Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual solicita colaboración para resolver las inquietudes seguidamente señaladas presentadas en el desarrollo de diferentes asambleas de accionistas, a saber:

“1. ¿Por cuánto tiempo se puede suspender una asamblea de accionistas?

2. ¿Si el acta de la asamblea ordinaria se impugna y en esta se había aprobado repartir utilidades, se debe  esperar a que sea resuelto el acta?

3. ¿Qué pasa si no se convoca a un accionista a la asamblea general?, ¿si la asamblea se realiza es un motivo para impugnarla?

4. ¿A qué se le debe dar prioridad: al orden del día de la Asamblea General de Accionistas o los Estatutos?, si en la citación habla de Elección de la Junta Directiva y asignación de remuneración ¿es obligación escoger nueva Junta Directiva así no se haya cumplido el período para el que fue escogido?, o ¿la Asamblea puede optar por cambiar sólo un miembro de la Junta Directiva ya que está presentó su renuncia?

5. Con cuánta participación en la sociedad se considera que un accionista es minoritario?

6. Cuando la Asamblea designa una comisión validadora del acta y uno de los Accionistas se postula para pertenecer a ella y no asiste a las reuniones que se citan, ni envía sus comentarios al respecto, ¿cómo se puede proceder para dejar el acta de Asamblea en firme?”.

Sobre el particular, es del caso manifestarle que los temas en consulta se encuentran amplia y de tiempo atrás resueltos, por lo que a continuación se hará una breve referencia a los mismos, no sin antes insistir que los mismos han sido examinados de acuerdo con las diferentes consideraciones expuestas.

1. Respecto al tema de la suspensión, el artículo 430 del Código de Comercio, expresa "Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.

Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos”.

Con fundamento en la norma trascrita el Despacho ha analizado su texto desde distintos aspectos, uno de los cuales expresa:

“Sobre el particular, me permito manifestarle que la posición que este organismo ha asumido, y que aún sostiene, en relación con los alcances del citado artículo 430 en cuanto hace al tema de la suspensión de las deliberaciones es la de que la reunión del máximo órgano social de una compañía puede ser suspendida para reanudarse luego tantas veces se disponga dentro de los tres (3) días siguientes al inicio de la reunión suspendida, o lo que es igual, al momento en que los accionistas se declaren en asamblea, siempre que lo decida un número plural de asociados que represente, por lo menos, el cincuenta y uno por ciento(51%) de las cuotas o acciones representadas en la reunión. De encontrarse representado el cien por ciento (100%) del capital, podrá decidirse, por mayoría ordinaria, que la reunión se reanude en un plazo mayor al precitado.

Tal planteamiento ha sido expuesto por esta oficina en diversos pronunciamientos tales como los Oficios 0A-13931 de Julio 11 de 1980…., 220-15757 del 14 de abril de 1998 y 220-012222 del 26 de marzo de 2002, entre otros, de los cuales me permito transcribirle, en primer lugar, apartes del primero de ellos, siendo que posteriormente se complementará la consulta haciendo alusión al contenido del Oficio 220-012222 del 26 de marzo de 2002. El texto del segundo de los oficios citados puede ser consultado en la página Web de esta Entidad:

"....En efecto, se dice que el inciso primero de la norma en cuestión regula dos situaciones perfectamente distintas: una, al permitir que las deliberaciones de la asamblea sean suspendidas para reanudarse luego, cuantas veces así lo determine un número plural de accionistas con el quórum que allí se ha consagrado, y la otra, al advertir que las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días a no ser que se encuentre representado el ciento por ciento de las acciones suscritas. Así entendidas las cosas, en el primer evento el número de suspensiones sería indefinido, al paso que en el segundo se estará simplemente advirtiendo que, en principio, las deliberaciones no deban exceder de tres días, salvo la circunstancia de excepción anotada.

"Pese a que, según se ha dicho, el tiempo sería ilimitado en el primer caso, existen inquietudes en torno a la expresión "luego" que se usó en la norma objeto de estudio, al indicar que las deliberaciones son susceptibles de ser suspendidas "para reanudarse luego". Consultado el Diccionario de la Lengua Española se encuentra que el vocablo por cuyo significado se indaga quiere decir: "Prontamente, sin dilación...A toda prisa, con suma celeridad...Con mucha prontitud, sin la menor dilación...Inmediatamente.  Sin tardanza....En seguida...".

De donde se infiere que el legislador no quiso propiamente que el lapso comprendido entre la suspensión y su reanudación fuera de magnitud considerable.

"Otros, al adentrarse en la hermenéutica del referido inciso, lo entienden como la formación única y global de hechos que revisten especial importancia tanto para el ente societario como para los asociados y los terceros que, en una u otra forma, entran en relaciones de diversa índole con la compañía. Esta parece ser la interpretación más acertada, tal como se observará mas adelante. Por ahora digamos que no se está frente a casos superables e inconexos, sino al contrario, tan íntimamente relacionados, que resultan ser complementarias. De ahí que la proposición inicial contenida en el primer inciso del artículo precitado haya sido enlazada con la segunda frase del mismo inciso mediante la conjunción adversativa "Pero", cuyo oficio en la estructura idiomática consiste en contraponer a un concepto otro diverso o ampliativo.

"Pues bien, antes de entrar en otras consideraciones, es necesario precisar el concepto de asamblea. Para ello, nada más pertinente que buscar en la ley misma la noción que se quiere obtener, ya que nuestro Código Mercantil contiene la definición descriptiva de dicho órgano, en su artículo 419. Allí se enseña que la asamblea se entiende constituida cuando se reúnen los accionistas con el quórum y en las condiciones previstas en los estatutos.

"Cabe advertir que naturalmente, la asamblea se reúne con el propósito de deliberar y adoptar decisiones tendientes al buen logro del objeto que persigue la compañía. Estamos pues, ante un órgano con vocación deliberativa. No obstante, ello no significa que la suspensión de las deliberaciones implique siempre la de la asamblea, porque esta se entiende suspendida, si luego de tomar tal determinación desaparecen los presupuestos necesarios para su constitución conforme con la ley. Sin embargo, debe ponerse de relieve que existe clara unidad jurídica del máximo órgano social aún cuando los asociados, en vista de la conveniencia en términos de mayor estudio de los problemas debatidos, obtención de informaciones, consultas o meditación en general de uno o varios asuntos, decidan hacer una especie de paréntesis para los fines antedichos.

"La afirmación precedente encuentra explicación en el hecho que entre la suspensión de las deliberaciones y su reanudación no media la convocatoria de ley o estatutaria, con lo cual debe quedar perfectamente claro que no se trata de nuevas asambleas, sino de una. En tales oportunidades, los socios simplemente se ponen de acuerdo respecto de la hora y el lugar a efectos de continuar los debates.

"Ciertamente, la asamblea se constituye para deliberar y adoptar decisiones; pero las discusiones no  han de ser permanentes como quiera que, en rigor, no constituyen su esencia y por eso sería absurdo pensar, por ejemplo, que la asamblea durante la cual cesan las deliberaciones para guardar un minuto de silencio en honor de un socio fallecido o para dar lectura a una nota de felicitación, esté suspendida en este lapso.

"Los elementos de juicio hasta aquí expuestos dan pie para que este Despacho interprete el inciso primero del artículo 430 del C. de Co., así:

"El legislador previó la posibilidad de que las deliberaciones de la asamblea sean suspendidas cuantas veces sea posible dentro de un lapso máximo de tres días y así lo decida en cada caso un número necesariamente plural de asociados que represente al menos el 51% de las acciones representadas en la reunión, siempre y cuando los debates se reanuden prontamente y con la advertencia de que los mismos no podrán prolongarse más allá de los tres días antedichos ; si no se encuentra representada la totalidad del capital suscrito.

"El criterio que se acaba de expresar contribuye a la aclaración de las dudas que existen acerca del lapso que debe tenerse en cuenta entre la suspensión y reanudación de las deliberaciones de la asamblea. En efecto, conforme con lo dicho, a este propósito debe estarse estrictamente al significado gramatical del vocablo "luego" que empleó el legislador al redactar la disposición en referencia, como lo enseña el principio general de hermenéutica aplicable en estos casos.

"Nótese de todos modos, que la necesidad de que la reunión de la asamblea se reanude dentro de los tres días señalados por la ley al indicar el término máximo de las deliberaciones en el evento de que éstas sean suspendidas, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas, responde perfectamente a la prontitud o celeridad que requiere el inciso en cuestión para los fines en él previstos, vale decir, para la reanudación de los debates. Desde luego, que si fuere posible suspender las deliberaciones para reanudarlas en cualquier tiempo, una sesión podría iniciarse en enero, seguir en julio y continuar en diciembre por ejemplo, lo cual se prestaría para que se tejieran triquiñuelas en orden a obtener la no asistencia de ciertos grupos o personas en un momento determinado.

(….)

De lo dicho se concluye que conforme con lo previsto en el artículo 430 inciso primero, del C. Co., las deliberaciones de la asamblea pueden ser suspendidas para reanudarse luego cuantas veces sea posible dentro de un lapso no superior a tres días para lo cual es necesario que cada suspensión sea aprobada con el voto del 51% al menos de las acciones representadas, emitido por un número plural de asistentes. Sin embargo, podrá sobrepasarse el término precipitado para los fines de las deliberaciones, si se encuentra representada la totalidad de las acciones suscritas."

(….)

Por último, en lo relacionado con el momento a partir del cual se cuentan los tres (3) días a que alude el artículo 430 en cuestión, transcribo a continuación la parte pertinente, contenida en el Oficio 220-012222 del 26 de marzo de 2002:

“…En este orden de ideas, es indiscutible la facultad discrecional del órgano competente, para tomarse el tiempo que estime conveniente para, entre otros, ilustrarse adecuadamente sobre uno o varios puntos del orden del día, pero al regular la finalización de las deliberaciones, lo que pretendió el legislador fue establecer que la asamblea no se dilate o prolongue por más de tres días, luego debe concluirse que los tres (3) días, término máximo de prolongación de las deliberaciones, se empiezan a contar a partir del momento en que los accionistas se declaran en asamblea…”(Destacado y subrayado fuera de texto)” (Oficio 220- 056936 de 29 de noviembre de 2007).

2. La consultante debe tener presente que la impugnación hace relación a las decisiones o actos que constan en el cuerpo del acta misma, luego si lo que se impugna es la distribución de utilidades, no podrá adelantarse ninguna gestión hasta tanto se adopte una decisión de fondo.

En relación con los efectos de la impugnación, la Entidad mediante Oficio 220-54093 de 26 de agosto de 2003, expresó: “(….)

….. la legislación comercial prevé que los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes puedan impugnar las decisiones de la asamblea de accionistas o de la junta de socios cuando no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos, y concede para ello dos (2) meses contados a partir de la fecha en la cual se hubiere celebrado la reunión en la que se haya adoptado la decisión, o de la fecha de la inscripción de la misma en la Cámara de Comercio, si ella estaba sujeta a registro (artículo 191 del Código de Comercio).

Como quiera que de la lectura de la aludida norma se desprende que lo que se impugna son las decisiones y no la reunión propiamente dicha, la primera conclusión que se deriva de la misma, es que la impugnación afecta la decisión o decisiones que se considere no se ajustan a las prescripciones legales o a los estatutos y por tanto se impugnen, y no a toda la asamblea de accionistas o junta de socios, si en ella se hubieren adoptado válidamente otras decisiones, las cuales, si no se encuentran en discusión, podrán ser ejecutadas, pues conservan plena validez mientras no sea demostrado lo contrario

En consecuencia, lo procedente es esperar la decisión de la autoridad competente, o, en el evento de quererse sanear la decisión que se presume indebidamente adoptada, con anticipación a dicho fallo, es preciso que se convoque de nuevo a la asamblea, previo el cumplimiento del lleno de los requisitos legales, para someter nuevamente a su consideración, en el caso que nos ocupa, los estados financieros cuya aprobación se encuentra en discusión”. (Destacados fuera del texto).

3. Conforme los términos del artículo 190 del C. de Co. “Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces….”.

A su turno en citado artículo 186 dispone que “Las reuniones se realizarán en el lugar del dominio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum”. (Artículo 186 Ib.).

Lo expuesto permite colegir claramente que las decisiones adoptadas en una reunión celebrada en contravención a lo dispuesto en la ley y/o en los estatutos, en cuanto a convocatoria se refiere, por ejemplo, son ineficaces, sanción que opera de pleno derecho por lo que no requiere de declaración judicial. No obstante sus presupuestos podrán ser reconocidos por esta Entidad en los términos artículo 133 de la Ley 446 de 1998.

4. En materia de elección de los miembros de junta directiva, el artículo 436 del Cód Cit. expresa que serán elegidos por la asamblea para períodos determinados, lo que no impide que sean removidos del cargo en cualquier momento o su renuncia aceptada, casos en el cuales debe darse aplicación al artículo 197 del C. Cit. que señala el cuociente electoral como mecanismo para la integración de la misma, pero téngase en cuenta que la misma norma dispone que las personas que la integran “no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales , sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad”(Destacado fuera de texto).

En resumen, la integración de la junta directiva debe hacerse una vez venza el periodo para el cual fue designada, por ejemplo cada dos años, si así se prevé en el contrato de sociedad, lo que no impide que sean removidos en cualquier momento o la renuncia presentada sea aceptada, eventos en que procede la integración de una nueva junta directiva, por el sistema del cuociente electoral pues los cargos vacantes no pueden ser reemplazos en elecciones parcialmente a menos que se provean por unanimidad.

5. Son considerados accionistas  minoritarios quienes tengan una participación inferior respecto de los titulares de una mayor participación frente al capital social, no existe una manera diferente al de la participación dentro del capital para determinar quienes son minoritarios o mayoritarios.

6. Tal como lo contempla el artículo 189 del Código de Comercio lo sucedido en las reuniones del máximo órgano social se hará constar en actas que serán aprobadas por la misma asamblea “o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto….”, lo que se traduce en que la aprobación es una función que corresponde a la asamblea pero que por su propia iniciativa y decisión difiere esa atribución en una comisión quienes deben firmar el acta en señal de aprobación.

Como puede observarse las personas que forman parte de la comisión para aprobar el acta son designadas por la asamblea en la misma sesión, generalmente al finalizar la reunión, luego no se trata de cargos que se integren con anterioridad.

Ahora bien cuando alguno de los miembros que integran la comisión para firmar el acta no la suscribe o se rehúsa a ello, lo que se impone es que el máximo órgano social en su próxima sesión le imparta la aprobación al acta, de manera que las decisiones adoptadas puedan ejecutarse en el menor tiempo posible.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad () o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.