Oficio 220-012094

22 de Febrero de 2012

Superintendencia de Sociedades

Alcance de un poder otorgado para la representación de un asociado durante una reunión del máximo órgano social desconvocada.


Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-017503, mediante el cual consulta, respecto de un poder simple otorgado por escrito para la representación de un asociado en una reunión del máximo órgano social de una compañía en el cual se indica expresamente la fecha de la reunión para la cual se otorga, si una vez modificada la fecha inicial de reunión se conserva la validez de este mismo poder.

R/. Para dar respuesta a su consulta resulta preciso, en primer lugar, referirse al tema de la modificación de los términos de una convocatoria a reunión del máximo órgano social, entre los cuales se encuentra la fecha, el lugar para su desarrollo, el temario, etc.

Sobre el particular, se tiene que la convocatoria se asimila a la propuesta de un negocio u oferta, que a las luces de lo dispuesto por el artículo 846 del Código de Comercio, se trata de la proposición para la celebración de un negocio jurídico que, una vez conocido por los destinatarios torna en irrevocable. Así las cosas, una vez conocida por los asociados la convocatoria a reunión del máximo órgano social, surge la obligación para quien convoca de adelantarla en los términos, fechas y condiciones establecidos en el documento que convoca.

No obstante, la citación a reunión del máximo órgano social puede ser objeto de desconvocatoria, tal como esta oficina ha denominado al evento en el cual varían los términos de una propuesta de reunión, así es como lo expone en el Oficio 220-35956 del 23 de diciembre de 1992, publicado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos año 2000, página 579, donde expresó de manera clara lo siguiente:

“Una vez convocado el máximo órgano social con plena observancia de las formalidades legales y estatutarias del caso, no es viable un aplazamiento de la reunión citada, pues ello implicaría lo que la doctrina ha denominado una desconvocatoria, figura ésta que si bien carece de consagración legal, es inaplicable si se tiene en cuenta que la convocatoria equivale a un acto jurídico generador de efectos vinculantes frente a los destinatarios de la misma, como son los asociados quienes en virtud de ellos adquieren la vocación a constituirse, en la fecha, hora y lugar predeterminados en la asamblea de accionistas para ejercer en la misma el derecho a deliberar y votar.


Por consiguiente, sólo en el evento de que existiera manifestación expresa de todos y cada uno de los socios que representen el 100% en las acciones en circulación sería factible tal aplazamiento. ” (Resaltamos)

Es claro entonces que frente a la desconvocatoria de la reunión del máximo órgano social, llámese asamblea general de accionistas o junta de socios,  bien sean sesiones ordinarias, extraordinarias y/o de segunda convocatoria, debemos resaltar que dicho proceder no es viable, a no ser que así lo determine de manera expresa el cien (100%) por ciento de las cuotas o acciones que integran el capital de la compañía correspondiente, es decir que todos los asociados consientan expresamente en ello.


Así las cosas, si se presenta uno o más socios a la reunión que indebidamente fue  “desconvocada”, procede la reunión de segunda convocatoria; si el representante legal citó a ésta reunión y las decisiones en la reunión de segunda convocatoria fueron tomadas conforme las normas legales y estatutarias vigentes para la respectiva sociedad, ellas no estarían viciadas, serian  plenamente válidas y por ende, tendrán plenos efectos legales y abarcarían por igual a todos los asociados, incluyendo a los ausentes y disidentes.


De otra parte, si el representante legal no convocó a reunión de segunda convocatoria, sino que procedió a convocar a una nueva reunión con los requisitos de ley, entonces las decisiones allí adoptadas gozarían de validez si se observaron los requisitos de convocatoria, quórum y mayoría.”


Así las cosas, resultando clara la irrevocabilidad de una convocatoria legalmente efectuada y conocida por sus destinatarios, conviene en el caso planteado en su consulta verificar la improcedencia de efectuar una nueva propuesta de reunión cuando para tal efecto no se cuenta con la aquiescencia de la totalidad de asociados de renunciar a los términos de la anterior citación, la cual, de presentarse, validaría la nueva convocatoria referida a una reunión diferente a la desconvocada.

Una vez planteado lo anterior, se refiere  esta oficina al tema del poder para representar a los asociados durante una reunión del máximo órgano social para lo cual estima necesario traer a colación el artículo 184 del Código de comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1.995, el cual prevé que "Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos..."

De la lectura de la norma en mención se puede observar que la ley ofrece a los asociados que no puedan o no quieran asistir personalmente a una reunión del máximo órgano social, la oportunidad de hacerse representar mediante apoderado o mandatario para que a través de tal mecanismo (mandato), ejerzan los derechos que cada cuota social o acción les confiere como propietarios, lo cual es igualmente válido en todas las formas societarias.

Conforme lo plantea el mencionado artículo 184, para la validez del poder basta que éste sea otorgado por escrito en el cual se indique el nombre del apoderado, la posibilidad o no de sustituirlo, así como la fecha o época de la reunión o reuniones para las que es otorgado, si es que en los estatutos de la compañía no se exigen requisitos adicionales.

En el evento que un poder sea otorgado para la representación de un asociado durante una fecha específica y tal reunión es desconvocada en debida forma, mediando una posterior convocatoria para otra reunión, considera esta oficina que el poder conferido para la primera de estas reuniones no tiene el alcance de cobijar la representación del asociado en la segunda ya que, como se explicó anteriormente, por unanimidad los asociados renunciaron voluntariamente a reunirse en la primera oportunidad, lo cual desestima el alcance de los poderes otorgados para dicha ocasión.

Adicionalmente, se estima que un asociado otorga poder a un tercero para su representación durante una reunión del máximo órgano social con ocasión de algún impedimento que le asiste para asistir personalmente el día programado para la misma, o por falta de voluntad de asistir en esa oportunidad, situaciones que bien pueden modificarse en tratándose de una fecha diferente en la cual éstas bien puedan obviarse.

No sucede igual con los poderes otorgados para reuniones de segunda convocatoria o las que continúan reuniones suspendidas, pues, en ambos casos, a pesar de que las reuniones posteriores suceden en fechas ulteriores a la de la reunión para la cual fue conferido el poder, se trata de la misma reunión convocada para la cual fue otorgado el aludido mandato de representación.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Cordialmente,