Me refiero a su comunicación radicada con el No. 2012-01-083270, mediante la cual formula una serie de interrogantes que dicen relación primero con las consecuencias de orden jurídico que se generarían en el caso de una SAS, por el hecho de que la asamblea general de accionistas no hubiera adoptado las decisiones objeto del orden del día previsto para la reunión ordinaria que fuera convocada en las circunstancias que describe y adicionalmente, con las medidas o gestiones que habría lugar a adelantar para que el mencionado órgano se reúna a fin de pronunciarse sobre el balance de fin de ejercicio, las cuentas, utilidades y demás asuntos propios de tales reuniones.

Sobre el particular es necesario advertir que este Despacho con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. profiere los conceptos de carácter general y abstracto a que haya lugar, con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, mas no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos sobre situaciones particulares y concretas, ni menos sobre la legalidad o ilegalidad de decisiones de los órganos sociales o de actos ocurridos al interior de sociedades cuya identidad y antecedentes no se precisan.

Es así como en ejercicio de sus funciones esta Superintendencia desde la expedición de la Ley 1228 de 2008 se ha dado a la tarea de estudiar e interpretar los alcances de las normas que regulan la creación, funcionamiento y extinción de las SAS como nuevos sujetos destinatarios de la legislación jurídica mercantil, lo que a esta altura le ha permitido emitir un gran cantidad de conceptos que expresan su criterio sobre temas diversos, como los que plantea su solicitud, razón por la cual se le sugiere acceder directamente la P. WEB, en la que encontrará también la “Guía Práctica para celebración de Asambleas de Accionistas” que le resultará útil consultar.

Sin perjuicio de lo anterior es del caso señalar que en el caso de las SAS, les asiste a los asociados total libertad para organizar a su conveniencia la sociedad, atendiendo que el artículo 17 de la referida Ley es claro al advertir que en los estatutos es posible determinar “libremente la estructura orgánica de la sociedad y demás normas que rijan su funcionamiento”, amén de la premisa general que establece el artículo 45 ibídem y según la cual aplican en su orden primero, las normas que la misma ley de SAS consagra; segundo las reglas que los estatutos prevean; tercero, las disposiciones de carácter legales que gobiernan las sociedades del tipo de las anónimas y por último, en cuanto no resulten contradictorias, las disposiciones generales que en materia de sociedades regula el Código de Comercio, premisa de la cual debe concluirse que en principio son viables todas aquellas estipulaciones que resulten acordes con la voluntad de los socios, con la limitación de las normas imperativas consagradas en la ley.

En esa medida se tiene que de conformidad con el artículo 422 del C. Comercio  “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad”

Ahora bien, en materia de convocatoria, el artículo 20 de la Ley 1258 dispone que salvo estipulación en contrario, la convocatoria debe realizarla el representante legal, mediante comunicación escrita dirigida a cada accionista con una antelación mínima de cinco días hábiles, advirtiendo primero, que en el aviso de convocatoria se insertará el orden del día y segundo que cuando se hayan de aprobar balances de fin de ejercicio entre otros, el derecho de inspección de los accionistas podrá ser ejercido durante ese mismo término, siempre que en los estatutos no se convenga uno superior.

Adicionalmente el parágrafo indica que la primera convocatoria para una reunión de la asamblea podrá incluir así mismo la fecha en que se realizara una reunión de segunda convocatoria en caso de que la primera no pueda celebrarse por falta de quórum.

   

De lo expuesto entre otros se desprende que el orden del día no está sujeto a la aprobación por parte de la asamblea, puesto que incluirlo en la convocatoria supone que los temas en él previstos son precisamente el objeto de la reunión y por tanto, que serán esos los puntos sobre los cuales se ocupará el órgano social en la respectiva reunión. Distinto es que la asamblea una vez constituida con el quórum reglamentario quiera modificar el mismo, en cuyo caso sí se requerirá que la decisión sea sometida a su consideración y cuente con el voto favorable de la mayoría para ese fin prevista en los estatutos o la ley

En este orden de ideas si la asamblea en su oportunidad no se ocupó de los temas que habrían de tratarse en la reunión ordinaria, lo procedente será que el representante legal convoque nuevamente a una sesión extraordinaria con ese propósito, atendiendo que la determinación de la asamblea de improbar el balance es una opción tan válida como la de aprobarlo, con la diferencia de que en tal  caso deberán evaluarse las razones que expliquen el porqué de la determinación en tal sentido y por consiguiente, adoptar las medidas o tomar los correctivos a que haya lugar, según que los motivos sean de índole contable, financiero o administrativo.

En los anteriores términos y con los alcances previstos en el citado artículo 25 del C.C.A. su solicitud ha sido atendida esperando que la información proporcionada le sea de utilidad.