Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-155501, mediante el cual, luego de exponer un caso en el que el representante legal de una compañía ejerce como tal fuera del domicilio social de su administrada, pero su junta directiva sí sesiona en tal domicilio, consulta si a la luz de lo dispuesto en el artículo 422 del Código de Comercio y según la Circular Externa 07 de 1994 expedida por esta entidad y la doctrina de autoría de esta entidad sobre el tema de las reuniones por derecho propio, para este caso existe ambigüedad en relación con las oficinas de la administración impidiendo así que haya claridad respecto del ejercicio del derecho de optar por tal tipo de reunión, así como dónde debe entenderse que se ubican las oficinas de la administración de esta sociedad y, en caso que se determine que las mismas se ubican en el lugar donde se ejerce la representación legal, “…es posible celebrar reuniones por derecho propio y en dicho caso, en qué domicilio?”  

R/.Sobre el particular, dispone el artículo 422 del Código de Comercio que en el evento que la reunión ordinaria anual de la sociedad no fuere convocada, ella se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal de la sociedad.

Teniendo en cuenta la importancia y trascendencia que corresponde a las reuniones de carácter ordinario, el legislador reguló la situación en la que se encuentran los asociados de una compañía cuando sus estatutos no han previsto la fecha ni la época en que deben reunirse, por ello advirtió que “en silencio de éstos”, los asociados se reunirán “dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio” y, añadió que, sí por cualquier circunstancia la asamblea “no fuere convocada”, ella se reunirá por derecho propio conforme se expone en el párrafo anterior. 

Es evidente que no todas las variables pueden preverse en la ley y resulta obvia, en principio, la falta de regulación a la solución a las eventuales dificultades que puedan presentarse. No obstante, el caso de su consulta debe analizarse, no en relación con la dificultad para ubicar geográficamente la  administración de la compañía, sino bajo el contexto del concepto de “oficinas del domicilio principal de la sociedad”.

Así, se debe, en primera instancia, aludir al término “domicilio”, el cual deviene, para el caso de las sociedades, de uno sus atributos de su personalidad, que, en derecho, son aquellas propiedades o características de identidad, propias de las personas, sean estas naturales o jurídicas, como titulares de derechos.

Por éste, según es definido por el Código Civil en su artículo 76, se entiende la residencia acompañada real o presuntivamente del ánimo de permanecer en ella, lo cual, para el caso de las sociedades se interpreta como el sitio donde éstas tienen el asiento principal de sus negocios. El numeral 3° del artículo 110 exige como una de las estipulaciones contractuales obligatorias del contrato de sociedad la indicación precisa del domicilio principal de la compañía.

Ahora, por oficinas del domicilio principal de la sociedad debe entenderse como aquel lugar que funciona como sede oficial de una sociedad, a la que se envían los documentos comerciales u oficiales y en la que se reciben las notificaciones legales, el cual debe figurar en los estatutos sociales y en el que, en interpretación del artículo 127 del decreto 2649 de 1993, deben exhibirse los libros de comercio a los asociados para permitirles el ejercicio de su derecho de inspección.

Así las cosas, en criterio de esta oficina, nada obsta para que los administradores adelanten gestiones desde ubicaciones geográficamente distintas al domicilio principal de su administrada, más aún cuando hoy día gracias a los adelantos tecnológicos dicha tarea no resulta imposible, mientras que en el domicilio principal existan oficinas físicas en una dirección donde pueda ubicarse específicamente la compañía para los efectos antes mencionados, donde finalmente debe centralizarse la gestión de la administración, lugar este último que será aquel al que alude el artículo 422 citado como el apropiado para que los asociados hagan uso de su derecho de efectuar reuniones por derecho propio, pues, a pesar de que los administradores no se ubiquen físicamente en éstas, debe entenderse que las mismas se tratan de las oficinas de administración.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.