimiento? Un accionista que a la vez es suplente del representante legal y miembro de la Junta Directiva, pudo haberla citado y no lo hizo; ya perdió su oportunidad? Que puede hacer?”.

A fin de absolver lo consultado, se precisa la siguiente preceptiva legal:

El artículo 34 de la Ley 222 de 1995 prevé “A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera”.

A su turno, el artículo 187 del Código de Comercio, al prever las funciones que de manera general corresponden al máximo órgano social establece “La junta o asamblea ejercerá las siguientes funciones generales, sin perjuicio de las especiales propias de cada tipo de sociedad. (….)

2) Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;

3) Disponer de las utilidades sociales conforme al contrato y a las leyes”.

El mismo ordenamiento en el artículo 422, al regular las reuniones ordinarias establece que éstas “…. se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (….)

Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión”. (Negrilla nuestra).

Ahora bien, en cuanto al tema de la convocatoria a reuniones de la asamblea general de accionistas, no obstante que determina que debe hacerse en la forma prevista en los estatutos o, en su defecto, en la ley “Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación”. (Art. 424 ibídem).

De la preceptiva hasta aquí mencionada queda en claro que las sociedades comerciales, cada año a 31 de diciembre, por lo menos, deben cortar las cuentas de fin de ejercicio, elaborar el balance general correspondiente y someterlo a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación, obligaciones que la ley defiere en el representante legal de la compañía, quien de acuerdo con el artículo 23 de la Ley 222 Cit. debe “2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”, de lo contrario la Superintendencia esta facultada para “Imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales, cualquiera sea el caso, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos”. (Art. 86, núm. 3º).

Sumado a lo anterior, el legislador también asignó funciones al revisor fiscal de la compañía, si lo hubiere, entre otras, vale la pena destacar algunas de las señaladas en el artículo 207 del C. de Co., a saber: “2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios;

3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados; (….)

7) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente;

8) Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario”.

De conformidad con lo expuesto, en orden a resolver los interrogantes planteados tenemos: i) es obligación del representante legal o del revisor fiscal, según el caso, convocar al máximo órgano social a fin de aprobar los estados financieros de fin de ejercicio, que por regla general es anual, que comprende entre otros, el estado de resultados del período entre el 1º de enero al 31 de diciembre; ii) salvo casos de fuerza mayor o caso fortuito plenamente demostrados, los administradores y/o el revisor fiscal, según el caso, pueden ser sancionados por la Entidad Gubernamental que sobre la sociedad ejerza supervisión; iii) de conformidad con lo dispuesto en los artículos 181 y 182 del C. de Co, las reuniones ordinarias como las extraordinarias pueden ser convocadas, entre otros, por los administradores y el revisor fiscal, si lo hubiere.

En resumen, frente a la situación planteada el representante legal principal o en su defecto el suplente en ejercicio del cargo deberá convocar al máximo órgano social a fin de que imparta la aprobación a los estados financieros que a la fecha no han sido aprobados, convocatoria que deberá sujetarse a la preceptiva estatutaria o legal en cuanto a medio y antelación se refiere tratándose de aprobación de estados financieros.

Sólo resta por precisarle a la consultante que no es dable colegir que los estados financieros anteriores se entiendan aprobados a través de los balances de fin de ejercicio posteriores, en virtud de que éstos incluyen la información pasada, en primer lugar porque es el legislador quien impone la obligación de que los estados financieros deban elaborarse, por lo menos, una vez al año, con corte a 31 de diciembre, y presentarse a consideración del órgano social competente en la reunión convocada para su aprobación, en segundo lugar porque esa obligación deviene de la importancia de la información financiera pues ella refleja la situación económica de la compañía y los cambios en la misma en un período determinado, así lo destaca el artículo 15 del Dec. 2649 de 1993 cuando expresa: “El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo, de ahí que el mismo ordenamiento exija que los estados financieros de fin de ejercicio se presenten de manera comparativa con el año inmediatamente (Art 32 ibídem).

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo