Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-03-014583, mediante la cual  manifiesta que la empresa tiene como actividad el transporte, y realizó reforma estatutaria y fue asesorada por un abogado en la cual nos decía que para proteger información de la empresa se pude restringir la entrada a delegados y se optó como estatuto, solo puede ser representado por otro accionista en las asamblea. Al respecto pregunta si esta situación está bien realizada , o no?. Bajo que norma puedo sustentar esta situación.

Al respecto, sea lo primero observar que las compañías dedicadas a la actividad de transporte están vigiladas en forma integral por la Superintendencia de Puertos y Transporte, entidad a la que le corresponde pronunciarse sobre su inquietud.

Por lo anterior y sin perjuicio de la opinión de ese organismo, me permito señalarle lo que al respecto ha expresado esta Superintendencia en torno al tema propuesto, posición contenida en el Oficio 220-49888 del 8 de noviembre de 1996, en el que manifiesta que son únicamente cuatro los requisitos esenciales que deben tenerse en cuenta para el otorgamiento de un poder por parte de los asociados de una compañía, requisitos éstos que en consonancia con las modificaciones que el artículo 18 de la Ley 222 de 1995 introdujo al artículo 184 del Código de Comercio se reducen a:

1.- Que el poder otorgado por los asociados conste por escrito;

2.- Que en el mismo se indique de manera clara el nombre del apoderado y el de la persona que lo pudiere sustituir, si fuere del caso;

3.- Que se señale la fecha de la reunión o la época de la misma y

4.- Los demás requisitos señalados en los estatutos sociales.

Sobre este último, basta precisar que esos requisitos estipulados estatutariamente solo pueden hacer relación a cuestiones de forma más  no de fondo, en lo atinente con el otorgamiento del poder, pues no hay duda alguna que la figura de la representación propiamente dicha no puede modificarse.

Ahora bien, siendo la figura de la representación uno de los derechos que la ley le otorga a los socios, es decir que es inherente a su calidad y en virtud de la cual el asociado, sea persona natural o jurídica, está en plena libertad de designar a alguien de su entera confianza para que lo represente en las reuniones que celebre el máximo órgano social de la compañía, dando para ese fin cumplimiento a las formalidades que señala la ley, para el caso, a las indicadas en el artículo 184 del Código de Comercio, a las que se hizo antes alusión, no resulta viable admitir que puedan exigirse por parte de la administración de la sociedad determinadas condiciones y calidades respecto de la persona así designada, como por ejemplo, el tener que ostentar un determinado título profesional.

Igual apreciación procede frente a la presentación del poder, pues se reitera, basta que sea otorgado por escrito. No puede entonces pretenderse que para que el mismo tenga validez, deba obtenerse el reconocimiento de la firma de quien lo suscribe ante notario o ante alguna autoridad.

En este orden de ideas, frente a sus inquietudes, es pertinente afirmar que, toda vez que la ley no consagró requisitos distintos a los enunciados, no es jurídicamente viable exigir a los asociados que deseen otorgar poder para hacerse representar en las reuniones del máximo órgano social, que el apoderado detente la calidad de abogado y que se realice presentación personal del poder, por lo cual la administración de la sociedad no puede hacer obligatorias dichas exigencias.

En el mismo sentido, a juicio de este Despacho una cláusula estatutaria de esta naturaleza, no es viable, en la medida en que contraría la esencia del mandato, por ser este un contrato de confianza que se celebra en razón a las calidades especiales de la persona a la que se le confía el encargo.