Me refiero a su comunicación radicada bajo el No. 2012-01-180315, mediante la cual invocando el derecho de petición, plantea una serie de interrogantes que apuntan a determinar de una parte los términos y condiciones en que se han de cumplir los requisitos que la ley exige para la elaboración de las actas correspondientes a las reuniones del máximo social y de otra parte, las consecuencias de orden jurídico a que podría haber lugar en relación con las decisiones que sean adoptadas por el mencionado órgano, cuando quiera que el acta que de cuenta de las mismas, no cumpla con el lleno de unos o otros requisitos.
Sobre el particular es oportuno advertir que este Despacho en desarrollo del artículo 28 del nuevo C.C.A. emite los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no se pronuncia mediante esta instancia sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la validez, la legalidad o ilegalidad de las decisiones emanadas de los órganos sociales o los actos realizados al interior de sociedades cuyos antecedentes desconoce, máxime atendiendo que ello entre otros supone contar con los elementos de juicio que le permitan examinar en cada caso las circunstancias de la sociedad y las condiciones en que hayan sido adoptadas las determinaciones, o celebrado los actos en particular.
Sin perjuicio de lo anterior y con fines meramente ilustrativos es pertinente relacionar a continuación las condiciones que en el marco de la legislación mercantil se exigen para la elaboración de las actas, no sin antes señalar que el P. WEB de la Entidad puede consultar los distintos conceptos que la misma emite y, la “GUÍA PRÁCTICA PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS Y JUNTAS DE SOCIOS” la, la que le permitirá despejar sus inquietudes.
REQUISITOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS
En primer lugar es sabido que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, atendiendo lo dispuesto en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, normas que conjuntamente contemplan los requisitos y formalidades que éstas deben reunir.
Las actas deben encabezarse con su número y expresar cuando menos:
- Número de Acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.
- Órgano que se reúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas)
- Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su carácter:
- Fecha y hora de la reunión.
- Lugar de la reunión.
- Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.
- Convocatoria o comunicación mediante la cual se cita a los socios a la reunión. Debe contener los siguientes requisitos:
- Identificación del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo previsto en los estatutos
- Órgano o persona que realizó la convocatoria de conformidad con los estatutos y la ley.
- Se debe informar la forma y antelación con que efectuó la citación, especificando la fecha en que se hizo la citación.
8. Para efectos de verificar del quórum legal o estatutario, se debe incluir la lista de los asistentes y el número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, es necesario indicar el número de acciones suscritas presentes o representadas.
9. Se deben relacionar todos los asuntos tratados, las decisiones adoptadas, los nombramientos y designaciones efectuados, indicando el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco.
10. las constancias escritas presentadas por los asistentes,
11. Fecha y hora de la clausura.
12. Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o la comisión designada para el efecto. (Código de Comercio, artículo 189)
13. Firmas o constancia de las firmas del Presidente y el Secretario, o en su defecto el Revisor fiscal. (Código de Comercio, artículos 189 y 431)
En cuanto concierne al control de legalidad que la a las cámaras de comercio les corresponde ejercer, será la respectiva cámara la llamada a responder las inquietudes que sobre el particular le asistan, a la vez que la manera en que se puede discutir la legalidad de una inscripción es a través de los recursos de reposición ante la misma cámara o ante la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la apelación, sin perjuicio de las acciones judiciales ante la jurisdicción contenciosa administrativa en la que se discuten validez y legalidad de actos administrativos, como lo es la inscripción en el registro mercantil.
De otra parte, es posible que ante ausencia de constancias necesarias para determinar con claridad las decisiones adoptadas se requiera efectuar un acta adicional a la luz del artículo 131 del Decreto 2649 de 1993; adiciones que pueden incluir asuntos relacionados con individualización de accionistas que votaron, el sentido de su voto y si lo fue en forma personal o representados.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los alcances del Artículo 28 del C.C.A. antes citado.
