Oficio 220-024467

23 de Abril de 2012

Superintendencia de Sociedades

Libro de registro de accionistas – Irregularidades en el registro -Responsabilidades de los administradores.


Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2012-01-041208, por la cual plantea los siguientes interrogantes:

“1.-Cuáles son las normas legales que específicamente regulan los requisitos formales y de fondo que debe reunir el Libro de registro de Accionistas de una sociedad Anónima, para que se considere que está bien llevado.

2.- Que clase de documentos deben formar parte de los Libros de Accionistas de una sociedad anónima, para que sirvan de soporte legal a los registros e inscripciones en ellos consignados, tales como operaciones de venta, compra, acumulación de acciones y pagos de dividendos.

3.-En el caso de que el accionista sea un menor de edad, qué documentos debe exigir la sociedad anónima, como requisito para inscribir las operaciones de venta, compra, acumulación de acciones y pago de dividendos a favor de terceros diferentes del accionista menor de edad.

4.-En el evento de que las acciones sena inscritas en bolsa, qué requisitos documentales deben formar parte del Libro de Accionistas de una sociedad anónima, para que sirvan de soporte legal a los registros e inscripciones en ellos consignados, tales como operaciones de venta, compra, acumulación de acciones y pago de dividendos.

5.-En el evento de que las acciones sean inscritas en bolsa, y el accionista sea menor de edad, qué requisitos documentales deben formar parte del Libro de Accionistas de una sociedad anónima, para que sirvan de soporte legal a los registros e inscripciones en ellos consignados, tales como operaciones de venta, compra, acumulación de acciones y pago de dividendos.

6.-Cuáles son las responsabilidades atribuidas a los Miembros de la Junta Directiva de una sociedad anónima, en su calidad de administradores, por las inconsistencias e irregularidades en el Libro de Registro de accionistas.

7.-Cuáles son las sanciones legales que se derivan de establecer que el Libro de Registro de Accionistas presenta irregularidades por no cumplir con los requisitos legales establecidos para su validez ?.

8.-Cuál es el valor probatorio de los registros e inscripciones de un Libro de Accionistas que presenta irregularidades por no cumplir con los requisitos legales establecidos para su validez ?”.

Sobre el particular, me permito manifestarle en primer lugar, que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, el derecho de petición consistente en absolver consultas, tiene por fin esencial obtener en este caso de la Superintendencia de Sociedades, un concepto, opinión u orientación, sobre un determinado tema, mas no por este medio se pretende dar soluciones a una situación particular y concreta que puede estarse presentando en una sociedad.

En segundo lugar, dado que las inquietudes planteadas en su escrito guardan en términos generales estrecha relación, toda vez que buscan determinar los requisitos y formalidades que debe tener el denominado Libro de Registro de Accionistas, sus inquietudes serán absueltas de manera concreta en tres bloques de la siguiente manera:

RESPUESTA A LAS PREGUNTAS  1  y   2:

Con relación al Libro de Registro de Accionistas, su forma de diligenciarlo, la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas en el Oficio 220-103309 del 6 de septiembre de 2011, en donde se expresa:

“(………..)”

“Cuáles son los requisitos específicos para diligenciar el libro de accionistas de una sociedad?

Al respecto, este Despacho se permite hacer las siguientes precisiones de orden legal:

a.-  De conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 195 del Código de Comercio,  las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él se anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o  limitaciones de dominio, si fueren nominativas.

b.-  Por su parte, el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993, preceptúa que los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

c.-  Del estudio de las normas antes descritas, se desprende que es obligación de las sociedades por acciones de llevar un libro de registro de accionistas, debidamente inscrito en el registro mercantil, en que se debe anotar el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y numero de acciones que cada uno posea, así como los embargos, gravámenes y enajenaciones que se hubieren efectuado.

Dicho libro puede llevarse por medios mecanizados o electrónicos, en todo caso, registrados en la cámara de comercio del domicilio social, en los cuales no solamente se deben consignar la información a que alude el párrafo precedente sino los movimientos diarios relacionados con la negociación de tales acciones”

Tenemos como el artículo 195 citado, en con cordancia con el numeral 7 del   artículo 28 del Código de Comercio, señala de manera clara y precisa que las sociedades por acciones deben necesariamente llevar un libro en el cual se registren los accionistas. Dicho libro debe registrarse en la cámara de comercio del domicilio soci al de la compañía, teniendo en cuenta que el mismo da una certeza sobre las personas que poseen un porcentaje en el capital social del ente jurídico.

Una vez registrado el libro, vemos como el inciso 3 del Decreto 2649 de 1993, consagra que el ente económico debe llevar libros para “Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos” En este orden , es preciso que en el libro de registro de accionistas se asienten las acciones que posee cada accionista y que están en circulación, el titulo o los títulos que se expidieron a cada uno de los asociados, en donde debe constar el número y la fecha en que se llevo a cabo la inscripción. Así mismo, debe dejarse constancia de cada movimiento que tengan las acciones, como puede ser traspaso de acciones, enajenaciones, prendas, embargos, etc.

En cuanto hace a formalidades del libro como tal, la ley no señala nada al respecto y todo queda supeditado a lo que la administración de la sociedad respectiva establezca sobre el particular.

RESPUESTA A LAS PREGUNTAS 3, 4 y 5:

Conforme lo anterior, es pertinente tener en cuenta que en el denominado Libro de Registro de Accionista, como su nombre lo indica, solo se registran los nombres de las personas que conforman el capital social de una compañía, así como los diferentes movimientos que se realizan con las acciones pertenecientes a cada uno de los asociados.

Es claro entonces que cuando un accionista es menor de edad, ello no tiene ingerencia alguna en el registro del mismo en el libro, ni tiene que hacerse anotación al respecto, salvo que la administración de la compañía haga una anotación en donde deje constancia de la calidad del accionista.

Igual situación se presenta cuando una sociedad negocia sus acciones en bolsa, pues se reitera, que en el libro que nos ocupa, solo se registran esencialmente los nombres de los accionistas de la compañía en un momento determinado.

Valga anotar que por el hecho de ser una sociedad por acciones, la manera como se lleva a cabo la negociabilidad de las mismas, conlleva a que la titularidad de las acciones sena cambiante.

RESPUESTA A LAS PREGUNTAS 6 Y 7:

Frente a las responsabilidades que les incumbe a los administradores de una sociedad cuando faltan al cumplimiento de sus deberes señalados en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, entre los cuales encontramos el de “Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”(Numeral 3), debemos estarnos a lo consagrado en el artículo 24 ibídem, que en los apartes pertinentes expresa:

“ARTÍCULO 24 RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES.

El artículo 200 del Código de Comercio quedará así:

ARTÍCULO 200. Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten.

En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.

“(…………..)”

Si el administrador es persona jurídica, la responsabilidad respectiva será de ella y de quien actúe como su representante legal.

Se tendrán por no escritas las cláusulas del contrato social que tiendan a absolver a los administradores de las responsabilidades antedichas o a limitarlas al importe de las cauciones que hayan prestado para ejercer sus cargos”.


RESPUESTA A LA PREGUNTA 8:

En relación con este punto, debemos tener en cuenta lo consagrado en los artículos 403 y 406 del Estatuto Mercantil. En efecto dichas normas disponen:

Artículo 403:

"Las acciones serán libremente negociables..."

Artículo 406:

La enajenación de las acciones nominativas podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes; mas par que produzca efecto respecto de la sociedad y de terceros, será necesaria su inscripción en el libro de registro de acciones mediante orden escrita del enajenante. Esta orden podrá hacerse en forma de endoso hecha sobre el título respectivo..."


Conforme las normas citada, es claro que dado el carácter nominal de las acciones, en el caso que nos ocupa de una sociedad anónima, la sociedad le reconocerá el carácter de accionista únicamente a la persona que aparezca inscrita como tal en el libro de registro de acciones. Esto es, que ningún acto de traspaso producirá efectos respecto de la sociedad y de terceros sino una vez inscritos en el libro de registro de acciones.


Por lo tanto de realizarse una negociación de acciones, y no inscribirse las mismas en el Libro de Registro de Accionistas, no producen efecto frente a la sociedad ni a terceros, por no haberse cumplido con el requisito del registro previsto en el citado artículo 406, considerándose únicamente para todos los efectos legales como dueño de las acciones a la persona que figure inscrito en el libro de registro de acciones, esto es, al enajenante.

Ahora bIen, si el error por la no inscripción de unas acciones en el Libro de Registro de Accionistas no es un error imputable a la sociedad, le compete entonces exclusivamente a un Juez de la República pronunciarse al respecto y ordenar, si ello es pertinente, ordenar o corregir el registro en el libro respectivo.

En cuanto al valor probatorio de los registros e inscripciones de un Libro de Accionistas partiendo de la base que se llevan en legal forma, tenemos como el artículo 68 del Código de Comercio, que se refiere a los libros de comercio en general de manera clara expresa que “Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente…”

Ahora bien el valor probatorio de lo registrado en un libro y de las irregularidades que pueda presentar, su validez o no, es un asunto que debe dirimirse ante la justicia ordinaria.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos consagrados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.