Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que en una reunión estuvo representado el 100% del capital social, a través de sus dos (2) únicos accionistas. En desarrollo del punto 2 del orden del día, designación del presidente y secretario de la misma, uno de los asociados acepto ser el presidente de la reunión al paso que ante la negativa del otro, éste designó para ocupar el cargo de secretaria a la gerente de la compañía quien tampoco aceptó, por lo que pregunta “cómo se puede aprobar el punto 2º, consistente en la elección de dignatarios”.
Al respecto, salvo que estatutariamente se precisen condiciones especiales o se determine quienes se desempeñarán como presidente y/o secretario en las reuniones del máximo órgano social, en opinión de esta Entidad, sí la designación no es por consenso de los asistentes a la reunión, que es lo que usualmente sucede, ocuparán el cargo de presidente y secretario quienes obtengan la mayoría decisoria ordinaria prevista en los estatutos, o ante el silencio de éstos en la ley, que será la contemplada en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995, tratándose de sociedades anónimas; la del artículo 359 del Código de Comercio que regula a las sociedades de responsabilidad limitada, y tratándose de sociedades anónimas simplificadas, las mayorías previstas en el artículo 22 de la Ley 1258 de 2008, que en su inciso 2do dispone “Las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes. (….)”. (Destacados no son del texto).
Sobre este punto, no debe perderse de vista la importancia de la labor que en desarrollo de una reunión de junta o de asamblea desempeñan quienes son designados como presidente y secretario de la misma. Sobre el particular son pertinentes algunas consideraciones expuestas por la Entidad a través el Oficio 220- 91109 de 30 de octubre de 1999, oportunidad en la que el Despacho al resolver sobre la posibilidad de que en esos cargos pueda ser designado en representante legal de la compañía, expresó:
“(….)
Es previsible que las normas legales no contemplan limitaciones al respecto, pues juega un papel muy importante el respeto de la autonomía de la voluntad, en virtud de la cual los asambleístas son libres de designar a quienes hayan de presidir osecretariar sus reuniones, motivados seguramente, en la confianza de que éstos, serán garantía de un manejo armónico de la reunión, y de que el acta que se compulse con posterioridad será fiel reflejo de los hechos acaecidos en la misma, que es precisamente el campo de acción de estas dos personas.
La presencia del presidente y del secretario son importantes en una reunióndel máximo órgano social (llámese asamblea o junta de socios), lo cual es igualmente predicable respecto de las reuniones de la junta directiva, pues sin ellos es imposible iniciar y culminar una reunión; sin embargo, su presencia no tiene porqué incidir en la toma de las decisiones de estos órganos, tampoco hay peligro de que puedan afectar la libertad de expresión y decisión de los miembros que la conforman como para pensar siquiera que puedan o deban existir (salvo las previstas en los estatutos) algunas inhabilidades como para limitar su designación, pues estas dos figuras simplemente deben ceñirse al desarrollo de sus funciones.
El presidente por ejemplo, es una persona que, por prescripción estatutaria, por su rango, antigüedad o por simple elección de los miembros de una asamblea, es la llamada a moderar la reunión, de tal suerte que pueda ser llevada dentro de una metodología y organización para que su desarrollo y culminación sea exitosa; el secretario por su parte, asiste al presidente, verificando las votaciones, hace las anotaciones de lo ocurrido en las reuniones y da fe delcontenido del acta que se compulse con ocasión de la reunión que haya secretariado.
Como puede observarse, el presidente y el secretario más bien son testigos de lo ocurrido en el seno de las reuniones, y por tanto, al no existir prohibición legal que limite su designación (salvo pacto en contrario en los estatutos) pueden desempeñarse en tales calidades cualesquiera de las personas que libremente determine en cada reunión el órgano social.
(….)”. (Destacados nuestros).
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
