Oficio 220-012365

23 de Febrero de 2012

Superintendencia de Sociedades

Los libros de contabilidad y de junta directiva no requieren registro ante la Cámara de Comercio (Decreto Ley 0019 de 2012).


Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2012-01-0111393, por la cual plantea la siguiente consulta:

“La Cámara de Comercio de Bogotá nos ha informado telefónicamente que no es necesario registrar libros oficiales al entrar en vigencia las disposiciones antitrámites. Si esto es así, cómo se garantiza la idoneidad de los libros oficiales?


Entendemos que el CTCP está en proceso de pronunciarse sobre los libros oficiales, sin embargo creemos que esto no sucederá antes de cierto número de meses por lo que la inquietud es: Mientras estro último sucede qué hacer?.


Sobre el particular, es preciso manifestarle que el Decreto-Ley 0019 del 10 de enero de 2012, por la cual se suprimieron, se regularon procedimientos y trámites existentes, en lo atinente con los libros que lleva una sociedad, consagró de  manera clara y concreta que no se requiere el registro de los libros de contabilidad ni de junta directiva y no se refirió al no registro de la  totalidad de los libros oficiales, como lo indica en su escrito.

En efecto, la norma legal suprimió el registro de los mencionados libros en la Cámara de Comercio y a la vez autorizó que los mismos pueden ser llevados en archivos electrónicos. Tenemos como el artículo 175 ibidem, modificó el numeral 7 del artículo 28 del Estatuto Mercantil, al disponer:

“Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

“……..

7) Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios”.

Conforme lo anterior, es claro que al no mencionar el numeral referido a los l ibros de contabilidad ni de junta directiva, se entiende que desde la fecha de expedición del Decreto Ley 019 citado, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin condición alguna.

En este orden, le corresponde a la administración de la sociedad realizar las diligencias necesarias en orden a garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de dichos libros.

Respecto de los libros de contabilidad, además de lo anterior, es necesario que se lleven de acuer do a los principios y normas generalmente aceptados y que se tomen las decisiones y medidas dirigidas a asegurar el cumplimiento de los requisitos de la información financiera.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.