Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-166356 mediante el cual consulta “…con base en qué normas y/o sustento jurídico algunas actuaciones son declaradas de “reserva documental” y se niega el acceso a terceras personas que no tienen un interés directo sobre el caso en estudio”.
R/. En relación con la documentación que reposa en los archivos de esta superintendencia cuyo acceso es restringido a terceros ajenos a las actuaciones administrativas adelantadas al interior de la misma, se tiene que esta entidad la ha catalogado según se trate de documentos o información sujeta a reserva legal, proyectos de acto administrativo, o actos administrativos en firme continentes de información clasificada como privilegiada o de reserva legal.
Se entiende por información que goza de reserva legal aquella respecto de la cual, como su nombre indica, la ley expresamente reconoce tal condición, tal como es el caso de aquella relativa a los libros de comercio que en virtud de lo dispuesto en los artículos 61 y s.s. del Código de Comercio no pueden ser examinados por personas distintas de sus propietarios o autorizadas por éstos para ello y mediante orden de autoridad competente, o aquella a que alude el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 tal como los secretos industriales o datos en general que de divulgarse pueden ser utilizados en detrimento de la sociedad, etc.
En cuanto a los proyectos de actos administrativos a expedirse con ocasión de las actuaciones desplegadas por esta entidad conviene referir que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 127 del Código de Procedimiento Civil, aún en vigor dado que la vigencia sobre este punto en el nuevo Código General del Proceso se encuentra postergada, hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente, ni las partes ni sus dependientes, podrán examinar la actuación sino después de cumplida la notificación respectiva, espíritu normativo que es aplicado indirectamente en las actuaciones administrativas adelantadas por esta entidad (a pesar de que no resulta de uso específico en las mismas) ya que esta entidad ha sido del criterio de que hasta tanto se presente la ejecutoria de los actos administrativos no hay lugar a permitir el acceso a los mismos, tal como se expuso en el Memorando 220-217 del 15 de noviembre de 2001, del cual me permito transcribir:
“…CONCLUSIÓN
Respondiendo el interrogante formulado, debe admitirse que la publicidad tiene una finalidad concreta que se surte con la publicación o notificación, sin la cual el acto administrativo no ha entrado a surtir los efectos que de él dimanan, al faltarle una de las condiciones que le dan el carácter de ejecutorio. Dicho de otra manera, para que el acto administrativo se considere imperante y, como es natural, para que lo sea y por tanto pueda producir consecuencias vinculantes, se requiere que se encuentre surtiendo sus efectos, es decir, que esté en vigor como imperativo legal.
Bajo esa consideración, es pertinente colegir que tratándose de los documentos que produce la entidad en ejercicio de sus funciones, y sin perjuicio del cumplimiento de las normas de orden legal y constitucional que regulan el derecho a la información según los parámetros que han sido objeto de diversos pronunciamientos por parte de esta oficina, no hay lugar a permitir el acceso a documentos contentivos de actos administrativos que deban ser notificados o publicados hasta tanto se surta dicho requisito, pues si bien no es dable hablar de reserva en el sentido estricto que el concepto comporta, es claro que en esas condiciones el acto administrativo como tal no tiene la entidad que le corresponde pues carece de los efectos legales que estaría llamado a producir …”
Por último, en relación con los actos administrativos que dentro de su parte considerativa contenga información privilegiada o sujeta específicamente a reserva legal, resulta ostensible la procedencia de denegar el acceso a personas no vinculadas a la actuación administrativa.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
