Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2012-01-292663, por la cual plantea la siguiente consulta:

 

“Teniendo en cuenta que ya no es obligación registrar los libros de Junta Directiva en las cámaras de comercio, y que es discrecionalidad del representante legal continuar llevándolos en forma física o electrónica, siempre y cuando se garantice la autenticidad y su secuencia lógica e inalterable, tengo la siguiente inquietud:


¿Las actas de Junta Directiva se pueden registrar en los mismos libros de Junta de Socios o Accionistas?”.

 

Sobre el particular, me permito manifestarle que efectivamente el artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2002, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, al disponer que en el registro mercantil solo deben inscribirse “Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”, en donde queda claro que se suprimió la obligación de inscribir los libros de actas de junta directiva.

 

Ahora, si bien dicha obligación se suprimió, tenemos que el Decreto reglamentario 2649 de 1993 al regular lo concerniente al registro de libros, en su artículo 131 dispuso, que“Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados…”.Tenemos que dichas actas indudablemente se constituyen en el relato histórico, aunque resumido, de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y, en general, de los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad en lo que corresponde a cada órgano societario (El resaltado es nuestro

 

Ahora bien, lo importante es que al asentar las actas en un solo libro, quede perfectamente identificado a que reunión hace referencia el documento, siguiendo una secuencia numérica dependiendo si es acta de junta directiva o de máximo órgano social.

 

Valga anotar, a titulo de información, que en lo atinente con la elaboración de las actas resultantes de las reuniones de la Junta Directiva, la ley no establece los requisitos y formalidades que las mismas deban tener, sin embargo, esta superintendencia ha sostenido que en ellas deben constar los hechos relevantes, consignarse todas y cada una de las diferentes situaciones que las determinan, tales como fecha y hora de la reunión, forma en la cual se convocó, lista de asistentes, asuntos tratados, votos emitidos a favor o en contra o en blanco, fecha de la terminación de la reunión, y desde luego, todas las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en cada oportunidad, de tal suerte que puedan tener un importante valor probatorio.

 

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en los artículos del artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.