Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual, previa información de que se trata de una sociedad limitada en liquidación, solicita se aclararen las siguientes dudas:

“1). Teniendo la sociedad avalúos hechos en el año 2009 de 5 inmuebles de la cual es propietaria, el Representante legal que fue nombrado Liquidador:

a.- Puede este vender por debajo de esos avalúos, siempre que sea por encima del valor del impuesto predial? como él lo afirma.

b.- Debe ordenar avalúos nuevos (año 2012)?

c.- Hay alguna norma legal que defienda a los socios minoritarios del posible detrimento patrimonial de la sociedad en caso de que el Liquidador cumpla con lo que afirma, y es que el vende al precio que desee?.

2). Al hacer una inspección de los libros de contabilidad y correspondencia así como del libro de Actas de la sociedad por parte de algún socio minoritario y este desea una copia de algún documento, el representante legal se puede negar a entregar dichas copias y solo se le permite a este socio tomar notas sobre estos documentos. Es esto cierto y está regido por alguna decisión especifica de la Superintendencia de Sociedades?, en caso afirmativo cual es?”:

1. Responde la inquietud planteada la Circular Externa 115 -000006 del 23 de diciembre de 2010, expedida por esta Entidad en ejercicio de sus facultades legales, especialmente las contenidas en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, a través de la cual se imparten instrucciones relacionadas con el procedimiento contable para la medición, clasificación, presentación y revelación de sus bienes, derechos y obligaciones y de las operaciones económicas realizadas a las sociedades sujetas a su inspección, vigilancia y control, que se encuentren disueltos y en proceso de liquidación voluntaria, liquidación obligatoria o liquidación judicial.

En esa oportunidad la Entidad, entre otras instrucciones, expresó:

“(….)

4. CONTABILIDAD DE ENTES EN LIQUIDACIÓN A VALOR NETO REALIZABLE

Los activos y pasivos de los entes económicos que se encuentren en liquidación, se deben valuar a su valor neto realizable (se subraya), siguiendo los parámetros previstos en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993, a saber:

“Los activos y pasivos se deben valuar a su valor neto realizable”.

“no es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento o amortización. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos”.

“deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal”.

“se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva situación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas”.

“por regla general, no es admisible el reconocimiento de hechos económicos con base en estimaciones estadísticas”.

“debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico”.

En cuanto al valor neto realizable (o valor neto de realización), dicho concepto se encuentra definido como criterio aceptado de medición en la norma básica contenida en el artículo 10 del Decreto 2649 de 1993 , en los siguientes términos: “Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque” (el subrayo es nuestro).

Al entrar entonces el ente supervisado en estado de liquidación, se constituye un hecho jurídico con efectos económicos y contables, entre ellos, se parte de la premisa de que todos los bienes y derechos se encuentran para su realización (venta, dación en pago, adjudicación, etc.), y que los pasivos a corto o largo plazo se hacen exigibles en los términos previstos en la ley y el reglamento.

5. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL VALOR NETO DE REALIZACIÓN

El valor neto realizable de activos y pasivos, se calculará con base en la información más confiable con que cuente el ente económico, deduciendo del valor de mercado, los costos y gastos estimados para su realización. Para el avalúo de activos se deberá cumplir con lo previsto en normas generales, especiales o particulares, vr. gr. en caso de liquidación judicial, lo establecido en el Decreto 1730 del 15 de mayo de 2009, en la oportunidad procesal correspondiente. El valor neto realizable, será objeto de revisión y ajuste periódico, por los efectos de factores tales como estado de conservación, subastas, rebajas, acuerdos, reconocimientos, etc.

A continuación se describen algunos aspectos que deben tenerse en cuenta a efectos de determinar el valor neto de realización:

5.1 ACTIVO

(….)

5.1.5. Propiedades, planta y equipo: Para ajustar el saldo de los rubros que conforman el grupo de propiedades, planta y equipo, a su valor neto realizable, se procederá a consultar avalúos vigentes y/o realizar los que sean necesarios, sobre cada uno de los bienes que lo integran o si las circunstancias lo exigen, grupos homogéneos, en los términos previstos en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993, así como los costos y gastos estimados en la enajenación.

Se deben reversar las valorizaciones y cancelar las depreciaciones acumuladas y las provisiones de propiedades, planta y equipo.

(….)”

Establecido el procedimiento para la realización de los bienes de la sociedad en liquidación, es pertinente manifestarle que el liquidador, en los términos del artículo 22 de la Ley 222 de 1995 ostenta la calidad de administrador y en esa calidad tiene obligación de “Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias” (Art. 23 Ley Cit.), que en materia de liquidación de la sociedad comercial señala el artículo 225 y ss. del Código de Comercio.

Sumado a las obligaciones y deberes que el cargo de administrador impone, en materia de responsabilidad del liquidador en el ejercicio de sus funciones, la Entidad a través de la Circular Externa No. 05 de 15 de marzo de 2004, expresó:

“(….)

5.         RESPONSABILIDAD DE LOS LIQUIDADORES

Los liquidadores serán responsables ante asociados y terceros de los perjuicios que les cause por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes, tal como lo consagra el artículo 255 del Código de Comercio.

Lo anterior, por cuanto el liquidador asume la totalidad de las funciones administrativas del ente económico y, como administrador que es, debe obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.

El artículo 25 de la Ley 222 de 1995 establece la acción social de responsabilidad contra los administradores, lo cual implica la remoción automática del liquidador. Dicha acción social le corresponde adoptarla al máximo órgano social del ente económico, y será ejercida contra los administradores que hayan ocasionado algún perjuicio a la sociedad.

El liquidador debe tener presente que los bienes inventariados determinan los límites de su responsabilidad respecto de los asociados y de terceros, como lo dispone el artículo 242 del Estatuto Mercantil.

Las acciones de los asociados y terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco (5) años contados a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación”.

Ahora bien, precisada la procedencia de la acción social contra los administradores y la responsabilidad del liquidador, el artículo 28 de la Ley 1429 de 2010 asignó a esta Superintendencia, “en uso de funciones jurisdiccionales, conocerá de las acciones de responsabilidad contra socios y liquidadores según las normas legales vigentes.

Dichas acciones se adelantarán en única instancia a través del procedimiento verbal sumario regulado en el Código de Procedimiento Civil”, acción de responsabilidad que en los términos del artículo 256 del Código de Comercio, prescribe en cinco (5) años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

2. Con relación al ejercicio del derecho de inspección, particularmente con la solicitud de copias, me permito informarle que son innumerables los pronunciamientos proferidos por la Entidad sobre el particular, uno de ellos el Oficio 220- 30201 de 30 de abril de 1999, oportunidad en la que entre otros temas se refirió a la posibilidad de solicitar copias, en los siguientes términos:

 “(….)

"1º. En las sociedades anónimas, en uso del derecho de inspección, tiene un accionista la posibilidad de solicitar la expedición de copias de documentos que no correspondan a secretos industriales o de los distintos a aquellos que, en caso de ser divulgados, puedan ser usados en detrimento de la sociedad?

En primera instancia vale la pena comentar que el derecho de inspección se encuentra consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1.995, el cual faculta a los asociados para examinar directamente o mediante delegado los libros y comprobantes de la sociedad a efecto de que puedan conocer la situación financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes.

Este derecho, desde luego, no tiene carácter absoluto, como quiera que no puede convertirse en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa (por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco extenderse, según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1.995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, pregunta usted si es dable acceder a fotocopias de tales documentos, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia (Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1.995) "La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado...", lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad "....para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan."

Lo anteriormente expuesto brinda ilustración suficiente sobre la oportunidad y el grado de información a que pueden acceder los asociados, que como ya se comentó, no puede desbordar los límites permitidos.

(….)

De un análisis del artículo 379 alusivo al derecho de inspección, realizado por el Tribunal Superior de Medellín según sentencia del 12 de febrero de 1.996, expresó:

"...La primera lectura de la norma permite afirmar que el derecho no es absoluto porque en una hermenéutica sistemática se relaciona, relativiza y limita mutuamente con los derechos y principios que gobiernan la sociedad. La facultad de inspeccionar libre y privadamente se restringe por la vigencia temporal señalada por el artículo con el objetivo de generalizar el funcionamiento de la organización y proteger el interés general. Por fuera de ese término el accionista cuenta con el instrumento judicial de la exhibición, la tutoría del revisor fiscal y la información verbal que pueda recibir de las personas autorizadas acerca de los aspectos no reservados y en oportunidad legal (la asamblea general, por ejemplo)

La norma también determina los documentos sobre los cuales versa la facultad, que no son otros que los libros y papeles sociales que permitan obtener información suficiente, clara y adecuada para participar en las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio. Como lo explica el juzgado en la sentencia impugnada y lo confirma la doctrina citada (nacional y externa) el derecho objeto de estudio debe entenderse como una excepción a la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, pero con la limitación temporal que antes se explicaba y circunscrita a los libros y papeles sociales íntimamente conexos con el balance de fin de ejercicio de la compañía.(...)

La facultad que el art. 379 núm. 4. reconoce al accionista, tiene como ámbito de eficacia los libros y papeles sociales que privadamente le permitan conocer el estado financiero y así poder obtener sus propias conclusiones, las cuales podrá comparar en la asamblea general con la información dada por el balance oficial, bien para compararlo o cuestionarlo. De manera que por fuera de ese derecho queden todos aquellos documentos que contienen información ajena a la indispensable para la información del estado financiero, frente a los cuales opera a plenitud la reserva establecida por el artículo 61 inc. 1º. del C. de Comercio, ratificada para los libros de contabilidad y demás documentos privados por el art. 15 inciso final de la nueva Constitución Política." (Los destacados son nuestros)

Si bien el anterior concepto se refiere a las sociedades anónimas, su argumentación y conclusión le son aplicables al derecho de inspección ejercido en cualquiera de los tipos societarios, aun en aquellas sociedades que adelantan un proceso de liquidación, caso en que los documentos e información objeto de inspección obviamente se referirán al proceso liquidatorio que se adelanta.

En resumen, tal como se expresa en el concepto trascrito, si bien no es obligatoria la expedición de copia de los documentos objeto de examen, tampoco esta prohibido por la ley, luego será decisión del máximo órgano social quien tome la decisión de acceder a tal solicitud.

Cosa diferente es que uno cualquiera de los asociados requiera copia de un acta para adelantar una acción, Vr. Gr. impugnación de decisiones (Art. 138 de la Ley 446 de 1998), caso sobre el cual será obligatorio para sus administradores la entrega de la misma, así lo ha expresado la Entidad a través del Oficio 220- 5552 de 20 de febrero de 2002.

“(….)

Con toda atención se refiere el Despacho a la consulta formulada mediante comunicación radicada con el número 2002-01-007819, mediante la cual solicita un pronunciamiento de la Entidad respecto de la obligación legal para el representante legal de entregar a solicitud de un socio copia de actas del máximo órgano social o de la junta directiva, con la finalidad de que las decisiones que ellas contienen sean impugnadas ante la autoridad competente.

Sea lo primero señalar que el artículo 191 del Código de Comercio establece como un derecho reconocido a los administradores, revisores fiscales y socios ausente o disidentes la impugnación de las decisiones cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos. A su vez, corresponde al representante legal velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias así como dar un trato equitativo a todos los socios (Numeral 2 y 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995).

Si bien en términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la compañía. En este caso en particular, se trata de propiciar el ejercicio de un derecho reconocido en la ley y radicado en cabeza de los socios ausente o disidentes, lo anterior, implica para el administrador una obligación consistente en velar por la defensa de los derechos de los asociados suministrando un documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes.

Es cierto que en caso de renuencia del administrador, tal circunstancia podrá afirmarse ante la autoridad judicial, que decidirá oficiar a la compañía para el envío del acta debidamente autorizada. Sin embargo, si la dilación en la entrega del documento ocasiona perjuicios a la sociedad, a terceros o a asociados, es el administrador quien deberá responder solidaria e ilimitadamente por aquellos, pues no puede excusarse en que no es obligatorio la entrega de documentos cuando el asociado ha advertido que pretende discutir su legalidad en ejercicio de los derechos a él conferidos por la ley. No debe olvidarse además, que eventualmente los perjuicios pueden ser evitados mediante una medida de suspensión provisional de la ejecución de las decisiones.

En consecuencia, en opinión de este despacho siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados”. (Destacados fuera del texto).

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (), donde encontrará el texto completo de la doctrina y de las circulares a las que se ha hecho mención, o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.