Oficio 220-020516
02 de Abril de 2012
Superintendencia de Sociedades
Derecho de inspección. Reglamentación del desarrollo de las reuniones del máximo órgano social.
Me refiero a sus escritos radicados en esta superintendencia con los números 2012-01-034914 y 2012-01-034915, mediante los cuales, luego de exponer que los administradores de una sociedad han dispuesto que una persona ajena a la misma vigile e informe sobre las inconsistencias que puedan presentarse durante el ejercicio del derecho de inspección de los accionistas, consulta a) si es legalmente posible encargar a un tercero ajeno a la compañía dicha gestión, b) si los documentos objeto del derecho de inspección pueden exhibirse en un lugar diferente al domicilio social de la empresa, c) si resulta legalmente viable que se apruebe un reglamento para la celebración de las reuniones de asamblea de accionistas y, de ser éste posible, desde cuándo tendría vigencia, desde su aprobación por parte del máximo órgano social, o desde la inscripción en el registro mercantil de la correspondiente reforma estatutaria.
R/. En primer lugar, valga mencionar que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 19, 56, 57 y otros del Decreto 2649 de 1993, radica en cabeza de los administradores la responsabilidad de llevar la contabilidad de los negocios del ente económico, según las reglas que establece el mismo ordenamiento, así como el deber de guarda y custodia de los libros y documentos del mismo, al paso que prevé los mecanismos de conservación y reconstrucción de los libros para los casos en que sea necesario (Artículos 134 y 135 ídem).
Según lo anterior, nada se opone a que en cumplimiento de su deber de custodia de los libros y documentos sociales, los administradores prevean mecanismos de protección de los mismos durante el ejercicio del derecho de inspección de los asociados, como bien puede ser la designación de una persona con tal fin.
De otra parte, dispone el artículo 48 de la Ley 222 de 1995: “Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad…” (Subrayado y destacado fuera de texto). Dicho precepto normativo se encuentra en consonancia con el artículo 127 del aludido decreto 2649, según el cual “Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico”, así como con el artículo 66 del Código de Comercio.
Por lo expuesto, se tiene que, pese a la tendencia actual de permitir que los libros de comercio se lleven en forma electrónica (Ley 527 de 1999, Decreto 19 de 2012), la consulta de los mismos por parte de los asociados durante el ejercicio de su derecho de inspección corresponde efectuarse en las instalaciones de la sede principal de la compañía, sitio que resulta general y plenamente ubicable por parte de los asociados, de tal suerte que puedan éstos ejercer tal derecho sin traba alguna en cuanto a ubicación de la documentación social.
Teniendo en cuenta que las citadas disposiciones constituyen normas de orden público, es decir, de obligatorio cumplimiento, que no permiten excepción, no resulta viable que los administradores societarios dispongan la exhibición de la documentación social en sitio diferente a las instalaciones de la sede social principal de su administrada.
Por último, nada se opone a que los asociados, en desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, puedan incluir dentro de las cláusulas estatutarias que regirán las reuniones del máximo órgano social, algunas mediante las cuales se reglamente el desarrollo de las mismas en procura de que en éstas impere el orden, caso en el cual serán ley para las partes contratantes, por tanto de obligatoria observancia por los asociados (Art. 1602 C. C.); no obstante, dichas cláusulas en ningún caso podrán impedir el ejercicio de los derechos que la ley y los mismos estatutos disponen a favor de los asociados, tales como el de deliberar, votar (si es del caso), hacerse representar, etc..
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance al que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
