Oficio 220-16472

15 de Marzo de 2012

Superintendencia de Sociedades

Junta directiva. Integración; asistencia de los suplentes; convocatoria; otros temas.


Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes preguntas:

“1. ¿Está la Junta Directiva obligada a sesionar con sus miembros principales y suplentes?


2. Si los estatutos, el manual de gobierno corporativo, y el reglamento de la junta directiva, no establecen un procedimiento para la convocatoria a reunión de éste órgano, ¿Cual es el conducto regular para citar a los miembros de la junta directiva, tanto principales como suplentes?



3. ¿Es viable el ingreso a invitados, terceros ajenos a la junta directiva, a las reuniones de éste órgano? De ser el caso, ¿cuál es el procedimiento para citar a los invitados?



4. Si la junta directiva acordó que los suplentes sólo asistirían en caso de ausencia del principal, decisión que quedo consignada en acta. ¿Pueden seguir asistiendo los miembros suplentes, con sustento en el deber de mantenerlos adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de la junta directiva?



5. ¿Es obligación del Gerente y Representante legal de la sociedad, en virtud de la decisión adoptada por junta directiva de solo sesionar con los miembros principales, citar tanto a los miembros principales como los suplentes?



6. ¿Qué se debe hacer, sí a pesar de existir decisión expresa por parte de la junta directiva de no convocar a los miembros suplentes, alguno de los principales sostienen que siempre asistirán con su suplente, so pretexto de estar amparado en la ley 222 de 1995?”.

Previo a hacer referencia a cada uno de los interrogantes planteados se precisa indicarle que la Entidad ha proferido innumerables pronunciamientos referidos al tema de la junta directiva regulado en el Código de Comercio a partir del artículo 434, razón por la que se citará el concepto respectivo, si lo hubiere, frente a cada una de las preguntas formuladas, a saber:

1- Sobre la participación de los suplentes en las reuniones de la junta directiva, esta Entidad mediante Oficio 220-32875 del 3 de agosto de 2011, expresó:

“(….)


En principio, la Junta Directiva se integra únicamente con la participación de los miembros principales, pues los suplentes tienen una simple expectativa de intervenir en su composición en los casos de ausencia temporal o definitiva de los principales, de acuerdo al régimen propio de las suplencias.


Y es que no existe propiamente a favor de los suplentes, un derecho de exigir que se les admita en las reuniones de la misma, sino que esta facultad de intervenir en aquéllas surge en forma excepcional cuando acaece la condición de la que pende el nacimiento de su derecho, o sea cuando falte alguno de los miembros principales.


Desde luego, esto no implica para los suplentes una imposibilidad absoluta de asistir a las reuniones de la junta directiva simultáneamente con los miembros principales, pues para determinadas reuniones la junta puede tener interés en permitir que los suplentes participen en las deliberaciones y por consiguiente puede discrecionalmente invitarlos.  Sin embargo, en tales casos de excepción, la intervención de los suplentes está condicionada a que medie un pronunciamiento expreso de la junta autorizando su actuación.


Es nítido entonces que cuando concurran los suplentes a las reuniones, estando presentes los miembros principales y aún cuando hayan sido invitados, desde luego están autorizados, mas no obligados a concurrir, pero en tal caso no tienen derecho a voto. Tampoco pueden devengar honorarios, ni puede otorgársele esta prerrogativa por decisión de la junta.


Todo lo anterior, no se aplica cuando la actuación de los suplentes se cumple en ejercicio de su vocación a reemplazar al principal, pues en ese evento según se anotó, adquieren derecho de asistir a las reuniones con las mismas calidades y atribuciones que corresponden a los miembros principales.


En síntesis, cuando se convoque a una reunión de junta directiva, no es indispensable citar tanto a los miembros principales como a los suplentes, salvo que la junta así lo decida o que ante la ausencia temporal o definitiva de algún o varios miembros principales, se haga necesario convocar a los suplentes respectivo (….)”: (Destacados nuestros)

2. Respecto al procedimiento para la citar a los miembros de la junta directiva, debo manifestarle que el Código de Comercio si bien contempla la forma de integrarse, inhabilidades, elección y remoción, quórum y atribuciones, guarda silencio, entre otros asuntos, en relación con la forma, medio y antelación de la convocatoria a las reuniones de la junta directiva, sólo existe una referencia en el inciso segundo del artículo 437 del Código de Comercio, que a la letra dice: “La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales”.


Cómo puede observarse la norma determina quienes están facultados legalmente para convocar, de ahí la importancia que al interior de la sociedad o la misma junta directiva expida el reglamento que regule el funcionamiento de la misma, entre otros asuntos lo relacionado con el procedimiento para la convocatoria así como la forma para designar a su presidente, indicando su período y demás atribuciones acordes con el ejercicio de las funciones que la ley y los estatutos sociales le asignan a dicho órgano social en concordancia con el desarrollo de las actividades propias del ente social.

Sobre el tema esta Entidad ha expresado: “…. el hecho de no establecerse nada respecto al tema no es óbice para que en el seno de cada sociedad se reglamente a través de sus estatutos sociales el funcionamiento del cuerpo colegiado, entre otros, lo concerniente a la existencia de un presidente, su designación y demás detalles en torno al tema. Ahora, el que en éstos tampoco se haya dispuesto nada sobre el particular, no es impedimento para que sea el mismo órgano quien compulse su propio reglamento, en aras a fijar unas pautas de acción, pues de todas formas resulta conveniente la existencia de una cabeza de autoridad que dirija y organice su comportamiento interno.


Así mismo, la asamblea como máximo órgano rector puede disponer los parámetros regentes para su existencia y funcionamiento, adoptando por ejemplo, las pautas para su designación, período, facultades específicas etc.; en ausencia de cláusulas concretas al respecto, corresponderá a la junta directiva establecer su modus operandi, y en tal virtud, elegir su presidente, siendo de su discreción valorar en qué momento lo remueve, o, si por el contrario, lo ratifica, de manera expresa o tácita evento en el cual el hecho mismo de no removerlo puede entenderse como una confirmación de su encargo. Lo anterior no se opone a que los directivos expresen sus inquietudes frente a la asamblea, para que pueda si lo considera pertinente pronunciarse en torno al tema con efecto vinculante, siempre y cuando se reúna en las condiciones previstas en los estatutos de la ley” (Oficio 220-  30623 publicado en Internet el 30 de mayo de 2000).

No obstante lo expuesto, en el entretanto, como no existe norma legal que regule el tema de la convocatoria a las reuniones de la junta directiva y mientras su funcionamiento sea regulado por la asamblea general o por la misma junta directiva, habrán de tomarse las medidas conducentes a la asistencia de los miembros principales que integran la junta directiva, con el fin de que participen en las deliberaciones y decisiones de los asuntos que le son propios.

3. De la misma manera y por las mismas razones que los suplentes pueden ser invitados a las reuniones de la junta directiva otras personas inclusive socios ajenos a la administración de la sociedad pueden concurrir como invitados, siempre que así lo decida el cuerpo colegiado, con sujeción a las mayorías previstas en la ley o en los estatutos para el efecto.

Aquí nuevamente se reitera la anterior argumentación, solo resta por agregar que personas distintas a los miembros suplentes de la junta directiva también pueden ser invitadas, caso en el cual lo será por cualquier medio pues no existe un procedimiento legal que deba agotarse.

4. Tal como se expresó previamente, de acuerdo con el Ordenamiento Mercantil la asistencia de los suplentes no es un derecho que esa designación imponga, el ejercicio en el cargo depende de la ausencia temporal o definitiva del principal, luego si los suplentes insisten en asistir a las reuniones, la junta directiva, con las mayorías y quórum previstas en la ley o en los estatutos, deberá aprobar o no la asistencia de los mismos.

Ahora bien, frente al argumento de que su  asistencia obedece a que deben mantenerse adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de la junta directiva, es pertinente informarle que es la Ley Mercantil la que dispone la forma como la misma se integra así como el quórum y mayorías necesarias para la validez de sus decisiones.

5. Concordante con lo antes expuesto, si bien el gerente y representante legal de la compañía está facultado para convocar a la junta directiva, no puede olvidarse que ésta se integra con quienes hayan sido designados como miembros principales, a menos claro esta que exista regulación estatutaria al respecto o reglamento interno de funcionamiento que así lo disponga o que así lo haya decidido la junta directiva con las mayorías estatuarias o legales pertinentes.

En resumen, no existe en el Ordenamiento Mercantil ninguna disposición que imponga al gerente y representante legal de la sociedad la obligación de convocar a los miembros principales de la junta directiva simultáneamente con los suplentes.

6. La inquietud que en este punto se formula encuentra respuesta en las anteriores consideraciones. Esta Superintendencia llama la atención a los administradores, entre ellos, al representante legal y a los miembros de la junta directiva (Art. 22 de la Ley 222 de 1995), así como al revisor fiscal, si lo hubiere, en el sentido de que el cumplimiento de la ley y de los estatutos es un deber que la ley les asigna, en su orden, en el numeral 2º, Art. 23 Ib, y 207 del Código de Comercio.

Finalmente es preciso recordar que la junta directiva es un cuerpo colegiado, por tanto sus decisiones se adoptan al interior de la misma, con sujeción a las mayorías previstas para el efecto. Al respecto, esta Entidad ha expresado: “Si bien es cierto que la Ley 222 de 1995 en su artículo 24 amplió la responsabilidad de los administradores hasta el punto de exigir la diligencia de un buen hombre de negocios, no por ello está autorizado un miembro de la junta directiva para actuar en forma independiente y separada del órgano social al que pertenece, por cuanto éste tiene carácter colegiado lo que obliga a que sus actuaciones obedezcan a decisiones adoptadas por la junta directiva como órgano social”. (Oficio 220- 57325 de 22 de octubre de 1997  – Destacado fuera de texto).

Por último, frente a la argumentación de que la asistencia de los suplentes es obligatoria por estar amparados por la Ley 222 de 1995, es pertinente advertir que desde la perspectiva del Ordenamiento Jurídico que regula la conformación y el funcionamiento de la junta directiva, la presencia de los miembros principales es lo que prevé la ley, la concurrencia de los suplentes como de cualquier otra persona ajena al cuerpo colegiado será decisión de ésta mientras no exista un reglamento interno de funcionamiento o directrices impartidas por la asamblea general.

Situación diferente son las recomendaciones contenidas en el Código de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia, dentro del marco de las prácticas del Buen Gobierno Corporativo, dirigido a los emisores del sector real y financiero, entre otros, donde se sugiere que cuando existan miembros suplentes de la junta directiva se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de dicho órgano social con el fin que cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento necesario para dicha labor, tal como se observa en la Circular Externa No. 028 de 2007 proferida por la Superintendencia Financiera de Colombia, no aplicable por el momento en Colombia donde el Código de Comercio regula, entre otros asuntos, el funcionamiento y validez de las decisiones de la junta directiva.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo

Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, s e sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.