Me refiero a sus comunicación radicada con el número2012-01-157056,mediante la cual manifiesta que en la dinámica de su gestión se presentan en una sociedad de familia constituida inicialmente bajo la forma de sociedades en comandita simple, y  posteriormente transformada en sociedad anónima. El texto de la consulta, es el siguiente:

“APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EN SOCIEDADES DE FAMILIA.

A la fecha se han presentado interpretaciones disímiles entre los accionistas, en torno a quienes pueden deliberar y decidir con su  voto sobre la aprobación de los estados financieros, teniendo en cuenta los siguientes supuestos que  presento a su consideración:

  1. Todos los accionistas  son simultáneamente administradores, en calidad de miembros de la junta directiva, tres principales y tres suplentes.
  2. Durante el ejercicio del año anterior la junta directiva no actuó, toda vez que, en la sesión ordinaria de la asamblea de accionistas se eligió nueva Junta Directiva. No obstante, uno de los miembros  de la nueva junta no aceptó y la asamblea no efectuó nueva elección a pesar de múltiples convocatorias efectuadas por el representante legal en tal sentido.
  3. El representante legal sometió a consideración de los accionistas los estados financieros correspondientes al ejercicio concluido el año anterior, los cuales recibieron aprobación del 60% de los votos presentes; no obstante, el presidente, cuyo voto fue adverso, estimó que los votos a favor resultaban inválidos por tratarse de miembros de junta directiva principales, mientras que a su juicio, los votos adversos (40%) si resultaban válidos por tratarse  por tratarse de miembros suplentes. De acuerdo con los estatutos sociales de la compañía el quórum decisorio ordinario es del cincuenta y uno (51%) de los votos presentes  Cabe precisar que todos los accionistas hicieron parte integral de una junta directiva que si bien se encontraba aún inscrita en la Cámara de Comercio, había sido removida por nueva elección efectuada por la asamblea la cual resultó infructuosa”.

Para resolver las inquietudes por usted propuestas es preciso tener en cuenta que la función de atender consultas es de carácter general y abstracta, sobre temas objeto de la competencia de este organismo, lo que no incluye la posibilidad de prestar asesoría respecto de situaciones particulares como resulta ser la planteada.

Sin embargo, en aras a contribuir en dilucidar los temas objeto de inquietud, es  preciso tener en cuenta que conforme al artículo 185 del Código de Comercio, “Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de  la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieren.

Tampoco podrán votar las cuentas y balances de fin de ejercicio ni las de liquidación” (la negrilla no es del texto).

De otra parte, las consideraciones que a continuación se exponen, podrían servir de apoyo en la adopción de las decisiones relacionadas con el normal funcionamiento de la sociedad.

1). Aprobación de balances y cuentas de fin de ejercicio cuando todos los socios son administradores de la sociedad.

 

Al respecto, este despacho mediante oficio 220-43454 del 12 de agosto de 1997. Expresó lo siguiente:

“En esas circunstancias votarán el balance el, o los socios que no ostenten la calidad de administradores. “Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa condición, se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos o objeciones, los que de presentarse habrán de ser atendidas por los restantes administradores a quienes corresponda, pues no hay que perder de vista que en todo caso es función  privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que deban rendir los administradores de acuerdo con el numeral 2º, artículo 187 del Código citado, atribución de la que gozan individualmente todos los socios”.

Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que por dolo o culpa causen los administradores a la  sociedad, a los socios o a los terceros; responsabilidad respecto de la cual la ley de antemano presumió la culpa del administrador, cuando así lo dispuso, si en tal condición propone o ejecuta una decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo dispuesto por el artículo 151 del Código de comercio y demás normas relativas a las utilidades sociales, a la vez que consagró la acción social de responsabilidad prevista en el artículo 25 de la citada ley 222.(artículo 24 de la ley 222 de 1995).

2) Inscripción en el registro mercantil de los miembros de junta directiva

 

En  torno a este aspecto, este Despacho mediante el oficio 220-26984 del 25 de mayo de 2007, al pronunciarse sobre los miembros de la Junta Directiva y la  obligatoriedad de inscribir el nombramiento de este cuerpo colegiado en el registro mercantil y  las implicaciones jurídicas de no hacerlo, señaló lo siguiente: 

“(….)

De otra parte, es pertinente informarle que los integrantes del mencionado cuerpo colegiado no cumplen funciones de representación sino de gestión, razón por la que la calidad es obtenida no a partir del registro (cuyo efecto es la de dar publicidad), sino de la aceptación del cargo.(la negrilla no es del texto).

En relación con la responsabilidad que cabe por el hecho de su no inscripción, dentro de los deberes propios de los administradores está la de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias (artículo 23 numeral (b) de la Ley 222), por lo que al no hacerlo, se someten al régimen de responsabilidades previsto en el artículo 24 idem….”

No obstante lo anterior, y siendo innegable que los miembros de la Junta Directiva son administradores y que el objeto de la inscripción en el Registro Mercantil es el dar publicidad a dichos actos para que puedan ser oponibles a terceros, debe entenderse que si bien la ley no señala un término para el efecto, ésta debe hacerse en el menor tiempo posible, en aras a facilitar el normal desarrollo de la compañía.”

De lo expresado se infieren las siguientes conclusiones:

 

  1. Las mayorías para votar las cuentas de fin de ejercicio deben establecerse descontando aquellos accionistas que están impedidos por ley para votar esta decisión, de tal manera que el 100% debe establecerse con aquellos que no están bajo la prohibición legal establecida por el artículo 185 del Código de Comercio, por haber actuado como directivos durante el período al que correspondan las cuentas y balances sujetos a aprobación, en el entendido que en principio, quienes fueron designados como principales debieron haber actuado .
  1. Que las  personas designadas para conformar la junta directiva, a pesar de no estar  registradas en la Cámara de Comercio, son los integrantes del cuerpo directivo actual y por ende están obligados a cumplir las funciones que por ley les corresponde; la conformación de este cuerpo colegiado y funcionamiento está determinada por los artículos 434 y siguientes del Código de Comercio.

En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, haciéndole saber que los alcances del concepto son los contenidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.