Me refiero a su escrito allegado vía correo electrónico el 18 de abril de 2012 radicado con el número 2012-01-102339, mediante el cual previas algunas consideraciones a la supresión del trámite de registro de los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio (artículos 173 a 175 del Decreto-Ley 019 de 2012),   expone que en la empresa VTU DE COLOMBIA S.A. quieren seguir imprimiendo los libros oficiales, pero surgen los siguientes interrogantes.

– Deben registrarse los libros en otra entidad que no sea la Cámara de Comercio?

– Pueden seguirse utilizando las hojas en blanco con la numeración que traían?

Conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Con motivo de la expedición del citado decreto ley, esta Entidad a través de la Circular Externa 100-000001 del 6 de marzo de 2012, efectuó una serie de aclaraciones donde se tratan aspectos relacionados con el tema objeto de consulta.

En tal sentido y frente al primer interrogante, precisó que: “Al suprimir la exigencia para los libros de contabilidad, se entiende que desde la fecha de expedición del mencionado decreto, los comerciantes no están obligados a inscribir dichos libros en el registro mercantil, sin que para tal efecto se requiera reglamentación alguna como se explicó anteriormente”.

Es claro entonces que los libros de contabilidad no requieren del registro en ninguna entidad, dado que el objetivo de la ley fue la supresión o reforma de los trámites, así como la racionalización y simplificación de trámites administrativos con el fin de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas, medida en la cual y como ya se indicó, la eliminación de la referida formalidad no requiere de disposición adicional vía reglamentación.

En cuanto al segundo planteamiento, la circular externa en mención también se ocupó de este y otros asuntos similares, y dejó en cabeza de la administración del ente económico la decisión de seguir imprimiendo los registros contables en hojas con una numeración consecutiva, o en su defecto, llevar la contabilidad en archivo electrónico, determinación de la cual debe dejarse constancia que garantice la continuidad de la medida adoptada.

Comporta igualmente para los administradores sociales dentro de su deber de diligencia, la toma de medidas necesarias que permitan garantizar la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información. 

Finalmente, y como se mencionó al inicio de este escrito, en la Circular Externa 100-000001 de 2012, se plasmaron diversos aspectos que surgen de la supresión del tramite de inscripción de los libros de comercio en el registro mercantil, la cual podrá se consultada a través del ingreso a la página www.supersociedades.gov.co  en el link de normatividad.