Oficio 115 – 139611
24 de Noviembre de 2010
Superintendencia de Sociedades
Presentación de información financiera a la superintendencia de sociedades cuando se tiene cierre contable inferior a un año. 

Se recibió su escrito radicado en la Intendencia Regional de Medellín el 13 de octubre pasado con el número 2010-01-257866, mediante el cual manifiesta sobre el tema de la referencia lo siguiente:

A. La Sociedad PROCOFORMAS S. A. con NIT.800.066.247-8, hasta el año 2009 tenía un cierre contable que era con corte al 31 de Diciembre, por lo tanto ha presentado ante la Superintendencia el “Formulario Empresarial (01)” teniendo en cuenta la información financiera entre Enero 01 y Diciembre 31.

En el año 2010 se reforman los estatutos de la compañía y se adoptan 2 (dos) cierres contables: El  primero se realizará con corte a Septiembre 30 y el segundo con corte a Diciembre 31.

Bajo el parámetro anterior ¿Cómo se presentaría la información financiera del año 2010?, dado que en la circular externa 100-005 del 11/11/2009 numeral 6.1 expresa que “Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente”.

Según nuestro análisis se deben presentar 2 Formularios Empresariales: el primero que comprenda de Enero 01 a Septiembre 30 y un segundo de Enero 01 a Diciembre 31. Favor expresar el criterio que maneja Supersociedades sobre este tema.

B. Con corte a Septiembre 30 de 2010 se van ha presentar los Estados Financieros a la Asamblea General de Accionistas, ¿Con cual periodo se deben comparar, Septiembre 30 de 2009 o Diciembre 31 de 2009?

Con corte a Diciembre 31 de 2010 se van ha presentar los Estados Financieros a la Asamblea, ¿Qué rango  de información se presenta? Enero 01 a Diciembre 31 o Octubre 01 a Diciembre 31 y comparativo con cual periodo?

Con corte a Diciembre 31 de 2010 se van ha presentar los Estados Financieros a demás usuarios como entidades financieras, proveedores entre otros, ¿Qué rango de información se presenta Enero 01 a Diciembre 31 o Octubre 01 a Diciembre 31 y comparativo con cual periodo?

Se les solicita muy comedidamente dar claridad sobre el tema para no causar conflictos en la información.

Antes de atender sus inquietudes, es necesario precisarle que con respecto a la presentación de la información financiera y de las prácticas empresariales por el año 2010, esta Superintendencia expidió la Circular Externa No. 100-000004 del 04 de Noviembre pasado.

Ahora bien, en relación con la primera inquietud del literal A, el punto 4º. de la citada circular referente a los plazos para el envío de información financiera, señala que las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente. Como se puede observar, la apreciación realizada por ustedes en este aspecto se ciñe a lo exigido por la circular en lo que corresponde a la presentación de dos reportes de información financiera en el formulario empresarial; uno con corte a 30 de septiembre y otro con corte a 31 de diciembre.

Lo que si NO es acertado, es lo manifestado en lo que atañe al período del segundo reporte indicado por usted, que abarcaría entre el 1º. de enero y el 31 de diciembre, toda vez que producto de la decisión del máximo órgano social de reformar los estatutos sociales considerando dos cortes en el transcurso de un año, atendiendo las normas legales contenidas en el Código de Comercio que en sus artículos 445 y 450, en concordancia con lo señalado por el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, que al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios y, que al final de cada ejercicio se producirá el estado de resultados. Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio, esto quiere decir que el primer reporte comprenderá el periodo comprendido entre el 1º. de enero y el 30 de Septiembre; en tanto que el segundo abarcará el periodo comprendido entre el 1º. de octubre y el 31 de diciembre.

Ahora bien, en lo que respecta a las inquietudes del literal B, referente a la comparabilidad de los estados financieros con corte a 30 de septiembre y 31 de diciembre, es preciso señalar que en atención a lo contemplado por el artículo 32 del Decreto 2649 de 1993, estatuto contentivo de las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a más de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones.

Sin embargo, no será obligatoria la comparación cuando no sea pertinente, circunstancia que se debe explicar detalladamente en notas a los estados financieros.

Por lo anterior, para el caso que nos ocupa, en el entendido que la administración de la sociedad elevó a escritura pública la modificación, que implica los dos cortes en el año y que por constituir una reforma estatutaria la misma fue inscrita en la cámara de comercio del domicilio social, con la respectiva antelación para que produzca efecto ante terceros, al preparar y presentar los estados financieros, para el primer periodo, esto es, a 30 de septiembre de 2010, la comparación deberá hacerse con los del 31 de diciembre de 2009, que corresponden a los de corte del ejercicio inmediatamente anterior, para lo cual, atendiendo las norma técnica relacionas con las revelaciones sobre los rubros del estado de resultados, contenidas en el artículo 117 del decreto 2649 citado, es importante mencionar de manera detallada la incidencia que se genera en los estados financieros comparativos, el no presentar un periodo de tiempo similar entre un ejercicio y el otro.

De igual manera, para el segundo periodo, esto es, con corte a 31 diciembre de 2010, serán comparativos con los del período inmediatamente anterior, es decir a septiembre 30 de 2010, atendiendo, así mismo, lo señalado en el párrafo precedente en lo que respecta a las revelaciones.

Por último, es importante tener presente que los estados financieros de propósito general, que son los preparados al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos. Se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta. Por consiguiente los preparados por la sociedad para su aprobación por parte del máximo órgano social, no pueden ni deben presentar diferencia con los que serán depositados en la cámara de comercio y/o publicados por cualquier medio, para ser conocidos por los demás usuarios como entidades financieras y proveedores entre otros, tal y como lo advierte usted en su escrito.