Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-112515, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con los libros de comercio, las cuales paso a contestar en el mismo orden planteado en su consulta:
- 1. Cuando una empresa no ha inscrito los libros respectivos en la Cámara de Comercio y decide posteriormente hacerlo, ¿puede asentar en dichos libros la información (actas, títulos, y demás registro de accionistas) correspondientes a años anteriores? o a contrario sensu, ¿estas anotaciones operan hacia el futuro, para nuevas actuaciones de la sociedad que se susciten con posterioridad al registro de los mencionados libros en cámara de Comercio?
R/. En primer lugar, procede informarle que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 175 del Decreto 19 de 2012, que modificó el numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio, solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.
Así, actualmente las cámaras de comercio únicamente procederán a registrar los aludidos libros, sin que esta oficina encuentre inconveniente alguno para que, una vez inscritos los mismos en el Registro Mercantil sea asentada la información correspondiente, así se trate de aquella relativa a fechas anteriores a las de la inscripción de los libros ante la referida autoridad registral.
- 2. Cuando se detecta errores en el asiento de la información consignada en libros (orden cronológico, numeración, inconsistencias en actas, etc.) ¿estos errores pueden ser objeto de corrección, con el asiento de un acta posterior que subsane el error cometido?
R/. Al respecto, procede remitirse al Decreto 2649 de 1993 que reglamenta entre otros el libro de actas, particularmente al precepto contenido en el artículo 131 que en lo pertinente da alcance a los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, y a ese efecto establece: "Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto".
Tratándose de corrección de simples errores de transcripción, el artículo 132 ídem, prescribe que éstos “…se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección”
De la lectura de las normas invocadas claramente se infiere que si el error consiste en la omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc., estos yerros podrán subsanarse mediante la anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección; contrario sensu, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios, "…señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo". Si el error se trata de una inconsistencia de fondo en los datos consignados en los libros, su corrección deberá efectuarse a través de un acta adicional que en tal sentido elaboren y suscriban las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la respectiva reunión, siempre que, se repite, en el acta originalmente levantada, conste la aprobación de dicha decisión, en caso contrario, se requerirá que el acta adicional sea puesta a consideración del correspondiente órgano para su aprobación.
- 3. En el evento de libros que fueron registrados de manera oportuna por una sociedad, y los espacios para asiento de la información de la sociedad fue copada con lo actuado sin que se hubiera presentado a registro nuevos libros para consignar la información faltante de la empresa, ¿esta puede ser consignada en los nuevos libros registrados aún tratándose de años anteriores?
R/. Tal como se expuso en la respuesta al primer punto, esta oficina no encuentra inconveniente en el hecho de que en los libros de comercio debidamente inscritos conste información relativa a situaciones acaecidas con anterioridad a la inscripción de los mismos ante el Registro Mercantil.
De otra parte, los temas de la aplicación del decreto antitrámites frente a libros de contabilidad, fue objeto de amplio pronunciamiento por parte de la entidad en Circular 100-0003 de 2012, la que puede consultar en nuestra página web, particularmente en el tema propuesto señaló:
“…
1. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.
Si no cuenta con ningún folio inscrito en el registro mercantil, levantará un acta firmada por el representante legal y el contador de la compañía en la que indicarán tal circunstancia y procederán a continuar llevando la contabilidad por los medios habilitados en el decreto, es decir medios físicos o electrónicos.
Ahora bien, si la decisión del administrador está dirigida a continuar con la contabilidad en libros físicos, podrá imprimir los registros en libros no inscritos. Esta opción, deberá estar acompañada de una nota en la que el administrador indique las razones por las cuales los registros contables de hechos económicos anteriores a la vigencia del Decreto 019 de 2012, constan en libros no inscritos en el registro mercantil.”
- 4. Si una sociedad no ha registrado sus libros de actas de junta directiva y ya la inscripción de dichos libros por disposición legal no es obligatoria en Cámara de Comercio, ¿se pueden actualizar dichos libros y anotar todas las actas que se tienen o se pueden reconstruir?
R/. Como se expuso, las cámaras de comercio ya perdieron competencia para inscribir libros relacionados con las actas de junta directiva, empero, aún persiste la obligación legal para los comerciantes de llevar el libro respectivo para el asentamiento de las actas de reuniones de junta directiva, entre otros, lo cual se colige del hecho de que la norma que así lo exige, esto es, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, específicamente el numeral 5° de dicho artículo, no ha sido objeto de modificación alguna.
El tema fue objeto de la Circular que ya fue citada.
- 5. ¿cuál es la consecuencia jurídica cuando una sociedad no asienta las actas de los diferentes órganos en libros, ya sea que se inscriban o no en cámara de Comercio?
R/. El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.
Por otra parte, respecto de los libros que hoy día ya no son objeto de inscripción ante el Registro Mercantil, sí persiste la obligación de mantenerlos actualizados, tal como se expuso en la respuesta al punto anterior. No llevar los libros, o mantenerlos desactualizados equivale a inobservar el aludido artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, por lo que dicho incumplimiento puede acarrearle a la sociedad y a sus administradores sanciones tal como la contemplada por el Numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, según el cual esta superintendencia cuenta con la facultad de imponer multas, sucesivas o no, a quienes incumplan la ley, los estatutos sociales o las instrucciones por ésta impartidas.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
