Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-07-002932, mediante el cual consulta si los asesores externos de la compañía pueden participar durante las reuniones del máximo órgano social de la misma adoptando posiciones a favor o en contra de las de los socios y si alguno de dichos asesores podría desempeñarse durante las mismas como presidente o secretario de la reunión o como miembro de la comisión encargada de aprobar el acta resultante de la reunión.

R/. Sobre el particular, me permito manifestarle que sobre el tema objeto de su consulta, esta entidad ya se ha pronunciado  al respecto en el Oficio 220-013711 del 15 de marzo de 2006, el cual resulta perfectamente aplicable al caso consultado. A continuación, le transcribo los apartes pertinentes del mismo:

 “….Me refiero a su comunicación radicada con el número 2006-01-014961, mediante la cual manifiesta que generalmente a las asambleas de accionistas con la autorización de la misma, la representante legal se hace acompañar por el Gerente Financiero y por el asesor legal; a su vez, por la facilidad para la elaboración de las actas, la asamblea por unanimidad nombra como secretario al gerente financiero y a una comisión de tres accionistas  para aprobar la redacción del acta y verificar que se ajuste a lo ocurrido en el desarrollo de la asamblea. Agrega que debidamente autorizados por el mismo organismo, a la asamblea, asisten como invitados con voz pero sin voto, los hijos de los accionistas u otros invitados que por su nivel profesional y experiencia aportan ideas a la asamblea.

Al respecto formula las siguientes preguntas:

1.En algún artículo del Código de comercio se prohíbe la asistencia de invitados a las asambleas generales de accionistas?

2.El secretario de la asamblea general de Accionistas obligatoriamente debe ser un accionista?

3.En las asambleas generales de accionistas únicamente deben estar presentes accionistas?

   Sobre el particular, me permito manifestarle, en relación con el primer y tercer interrogante, que no existe disposición legal alguna que prohíba la asistencia de invitados a las reuniones del máximo órgano social de una compañía y por tanto, le compete al citado órgano avalar o no la presencia en dichas sesiones de personas diferentes a los asociados.

Es claro que de permitirse dicha asistencia, las personas invitadas no deben entorpecer el normal desarrollo de las deliberaciones de la asamblea general de accionistas o junta de socios, y solo serán autorizadas para intervenir, cuando por la especialización del tema, así lo requiera.

Frente al segundo interrogante, debe tenerse en cuenta que el artículo 189 del Estatuto Mercantil, no consagra en modo alguno que el secretario de la reunión del órgano rector debe ser accionista de la compañía, por lo cual bien pueden los asociados, en ejercicio de la autonomía de la voluntad privada, designar como secretario a cualquiera de los asistentes, siempre y cuado lo acepte…”.

Así las cosas, resulta claro que durante las reuniones del máximo órgano social únicamente tienen vocación legal para asistir, deliberar y votar los asociados, pero estos últimos podrán permitir la presencia, e incluso conceder la posibilidad de deliberar, a terceros ajenos a la compañía, decisión que debe ser adoptada como órgano de dirección, esto es por la mayoría que los estatutos contemplen para decisiones ordinarias del máximo órgano social.

En cuanto a la posibilidad de que terceros ajenos a la compañía sean designados como presidente o secretario de la reunión, o como miembros de la comisión que ha de aprobar el acta, ésta se encuentra sujeta a que así lo decidan los asociados por la mayoría contemplada estatutariamente para decisiones ordinarias.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.