Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula la siguiente consulta:
“Si en una sociedad anónima se convoca para la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas, los socios ejercieron el derecho de inspección en los términos y dentro del plazo establecido de la ley, llegando el día de la reunión de la Asamblea está decidió, válidamente no adelantar el temario de la reunión ordinaria y ordeno al Representante Legal citar para una nueva asamblea con fecha posterior, para agotar el temario que estaba previsto para la reunión de la asamblea ordinaria. Se pregunta?
Si para la nueva reunión de la Asamblea, que se debe permitir el derecho de inspección a los accionistas? Toda vez que esta ya no debe tener el carácter de ordinaria pues no se celebro dentro de la época fijada por los estatutos para llevar a cabo la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas”. (Negrilla fuera del texto original).
Teniendo en cuenta que el asunto por el cual indaga se encuentra resuelto de tiempo atrás, a continuación se transcriben apartes del Oficio 220- 11259 de 30 de abril de 2001, oportunidad en la que se examinó una situación similar a la que aquí se plantea. En esa oportunidad se expuso a la Entidad “Las deliberaciones de la asamblea ordinaria fueron suspendidas, se agotó el plazo de los tres días y no se pudo terminar la reunión, por lo que debe convocarse a una nueva reunión extraordinaria. Frente a esas circunstancias y teniendo en cuenta que se trata de una asamblea en la que debe darse la aprobación del balance y de los estados financieros de fin de ejercicio, la antelación con que debe convocarse a la misma debe ser la prevista en los estatutos y/o en la ley, para las asambleas extraordinarias (5 días, por ejemplo), o por el contrario, debe ampliarse el término de convocatoria, atendiendo el carácter de la información que deben aprobar los accionistas?”.
Frente al anterior planteamiento la Entidad respondió “(….) me permito transcribirle los apartes pertinentes del oficio 100-25627 del 5 de abril de 2000, emanado por esta Superintendencia, el cual si bien se refiere de manera concreta a las reuniones de segunda convocatoria contempladas en el artículo 429 ídem, es plenamente aplicable al asunto por usted consultado, en lo que respecta al término requerido para la antelación:
“En el artículo 424 del Código de Comercio (en adelante C. Co.), se prevé que “para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de antelación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes”. Esta disposición prevé un plazo de antelación aplicable tanto en reuniones ordinarias como en reuniones extraordinarias, cuyo sentido obedece a la necesidad de preservar el ejercicio efectivo del derecho de inspección, consagrado en el artículo 447 del mismo estatuto, y en virtud del cual los documentos, libros y comprobantes que deben ser considerados por la Asamblea para efectos de la aprobación o improbación de balances deben ponerse a disposición de los accionistas durante los quince días hábiles que precedan a la respectiva reunión de la Asamblea”.
“…… Si se parte de la base de que el sentido de la antelación prevista para la convocatoria a las reuniones en las que se consideran balances tiene que ver con el ejercicio del derecho de inspección, debe notarse que si la primera reunión ha sido debidamente convocada, situación ésta que es el presupuesto del artículo 429 C. Co., la finalidad de la regla que establece la antelación en cuestión se ha cumplido a cabalidad, como quiera que los socios ya han tenido la oportunidad de ejercer su derecho de inspección; tanto en el caso de aquellos tipos sociales, como la forma anónima, en los que el ejercicio del derecho de inspección se contrae a dicha época, como en el caso de aquellas otras formas societarias, por ejemplo la limitada, en las que dicho ejercicio puede llevarse a cabo en cualquier tiempo”.
“En los términos de las reglas sobre interpretación de las leyes previstas en el Código Civil, el contexto de la ley sirve para ilustrar el sentido de cada una de sus partes (C. Civil. Artículo 30), de manera que la correspondencia y armonía que existe en esta materia entre el plazo previsto para la convocatoria y el plazo señalado para el ejercicio del derecho de inspección, son suficientes para precisar que la extensión de esta regla se circunscribe al caso de la primera convocatoria. Por tanto, si ya se ha cumplido la finalidad de la antelación prevista en el artículo 424 del C. Co., al haber convocado adecuadamente a la primera reunión, esto es, para lo que aquí interesa, con los quince días hábiles de antelación que exige la ley, no existe razón alguna para duplicar la exigencia, como si en las reuniones ordinarias de segunda convocatoria, no fuera posible aplicar integralmente el artículo 429 del C. Co., y llevar a cabo la reunión antes de los quince días hábiles siguientes de la fecha fijada para la primera reunión..”.
Resumiendo, tenemos que si en la reunión ordinaria debidamente citada en la que debía aprobarse el balance de fin de ejercicio, ya habían contado los asociados con los quince días hábiles que de manera expresa consagra la ley para ejercer el derecho de inspección, para la segunda reunión que será extraordinaria, no es necesario contar con el término anterior, pues es claro que la finalidad ya se cumplió y por lo tanto, basta solo aplicar el término mínimo que fija el artículo 424 del estatuto mercantil, cual es el de cinco (5) días comunes, para que se considere debidamente convocado al máximo órgano social de la compañía, sin perjuicio clara está del cumplimiento de las formalidades previstas en los estatutos sociales para la convocatoria, tratándose de reuniones extraordinarias”. (Los destacados son nuestros).
Cómo puede observar el consultante la argumentación expuesta responde la inquietud planteada en el sentido de que no es necesario el ejercicio del derecho de inspección habida cuenta que del mismo los asociados y/o sus representantes ya hicieron uso o tuvieron la oportunidad de hacerlo dentro del término de la convocatoria a la reunión ordinaria inicialmente convocada, sin embargo además considera este Despacho que no existe razón para duplicar esa exigencia, en la medida en que la información financiera de fin de ejercicio no haya sufrido modificación o alteración alguna, pues de haber sufrido alguna variación lo que se impone es la convocatoria, cuando menos, con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de la nueva reunión, plazo dentro del cual, los accionistas o sus representantes puedan hacer uso del derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad (Artículo 447 del Cód. Cit. concordante con el Art. 48 de la Ley 222 de 1995). Ahora bien, si la sociedad se encuentra en la hipótesis primera mencionada, de tal hecho habrá de dejarse constancia expresa dentro del texto del acta que debe elaborarse de la reunión de la asamblea general llevada a cabo en fecha posterior a la primera convocada (Arts. 189 y 431 del Cód. Cit.).
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
