Me refiero a su escrito a través del cual consulta:
- Si ¿es legal que se aprovisione para posibles demandas laborales de las cuales no existe soporte alguno o demanda alguna?
- ¿Es posible entregar como repartición de utilidades bienes depreciados contablemente en libros y si se exige avalúo comercial para descontar o aplicar el valor a las utilidades?
- ¿Cuál es el procedimiento para instaurar una queja ante la Superintendencia, por malos manejos y abuso?
Para comenzar es importante aclarar que los conceptos que este Despacho se emite en atención a las consultas formuladas sobre las materias de su competencia, tienen sentido general y abstracto y en esa medida no tiene carácter vinculante, ni comprometen la responsabilidad de la misma.
1. Provisión para demandas laborales
Al respecto, es importante señalar que las provisiones corresponden al registro contable de obligaciones sobre las cuales no se ha definido su cuantía y que por lo general se considera exigible en el futuro. El artículo 52 del Decreto 2649 de 1993 determina que se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas
El registro contable se realiza constituyendo la provisión en el pasivo con cargo al estado de resultados. Cuando el crédito se convierta en una obligación clara, concreta y exigible, por la ocurrencia de la condición o la sentencia que pone fin al proceso, el ente en liquidación debe honrar la respectiva obligación atendiendo el orden de prelación de créditos y con los recursos disponibles.
De manera que al reconocerse contablemente las contingencias derivadas de un hecho económico como lo podría ser la sentencia proferida por un Juez Laboral, derivada de una demanda iniciada en contra de la sociedad, es indispensable que el registro se encuentre justificado, cuantificable y confiable, en otras palabras debe partir de un hecho real soportado.
El Decreto 2650 de 1993, cuando define la dinámica de la cuenta 2635, cuenta que corresponde a los pasivos contingentes así:
Registra el valor estimado y provisionado por el ente económico para atender pasivos, que por la ocurrencia probable de un evento, pueda originar una obligación justificable, cuantificable y verificable con cargo a resultados, como consecuencia de la iniciación de actuaciones que puedan derivar en multas o sanciones de autoridades administrativas, tales como Superintendencias, Administración de Impuestos Nacionales, Tesorerías Municipales y del Distrito Capital de Santafé de Bogotá por el incumplimiento de disposiciones de ley o reglamentarias.
De igual forma registra el valor estimado para cubrir el importe a cargo del ente económico y a favor de terceros por indemnizaciones, por , demandas laborales, demandas por incumplimiento de contratos y otras provisiones cuya contingencia de pérdida sea probable y su valor razonablemente cuantificable. En el caso de procesos judiciales, la provisión se debe registrar a la iniciación de éstos por el valor que el ente económico estime pertinente, o cuando se produzca fallo en contra del mismo. Tratándose de sanciones impuestas por autoridades administrativas, cuando haya concluido la actuación en la , aún cuando esté pendiente la decisión de lo Contencioso Administrativo
De lo propuesto en el decreto mencionado se deriva que el registro de provisiones procede cuando sea iniciado el proceso.
2. En cuanto a si ¿Es posible entregar como repartición de utilidades bienes depreciados contablemente en libros y si se exige avalúo comercial para descontar o aplicar el valor a las utilidades?
Para comenzar es importante señalar que para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada el artículo 371 del Código de Comercio, precisa que las reglas en cuanto a los balances de fin de ejercicio y reparto de utilidades serán aplicadas con sujeción a lo que se establezca para las sociedades anónimas.
Sobre el particular, e l artículo 155 del Código de Comercio, modificado 240 de la Ley 222 de 1995, establece que : “Salvo que en los estatutos se fijare una mayoría decisoria superior, la distribución de utilidades la aprobará la asamblea o junta de socios con el voto favorable de un número plural de socios que representen, cuando menos, el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés representadas en la reunión. Cuando no se obtenga la mayoría prevista en el inciso anterior, deberá distribuirse por lo menos el 50% de las utilidades líquidas o del saldo de las mismas, si tuviere que enjugar pérdidas de ejercicio anteriores”.
De la disposición que antecede, se infieren las siguientes conclusiones:
1.1 Las utilidades Líquidas de cada ejercicio deberá repartirse por lo menos el 50%, salvo que los asociados dispongan lo contrario, en cuyo caso, se requerirá del voto afirmativo de un número plural de asociados, que representen por lo menos el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés que se encuentren representadas en la reunión en la que se pretenda aprobar dicho tema.
1. 2. Mediante determinación contractual de los asociados se puede pactar dentro de los estatutos sociales una mayoría decisoria superior a la señalada para ese fin.
1. 3. Para no efectuar en dichos términos el reparto, se requiere que la decisión se con el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés.
2. En relación con el pago de dividendos en acciones el artículo 455 del Código de Comercio, el pago de los dividendo se efectuara en dinero efectivo, no obstante lo anterior, podrá pagarse el dividendo en acciones liberadas de la misma sociedad, siempre que así lo decida la asamblea con el voto favorable del 80% de las acciones presentadas, A falta de esta mayoría, sólo podrán entregarse tales acciones a titulo de dividendo a los accionistas que así lo acepten.
Sobre el particular la norma establece:
“Hechas las reservas a que se refieren los artículos anteriores, se distribuirá el remanente entre los accionistas.
El pago del dividendo se hará en dinero efectivo, en las épocas que acuerde la asamblea general al decretarlo y a quien tenga la calidad de accionista al tiempo de hacerse exigible cada pago.
No obstante, podrá pagarse el dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad, si así lo dispone la asamblea con el voto del ochenta por ciento de las acciones representadas. A falta de esta mayoría, sólo podrán entregarse tales acciones a título de dividendo a los accionistas que así lo acepten.
Parágrafo En todo caso, cuando se configure una situación de control en los términos previstos en la ley, sólo podrá pagarse el dividendo en acciones o cuotas liberadas de la misma sociedad, a los socios que así lo acepten”:
Estudiada la norma transcrita, el querer del legislador (plasmada en el artículo 455 del Código de Comercio), es que se cumpla de alguna manera con el pago de las utilidades (en efectivo o en acciones), pues apenas obvio que la finalidad del contrato social es el efectivo reconocimiento de los derechos de los socios, los cuales se materializan precisamente con el pago de utilidades o dividendos (numeral 2 artículo 379 ídem).
En cuanto a la pregunta central como si se pueden cancelar las utilidades con bienes depreciados contablemente.
Para comenzar, es importante traer a colación el Oficio 115-004030 del 21 de enero de 2009, que respecto de las reprecisiones señaló:
Ref.: Depreciación de activos.
1. El artículo 13, al acotar sobre la norma básica de la Asociación, expresa que es necesario asociar los ingresos devengados en cada período, con los costos y gastos ocurridos para la obtención de los mismos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultado.
2. Entre las normas técnicas generales el artículo 54, referente a la Asignación, en la parte pertinente, dispone que los costos de los activos reapresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de la asociación.
Las bases utilizadas para calcular la alícuota de depreciación deben estar técnicamente soportadas y cualquier cambio en las estimaciones iniciales se debe reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente, en forma prospectiva de acuerdo con las nuevas estimaciones.
3. El artículo 64, referente a la norma técnica específica sobre las Propiedades, planta y equipo expresa en la parte pertinente que se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fabrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.
La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.
La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.
La depreciación representa la contribución de las propiedades, planta y equipo a la generación de los ingresos del ente económico la cual se estima mediante el desgaste u obsolescencia, calculada sobre el costo histórico más los ajustes integrales por inflación, incluidas las adiciones y mejoras y los impuestos de que haya sido objeto.
Para efectos contables, las propiedades, planta y equipo que no estén siendo utilizadas y por ende no contribuyen a la generación de ingresos, no es procedente calcular la depreciación, sin embargo es necesario cuantificar si es del caso, el gasto de obsolescencia por avance tecnológico, así como por el deterioro físico que llegaran a sufrir dichos activos.(…)
En conclusión y frente a la consulta:
Como se observa los bienes y en general propiedad planta y equipo de ben ser depreciados contablemente siguiendo las reglas que sobre el efecto se señalan en el Decreto 2649 de 1993.
Hechas las reservas el reparto de utilidades debe efectuarse en efectivo o acciones liberadas de la misma sociedad, siempre que le 80% de los socios lo acepten.
Por regla general, el pago de los dividendos que deban ser entregados a cada uno de los socios o accionistas, debe ser pagado en dinero efectivo (…el pago del dividendo se hará en dinero efectivo… -Art. 455 C.Co.)
Una de las formas señaladas en el artículo citado de pago en especie es la relacionada con “…podrá pagarse el dividendo en forma de acciones liberadas de la misma sociedad…” , situación que se desprende al ser un pago con un bien distinto a dinero
Podría considerarse otro tipo de pago en especie como mercancías o servicios, siempre que los socios en uso de la autonomía privada de la voluntad así lo acepten como mecanismo de pago en situaciones de iliquidez, y que la asamblea al determinar el dividendo haya previsto esta posibilidad para el pago.
El pago en especie con bienes de la compañía, es una decisión que no debe comprometer activos generadores de ingresos, su decisión deberá evaluarse a la luz de los intereses económicos del ente societario, sin perder de vista que los administradores deben adoptar medidas tendientes a incrementar el patrimonio social o al menos a mantenerlo, cualquier actuación dolosa o culposa, conlleva la responsabilidad solidaria e ilimitada de los mismos, por los perjuicios ocasionados a la sociedad, socios y terceros (artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995).
En conclusión, si al interior de una sociedad comercial se registran irregularidades o violaciones legales o estatutarias de tipo societario, para el caso de las sociedades no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, los socios o administrador de la misma, podrán solicitar a esta superintendencia la práctica de una investigación administrativa a la compañía, siempre y cuando se cumplan los requisitos de procedibilidad contemplados en el artículo 152 del Decreto 0019 de 2012, que modificó el artículo 87, numeral 5 de la Ley 222 de 1995 .
Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
