Se recibió su E-Mail radicado en esta Entidad con el número 2012-01-154045 del 04 de junio del año en curso, mediante el cual consulta:

“Cuando se constituye en una sociedad limitada una reserva para desarrollo del nuevo esquema de gestión comercial, los gastos derivados de esta actividad se pueden cargar directamente a la reserva, debitando estos valores de la cuenta de reservas?

En el caso de que esta sociedad limitada las pérdidas del periodo de enero a abril, superen el 50% de los aportes sociales, se encuentra en causal de disolución, si es así cuando se puede utilizar la reserva legal para cubrir estas pérdidas y así enervar esta situación de liquidación de la sociedad?

Previo a la atención de su escrito es necesario precisarle que la función de esta Superintendencia en lo que corresponde a la atención de consultas se circunscribe a la interpretación de las normas de manera general, en este orden de ideas, los conceptos proferidos lo son de manera general y en abstracto, orientados a dar claridad acerca de la interpretación y aplicación de las normas vigentes sobre la materia, razón por la cual en el presente escrito trataremos el tema por usted planteado ciñéndonos al citado precepto.

Señalado lo anterior, es de considerar que las reservas son recursos retenidos, tomados de las utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales y deben permanecer como parte del patrimonio, toda vez que las mismas tienen un contenido de previsión para asegurar la estabilidad de la sociedad en un periodo determinado, por una situación especial o para prever sucesos que por su acaecimiento puedan afectar seriamente la estructura y solidez de la persona jurídica y una vez que esta reserva  cumpla la función para la que fue creada, el máximo órgano social puede darle una destinación diferente u ordenar distribuirla entre los asociados a titulo de dividendos o participaciones.

A su vez el decreto 2650 de 1993, describe las reservas como los valores que por mandato expreso del máximo órgano social, se han apropiado de las utilidades liquidas de ejercicios anteriores obtenidas por el ente económico, con el objeto de cumplir disposiciones legales, estatutarias u ocasionales y con  fines específicos.

En relación con los gastos, los Principios de Contabilidad generalmente aceptados en Colombia reglamentados por el Decreto 2649 de 1993, los define como:” los flujos o salidas de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un periodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.”

Con base en lo anterior y considerando el origen y finalidad de una reserva y la naturaleza de un gastos no es procedente afectar directamente la reserva con las erogaciones o gastos derivados de la actividad relacionada que origino la creación de dicha reserva.

Para el segundo caso, cuando la sociedad haya perdido su patrimonio por debajo del 50% del capital, (artículo 370 del Código de Comercio), el Estatuto Mercantil en su articulo 456 da la posibilidad de enervar esta situación con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para este propósito y en su defecto , con la reserva legal, una vez el máximo órgano social haya considerado los estados financieros de fin de ejercicio, hecho que debe ser registrado en libros de contabilidad en el periodo siguiente, en el mes en que se tome la determinación por parte del citado órgano social.