Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pregunta “qué normas debemos consultar para saber cuales son las obligaciones de las empresas que para el año 2012 pasaron de inspeccionadas a vigiladas”

Para dar respuesta a su inquietud se precisa que el representante legal de la sociedad remita a esta Entidad los siguientes documentos:

1. Certificado de Cámara de Comercio sobre existencia y representación legal de la sociedad.

2. Copia informal de la escritura pública de constitución de la sociedad y de todas las escrituras publicas modificatorias de la misma.

3. Mediante documento idóneo deberá acreditarse la causal de vigilancia en la que quedó incursa el ente social (Decretos 4350 de 2006 y 2300 de 2008) Vr. Gr. si la causal es por monto de activos y/o ingresos deberá allegar los estados financieros a 31 de diciembre de 2011, debidamente certificados y/o dictaminados, según el caso. (Arts. 37 y 38 de la Ley 222 de 1995).

4. Consecuentes con lo expuesto, copia del acta del máximo órgano social en la que conste la aprobación de los estados financieros antes mencionados.

Es pertinente precisar que cualquiera que sea la causal por la que esta Entidad ejerce vigilancia sobre la sociedad, los estados financieros de fin de ejercicio, junto con sus notas, deberán remitirse anual o semestralmente, según se haya previsto en el contrato social, y hasta que la causal de vigilancia desaparezca, remisión que se sujetará a las instrucciones que anualmente, mediante Circular Externa, imparte la Entidad a las sociedades en vigilancia.

Adicionalmente, con fundamento en la información financiera allegada cada año, la sociedad deberá cancelar el monto de dinero por concepto de contribución que se fijará con base en el monto de activos que el ente económico arroje a fin de ejercicio.

A la consultante se le informa que la “vigilancia”, en los términos del artículo 84 de la Ley 222 Cit. “…. consiste en la atribución de la Superintendencia de Sociedades para velar porque las sociedades no sometidas a la vigilancia de otras superintendencias, en su formación y funcionamiento y en el desarrollo de su objeto social, se ajusten a la ley y a los estatutos. La vigilancia se ejercerá en forma permanente.

(….)

Respecto de estas sociedades vigiladas, la Superintendencia de Sociedades, además de las facultades de inspección indicadas en el artículo anterior, tendrá las siguientes:

1. Practicar visitas generales, de oficio o a petición de parte, y adoptar las medidas a que haya lugar para que se subsanen las irregularidades que se hayan observado durante la práctica de éstas e investigar, si es necesario, las operaciones finales o intermedias realizadas por la sociedad visitada con cualquier persona o entidad no sometida a su vigilancia.

2. Autorizar la emisión de bonos de acuerdo con lo establecido en la ley y verificar que se realice de acuerdo con la misma.

3. Enviar delegados a las reuniones de la asamblea general o junta de socios cuando lo considere necesario.

4. Verificar que las actividades que desarrolle estén dentro del objeto social y ordenar la suspensión de los actos no comprendidos dentro del mismo.

5. Decretar la disolución, y ordenar la liquidación, cuando se cumplan los supuestos previstos en la ley y en los estatutos, y adoptar las medidas a que haya lugar.

6. Designar al liquidador en los casos previstos por la ley.

7. Autorizar las reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión.

8. (Modificado por el artículo 149 del Decreto 19 de 2012). Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por la ley. En los casos en que convoque de manera oficiosa, la Superintendencia presidirá la reunión.

9. Autorizar la colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto y de acciones privilegiadas.

10. Ordenar la modificación de las cláusulas estatutarias cuando no se ajusten a la ley”.

Téngase en cuenta que la norma antes transcrita de manera expresa remite a las facultades otorgadas en “inspección” que consiste en la atribución conferida a esta Superintendencia para “…. solicitar, confirmar y analizar…., y en la forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria o sobre operaciones específicas de la misma. Superintendencia de Sociedades, de oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas sociedades”. (Art. 83 Ib.).

Lo expuesto informa, de manera amplia, las obligaciones que adquieren las sociedades incursas en alguna de las causales de vigilancia, al tiempo que señala las obligaciones que las mismas adquieren frente a la Superintendencia de Sociedades que las supervisa.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.