Me refiero a su escrito radicado con el número de la referencia a través del cual, efectúa algunos interrogantes, que antes de entrar a resolver por separado, es importante señalar que los conceptos que la Superintendencia emite en atención a las consultas formuladas sobre las materias de su competencia, tienen sentido general y abstracto y en esa medida no tiene carácter vinculante, ni comprometen la responsabilidad de la misma.
Aclarado lo anterior, y frente a sus inquietudes se tiene:
1. Debe el libro oficial de registro de socios de una sociedad contener el registro de la totalidad de las actas de reuniones de juntas de socios de una sociedad o solo de los últimos 5 años?
Para comenzar, un acta es un documento en el que se registra lo sucedido, tratado y acordado en una junta o asamblea, es la evidencia histórica que da fe de la evolución y las decisiones que se toman en una sociedad, en esa medida el acta se constituye como prueba de las decisiones adoptadas.
Respecto a la Conservación y destrucción de los libros. Art. 134. del Decreto 2649 de 1993, Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Como quiera que según lo dispuesto en el Decreto 0019 de 2012, deberán inscribirse en el registro mercantil:
(.....)
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios;
De manera que para el caso del libro de actas, los entes económicos deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades, cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproducción
Finalmente cuando el ente económico se liquide El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación
2. De quien esa la responsabilidad de diligenciar el libro oficial de registro de socios en una sociedad?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, corresponde a los administradores (representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de junta directiva y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones), entre otros, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.
Por consiguiente y como quiera que según lo dispuesto en el Decreto 0019 de 2012, deberán inscribirse en el registro mercantil:
(.....)
7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios;
En el evento de que no se de cumplimiento a dicha disposición, los administradores responderán de manera solidaria e ilimitada por los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad a los socios o a terceros, lo anterior en razón a que la omisión en el cumplimiento del deber legal, puede acarrear sanciones a la sociedad.
3. Esta persona está en la obligación de diligenciar solo los 5 últimos años de cambios en la composición de las cuotas de participación de la sociedad o la totalidad de estas en el tiempo?.
El libro de registro de accionistas o socios debe contener el registro histórico de la conformación del capital, por consiguiente, se repite, para el caso del libro de accionistas o socios, los entes económicos deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades, cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron registrados los libros. Verificada la exactitud de la reproducción de la copia, el secretario de la Cámara de Comercio firmará el acta en la que anotará los libros y papeles destruidos y el procedimiento utilizado para su reproducción
Finalmente cuando el ente económico se liquide El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación
4. Que sucede cuando esta persona SE NIEGA A LLEVAR el libro oficial de registro de socios de acuerdo a la Ley?. Y Que responsabilidades le asisten a esta persona?
Los administradores que negligentemente omitan el cumplimiento de la Ley o los estatutos, será responsable solidaria e ilimitadamente por los perjuicios ocasionados a la sociedad, socios o terceros. (artículo 24 de la Ley 222 de 1995)
6. Quien debe velar por el correcto diligenciamiento del libro oficial de registro de socios en una sociedad?
De acuerdo con el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, corresponde a todos los administradores velar por el cumplimiento de la Ley y los Estatutos. Así mismo, los socios podrán demandar responsabilidad de los administradores cuando omitan el cumplimiento de sus funciones.
7. Que responsabilidades tiene el Revisor Fiscal que sea participe en el hecho que no se diligencie el libro oficial de registro de socios de acuerdo a la Ley a pesar de conocer de las omisiones en el diligenciamiento del mismo?
Según lo dispone el numeral 2 del artículo 207, son funciones del revisor fiscal, entre otras, dar oportuna cuenta por escrito a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o gerente, según los casos de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en desarrollo de sus negocios.
Y sobre el caso concreto dispone el artículo 209 de la mencionada norma que el informe del revisor fiscal a la asamblea o junta deberá expresar, entre otros, si la correspondencia, los comprobantes de cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente.
De manera que si no ejerce las funciones señaladas, responderá de los perjuicios que ocasione a la sociedad a sus asociados o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones. (Artículo 211 Código de Comercio)
8. Es el extravió o pérdida del el libro oficial de registro de socios disculpa para no diligenciar correctamente el nuevo libro?
En el evento planteado establece la normatividad que el ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la perdida, extravío o destrucción de los libros y papeles y proceder a su reconstrucción. Por consiguiente los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a la perdida , extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes. (Artículo 135 del Decreto 2649 de 1993).
9. Es la Superintendencia de Sociedades el ente encargado de hacer cumplir la Ley para que el libro oficial de registro de socios se diligencie según la Ley?.
La superintendencia de sociedades es la entidad encargada de la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, facultades que se dirigen a velar porque los referidos entes económicos, cumplan con los estatutos y la Ley.
De manera que si existe la ocurrencia de estos hechos en una sociedad, podrá solicitarse el inicio de una actuación administrativa para que esta Entidad evalúe la ocurrencia de los hechos, ordene medidas correctivas e imponga multas a quienes de acuerdo con la Ley son responsable por el cumplimiento de los estatutos y la Ley .
Aclarado lo anterior, si dentro de la situación fáctica planteada se vulneran los intereses o derechos de los socios o terceros por incumplimiento de los estatutos o de la ley societaria regulada en el Libro Segundo, Titulo I del Código de Comercio y Ley 222 de 1995, procederá a petición de parte, solicitar a esta Entidad la adopción de medidas administrativas para que se investiguen los hechos motivo de irregularidad.
Para solicitar la intervención administrativa de esta Entidad, es necesario que se cumplan con los requisitos señalados en el Decreto Antitrámites 0019 de 2012, los cuales proceden siempre y cuando se reúnan las siguientes condiciones:
(...)ARTÍCULO 152. MEDIDAS ADMINISTRATIVAS. Modifíquese el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, el cual quedará así:
"Artículo 87. Medidas administrativas. En todo caso en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, siempre que se trate de sociedades, empresas unipersonales o sucursales de sociedad extranjeras que a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior registren activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes o ingresos iguales o superiores a tres mil (3.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades la adopción de las siguientes medidas, entre otras,:
La práctica de investigaciones administrativas cuando se presenten irregularidades o violaciones legales o estatutarias. Para tal efecto, las personas interesadas deberán hacer una relación de los hechos lesivos de la ley o de los estatutos y de los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos. La Superintendencia adelantará la respectiva investigación y de acuerdo con los resultados, decretará las medidas pertinentes según las facultades asignadas en esta ley.
En caso de que no se reúnan los requisitos señalados, el artículo 24 del Código General del Proceso. Faculta a la Superintendencia de Sociedades, para que a través del proceso verbal sumario se diriman las controversias derivadas del contrato social, entre las que se pueden solicitar la atinente a la inscripción de acciones.
10. Que responsabilidades tiene la Superintendencia de Sociedades respecto al correcto diligenciamiento del el libro oficial de registro de socios en una sociedad?
La superintendencia de Sociedades no es la responsable del correcto diligenciamiento del libro de socios y accionistas, los responsables de cumplir con el registro de la información e inscripción en Cámara de Comercio, son los administradores de la sociedad numeral 2 del artículo 23.
11. La superintendencia de Sociedades solo vigila el correcto y legal diligenciamiento del libro oficial de registro de socios de una sociedad los últimos 5 años?.
La Superintendencia de Sociedades inspecciona, vigila y controla las sociedades comerciales, respecto del cumplimiento de los estatutos y la Ley, el caso hipotético que se plantea, puede ser conocido por esta Entidad como se señaló en la respuesta 9 de esta consulta. Para lo cual se debe cumplir los preceptos señalados para las medidas administrativas artículo 152 del Decreto 0019 de 20012 o a través del proceso verbal sumario. En materia administrativa la Superintendencia de sociedades sólo puede iniciar investigaciones de hechos ocurridos dentro de los cinco años anteriores a la fecha de apertura de la investigación, cualquier tiempo que supere la fecha mencionada hace imposible la intervención por ocurrir el fenómeno de la caducidad de la actuación administrativa (artículo 235 de la Ley 222 de 1995)
12. Cuál es la metodología para que la Superintendencia de Sociedades haga cumplir la Ley y ordene el correcto diligenciamiento del libro oficial de registro de socios de una sociedad?
La Superintendencia de Sociedades no utiliza una metodología, sus actuaciones se enmarcan dentro de los postulados Constitucionales del debido proceso y derecho a la defensa en concordancia con las facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas al Presidente de la Republica.
De manera que si es puesto en su conocimiento la situación por quienes de acuerdo con la Ley están facultados para ello, inicia las investigaciones administrativas, para evaluar de manera integral el ente societario, se repite, en cuanto al cumplimiento de los estatutos y la Ley.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
