Me refiero a su escrito inicialmente remitido a la CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA, organismo que lo envió a esta superintendencia donde fue radicado con el número 2013-01-073863, mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con derecho societario, las cuales paso a resolver a continuación:
 

1. "en asamblea de 2012, se nombre (sic) una nueva Junta directiva, sin embargo esta no se reporto a la cámara de comercio. Esta omisión tiene efectos legales"

R/. Sobre el particular, se permite esta oficina transcribir apartes de su Oficio 220-016259 del 11 de marzo de 2003, según el cual, los miembros de junta directiva válidamente designados al interior de una reunión del máximo órgano social, pueden sesionar válidamente como administradores sociales a partir de la aceptación del cargo, así aún no se encuentre inscrito en el registro mercantil el acta que de cuenta de su designación:

"...Sobre el particular, tenemos que los integrantes del mencionado cuerpo colegiado, en la forma concebida, no cumplen precisamente funciones de representación sino de gestión, razón por la que la calidad es obtenida no a partir del registro (cuyo efecto es la de dar publicidad), sino de la aceptación del cargo, verdad que encuentra sustento al integrar en derecho los artículos 163 y 164 del Código de Comercio.

En efecto, mientras la primera norma no le da a la designación o revocación de tales administradores la calidad de reforma estatutaria, sino como desarrollo o ejecución del contrato social, la segunda dispone que la calidad de miembro de la Junta Directiva no la da el registro sino la aceptación del cargo. Por lo tanto, fácil es concluir que para desarrollar las labores que por ley y estatutos le corresponden, no requiere la persona posesionarse del cargo sino aceptarlo.

Ahora bien, teniendo en cuenta que es innegable que los miembros de la Junta Directiva son administradores y que el objeto de la inscripción en el Registro Mercantil es el dar publicidad a dichos actos para que puedan ser oponibles a terceros, debe entenderse que ésta debe hacerse en el menor tiempo posible, toda vez que la ley no señaló un plazo para el efecto..."

Así las cosas, se tiene que, como se expuso en el oficio trascrito, los miembros de una junta directiva válidamente conformada pueden adelantar sus actividad de administración, aún sin que el acta que de cuenta de su nombramiento haya sido inscrita en el Registro Mercantil, por lo que en el evento expuesto en su consulta, de presentarse tal situación, las decisiones gozan de plena validez; no obstante, para efecto de publicidad ante terceros, dicha acta debe ser inscrita en cámara de comercio en el menor tiempo posible, sin que de la normatividad actual pueda derivarse sanción específica distinta a multa por extemporanidad, por la tardanza en tal tarea.

2. "En asamblea de 2012, no se presentó a la asamblea propuesta en repartición de utilidades; estos se capitalizaron sin consentimiento de los socios esto es legal."

R/. Se tiene que uno de los derechos de los asociados de cualquier tipo societario consagrado en la Legislación Mercantil, consiste en recibir utilidades como producto de su inversión en el capital social de la compañía y que son producidas por el desarrollo de las actividades del objeto social (Artículo 98 del Código de Comercio).

Dichas utilidades se concretan cuando el máximo órgano social, llámese Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, reunido conforme las normas legales pertinentes y de conformidad con lo expuesto en el artículo 422 del ordenamiento mercantil, imparte la aprobación al balance general de la sociedad, balance que debe estar acompañado, entre otros documentos e información (Arts. 445 y 446 del Código de Comercio), del denominado proyecto de distribución de utilidades, correspondiéndole únicamente al órgano rector, decidir la forma como debe llevarse a cabo la repartición (involucra la capitalización), o no repartición, de las utilidades de la compañía.

3. "los estados financieros de 2011, fueron improbados por algunos socios sin tener en cuenta lo reglamentado en estatutos se dieron por aprobados.."

R/. En lo que se refiere a la aprobación de estados financieros, es de señalar que el artículo 422 del Código de Comercio dispone que se sujetará a decisión del máximo órgano social durante sus reuniones ordinarias, decisión, que de ordinario supone una mayoría ordinaria, a menos que los estatutos dispongan una superior.

En el entendido que la inquietud formulada se suscita porque los estatutos sociales prevén un procedimiento especial para la aprobación de estados financieros, le informo que de acuerdo con los principios que rigen la aplicación de la ley comercial, concretamente el artículo 4o del Código de Comercio, debe tenerse en cuenta que las disposiciones de los contratos válidamente celebrados preferirán a las normas legales supletivas, y a las costumbres mercantiles; por tanto, resulta claro que la aprobación de estados financieros omitiendo cumplir el procedimiento señalado en el contrato, es violatoria de un mandamiento legal, en este caso del contrato societario, el que conforme a lo dispuesto por el artículo 1602 del Código Civil, es una ley para las partes.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.